Krankmeldung im Betrieb: Anzeigepflicht, eAU, Entgeltfortzahlung und Vertretung im Dienstplan

Zwei Pflichten, die oft verwechselt werden: Anzeige und Nachweis

Kaum ein Thema sorgt im Betrieb für so viele Missverständnisse wie die Krankmeldung — und die meisten davon entstehen, weil zwei völlig unterschiedliche Pflichten in einen Topf geworfen werden.

Die Anzeigepflicht (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG) verlangt, dass der Beschäftigte dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilt — praktisch also am ersten Krankheitstag, möglichst vor Beginn der Schicht. Diese Meldung ist formfrei: Anruf, E-Mail oder Nachricht genügen, sofern der Arbeitgeber sie rechtzeitig erhält. Sie besteht unabhängig davon, ob im Einzelfall überhaupt ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht. Gerade im Schichtbetrieb ist die rechtzeitige Meldung entscheidend, weil der Planer nur so eine Vertretung organisieren kann.

Die Nachweispflicht (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG) betrifft dagegen den Beleg durch eine ärztliche Bescheinigung. Sie greift erst, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert — das Attest ist dann ab dem 4. Kalendertag fällig. Wichtig: Es zählen Kalendertage, nicht Arbeitstage; auch Wochenenden und Feiertage zählen mit. Der Arbeitgeber kann die Vorlage aber ohne jede Begründung schon ab dem ersten Tag verlangen — entweder generell (im Arbeitsvertrag oder per Betriebsvereinbarung) oder im konkreten Einzelfall.

Die eAU: Wie der elektronische Abruf funktioniert

Seit dem 1. Januar 2023 gilt für gesetzlich Versicherte die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Der frühere „gelbe Schein" für den Arbeitgeber ist damit entfallen. Der Ablauf sieht heute so aus:

• Der Mitarbeiter meldet sich krank (Anzeigepflicht — die bleibt bestehen).
• Die Arztpraxis stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und übermittelt sie elektronisch an die Krankenkasse des Patienten.
• Der Arbeitgeber ruft die Daten selbst bei der Krankenkasse ab — er wird nicht automatisch benachrichtigt und muss deshalb wissen, dass jemand krank ist (auch hier zählt also die Krankmeldung des Mitarbeiters).

Der Beschäftigte erhält für seine Unterlagen weiterhin einen Ausdruck vom Arzt, muss dem Arbeitgeber aber keinen Papierschein mehr vorlegen. Auf der abgerufenen Bescheinigung steht — wie beim alten gelben Schein — keine Diagnose, sondern nur Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie die Angabe, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt.

Das eAU-Verfahren deckt allerdings nicht alle Fälle ab. In diesen Konstellationen wird weiterhin auf Papier nachgewiesen, und der Mitarbeiter muss die Bescheinigung selbst einreichen:

• Privat Versicherte — sie nehmen (noch) nicht am elektronischen Verfahren teil.
• Feststellung durch einen Privatarzt bzw. einen Arzt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt.
• Minijobs in Privathaushalten.
• Im Ausland ausgestellte Bescheinigungen — sie müssen wie bisher manuell vorgelegt werden.

Telefonische Krankschreibung: Was aktuell gilt

Seit Dezember 2023 ist die telefonische Krankschreibung dauerhaft möglich — allerdings nur unter engen Voraussetzungen. Der Patient muss der Praxis bereits bekannt sein, und es darf sich nur um eine leichtere Erkrankung ohne schwere Symptome handeln (etwa Erkältung oder Magen-Darm-Infekt). Ausgestellt werden kann sie für bis zu fünf Kalendertage; über eine Videosprechstunde sind bis zu sieben Tage möglich.

Bei starken Beschwerden — etwa hohem Fieber, Atemnot oder unklaren neurologischen Ausfällen — ist die telefonische Krankschreibung ausgeschlossen; hier muss der Patient die Praxis aufsuchen. Für den Arbeitgeber ändert sich am Verfahren nichts: Auch eine telefonisch festgestellte Arbeitsunfähigkeit läuft für gesetzlich Versicherte über die eAU.

Entgeltfortzahlung: sechs Wochen — und was danach kommt

Nach § 3 EFZG zahlt der Arbeitgeber das volle Arbeitsentgelt bis zu sechs Wochen (42 Kalendertage) je Krankheitsfall weiter. Grundlage ist das Lohnausfallprinzip: Der Beschäftigte soll so gestellt werden, als hätte er gearbeitet — er erhält also das, was er ohne die Erkrankung verdient hätte, inklusive fest eingeplanter Schichten. Voraussetzung für den Anspruch ist eine Wartezeit: Das Arbeitsverhältnis muss mindestens vier Wochen ununterbrochen bestanden haben (§ 3 Abs. 3 EFZG).

Sind die sechs Wochen ausgeschöpft, endet die Zahlungspflicht des Arbeitgebers. Bei gesetzlich Versicherten übernimmt dann die Krankenkasse mit dem Krankengeld — rund 70 % des Bruttolohns, höchstens jedoch 90 % des Nettolohns, und begrenzt auf einen Höchstbetrag. Gezahlt wird für längstens 78 Wochen wegen derselben Krankheit innerhalb von drei Jahren.

Ein häufiger Streitpunkt ist die Fortsetzungserkrankung: Erkrankt der Beschäftigte wegen derselben Ursache erneut, wird der Sechs-Wochen-Zeitraum grundsätzlich nicht neu gestartet — die früheren Krankheitszeiten werden angerechnet. Ein neuer voller Anspruch entsteht erst, wenn seit dem Ende der letzten Arbeitsunfähigkeit sechs Monate vergangen sind oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate. Bei einer anderen, neuen Erkrankung beginnen die sechs Wochen dagegen von vorn.

Sonderfälle: Krankheit im Urlaub, am Feiertag und krankes Kind

Erkrankung während des Urlaubs: Wird der Beschäftigte im bereits gewährten Urlaub krank, werden die durch ärztliches Attest nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf den Jahresurlaub angerechnet (§ 9 BUrlG) — die Urlaubstage werden also gutgeschrieben. Anders als sonst gilt hier: Ein Attest ist von Anfang an erforderlich, die Drei-Tage-Regel greift nicht. Ohne Nachweis bleibt der Urlaub verbraucht. Wie sich der Urlaubsanspruch grundsätzlich berechnet, zeigt der Ratgeber Urlaubsanspruch berechnen.

Krankheit an einem Feiertag: Fällt die krankheitsbedingte Ausfallzeit mit einem gesetzlichen Feiertag zusammen, behält der Beschäftigte seinen Anspruch — die Vergütung richtet sich dann nach dem Feiertagsentgelt (§ 2 EFZG), nicht nach der Entgeltfortzahlung. Praktisch bedeutet das keinen Nachteil; es ist nur eine andere Anspruchsgrundlage.

Krankes Kind: Ist nicht der Beschäftigte selbst, sondern sein Kind krank, greift nicht das EFZG, sondern das Kinderkrankengeld der gesetzlichen Krankenversicherung (§ 45 SGB V). Seit 2024 stehen jedem Elternteil dauerhaft 15 Arbeitstage je Kind und Jahr zu (Alleinerziehende 30 Tage), gedeckelt auf 35 bzw. 70 Tage. Für die Betreuung eines kranken Kindes ist — parallel zur Krankschreibung Erwachsener — ebenfalls eine telefonische Feststellung bis zu fünf Tage möglich.

Was der Arbeitgeber darf — und was nicht

Die Erkrankung selbst ist ein besonders geschütztes Gesundheitsdatum. Der Arbeitgeber darf deshalb weder die Diagnose noch den konkreten Grund der Arbeitsunfähigkeit verlangen — mitzuteilen sind nur die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer. Auch die eAU, die der Arbeitgeber abruft, enthält keine Diagnose.

Hat der Arbeitgeber begründete Zweifel an einer Arbeitsunfähigkeit, kann er nicht selbst zum Detektiv werden, wohl aber den Medizinischen Dienst der Krankenkasse mit einer gutachterlichen Prüfung beauftragen. Der Beweiswert einer ordnungsgemäßen Bescheinigung ist hoch; ihn zu erschüttern gelingt nur mit konkreten Anhaltspunkten. Solange die Bescheinigung vorliegt und die Meldung erfolgt ist, muss der Betrieb den Ausfall hinnehmen — und organisatorisch auffangen.

Krankheit im Dienstplan: den Ausfall sauber auffangen

Rechtlich ist der Fall damit klar — die eigentliche Herausforderung beginnt für den Planer aber erst: Ein kurzfristiger Ausfall reißt ein Loch in den Dienstplan, das binnen Minuten gestopft werden muss, ohne dabei gegen das Arbeitszeitrecht zu verstoßen. Drei Dinge sind jetzt wichtig:

• Vertretung finden: Wer hat frei, ist qualifiziert und hat die Ruhezeiten eingehalten? Ein Einspringen darf die 11-stündige Ruhezeit und die Höchstarbeitszeiten nicht verletzen.
• Plan sauber ändern: Das kurzfristige Umplanen unterliegt Grenzen und ggf. der Mitbestimmung des Betriebsrats — wann Änderungen zulässig sind, klärt der Ratgeber Dienstplan kurzfristig ändern.
• Abwesenheit korrekt verbuchen: Krankheitstage sind bezahlte Ausfallzeit, keine Minusstunden. Sie gehören sauber ins Arbeitszeitkonto, damit der Saldo stimmt.

Wer den erwartbaren Krankenstand von vornherein einkalkuliert, gerät seltener in solche Engpässe. Genau dafür gibt es den Ausfallzeitfaktor in der Personalbedarfsrechnung — wie Sie Urlaub, Feiertage und Krankheit realistisch einplanen, zeigt der Ratgeber Personalbedarf berechnen. Ein Springer- oder Bereitschaftspool fängt den Rest ab.

Ausfälle im Griff behalten — mit digitaler Planung

In der Excel-Tabelle ist ein Krankheitsausfall Handarbeit: umplanen, herumtelefonieren, Konten manuell nachtragen — und am Monatsende passt der Abwesenheitsstand nicht zur Lohnabrechnung. Digitale Dienstplan-Software nimmt hier viel Reibung heraus: Die Krankmeldung wird direkt am Ausfalltag erfasst, offene Schichten lassen sich per App zum Tausch anbieten, und die Software zeigt sofort, wer verfügbar ist, ohne Ruhezeiten oder Höchstarbeitszeiten zu reißen.

Gekoppelt mit der Zeiterfassung fließen Krankheitstage automatisch als bezahlte Ausfallzeit ins Arbeitszeitkonto und in die Abwesenheitsübersicht — sauber getrennt von Urlaub und Überstunden und exportierbar für die Lohnabrechnung. Welche Lösung zu Ihrem Betrieb passt, zeigt der Dienstplan-Software-Vergleich.