Fahrer im Dienstplan: Lenkzeiten, Fahrtunterbrechungen, Ruhezeiten und § 21a ArbZG — welche Regeln für Lkw, Transporter, Bus und Pkw gelten, wie Lenkzeit und Arbeitszeit zusammenspielen und was sich seit Juli 2026 für Transporter geändert hat

Welche Regeln gelten für welches Fahrzeug?

Die erste Frage im Dienstplan ist nicht „Wie lange fährt der Fahrer?“, sondern „Womit fährt er?“. Das Fahrpersonalrecht knüpft an die zulässige Gesamtmasse des Fahrzeugs einschließlich Anhänger und an die Art der Beförderung an. Daraus folgt, welches Regelwerk für Lenkzeit, Ruhezeit und Arbeitszeit gilt:

Fahrzeug und Einsatz	Lenkzeit, Unterbrechung, Ruhezeit	Arbeitszeit	Aufzeichnung
Güterverkehr über 3,5 t (Lkw, große Kühlfahrzeuge)	VO (EG) 561/2006	ArbZG mit Sonderregeln des § 21a ArbZG	Tachograph (VO (EU) 165/2014), Arbeitszeitnachweis § 21a ArbZG
Personenverkehr mit mehr als neun Plätzen inkl. Fahrer (Bus, Kleinbus)	VO (EG) 561/2006; Linienverkehr bis 50 km ausgenommen, dort nationale Sonderregeln	ArbZG mit § 21a, soweit die VO anwendbar ist	Tachograph bzw. nationale Aufzeichnung
Güterverkehr über 2,5 bis 3,5 t, grenzüberschreitend oder Kabotage (seit 1.7.2026)	VO (EG) 561/2006	ArbZG mit § 21a	Intelligenter Tachograph der zweiten Generation
Güterverkehr über 2,8 bis 3,5 t, nur Inland (großer Transporter)	Art. 4, 6 bis 9 VO 561/2006 entsprechend über § 1 Abs. 1 Nr. 1 FPersV	Allgemeines ArbZG (§§ 3 bis 5), nicht § 21a	Manuelle Aufzeichnung nach FPersV, kein Tachograph vorgeschrieben
Pkw, kleine Transporter bis 2,8 t (Pflegedienst, Kurier, Außendienst)	Kein Fahrpersonalrecht	Allgemeines ArbZG	Arbeitszeitaufzeichnung nach allgemeinen Regeln

Zwei Ausnahmen sind für viele Betriebe wichtig. Die Handwerkerausnahme (Art. 3 lit. aa VO 561/2006) nimmt Fahrzeuge bis 7,5 Tonnen aus, mit denen Material, Ausrüstung oder Maschinen für die eigene Berufsausübung im Umkreis von 100 Kilometern befördert werden, sofern das Fahren nicht die Haupttätigkeit ist. Der Installateur, der zur Baustelle fährt, fällt darunter — der Fahrer, der den ganzen Tag Ware an Filialen oder Kunden ausliefert, nicht. Daneben gibt es nationale Ausnahmen nach Art. 13 der Verordnung, die in der Fahrpersonalverordnung umgesetzt sind. Ob eine davon greift, sollte vor der Planung einmal sauber geprüft und dokumentiert werden.

Eine Neuerung trifft vor allem grenznahe Betriebe: Seit dem 1. Juli 2026 genügt eine einzige gewerbliche Fahrt ins Ausland mit einem Fahrzeug über 2,5 Tonnen, damit für diese Fahrt die vollen Lenk- und Ruhezeiten, § 21a ArbZG und die Tachographenpflicht gelten. Die Bäckerei in Aachen, die eine Filiale in den Niederlanden beliefert, oder der Caterer in Passau mit Kunden in Österreich plant ihre Transporterfahrer seitdem nach Lkw-Regeln.

Die Lenkzeit: neun Stunden, 56 Stunden, 90 Stunden

Lenkzeit ist die Zeit, in der der Fahrer das Fahrzeug tatsächlich steuert. Art. 6 VO 561/2006 setzt drei Grenzen, die gleichzeitig eingehalten werden müssen:

• Tägliche Lenkzeit: höchstens neun Stunden zwischen zwei täglichen Ruhezeiten, höchstens zweimal pro Woche zehn Stunden.
• Wöchentliche Lenkzeit: höchstens 56 Stunden pro Kalenderwoche (Montag 0 Uhr bis Sonntag 24 Uhr).
• Doppelwoche: höchstens 90 Stunden in zwei aufeinanderfolgenden Wochen. Wer in einer Woche 56 Stunden lenkt, darf in der nächsten nur 34 Stunden lenken.

Für einen Betrieb mit einer festen Tour ist die tägliche Grenze selten das Problem — Filialbelieferung oder Getränkeauslieferung kommen oft mit fünf bis sieben Stunden Lenkzeit aus. Kritisch wird es, wenn ein Fahrer ausfällt und ein Kollege dessen Tour zusätzlich übernimmt. Dann reichen zwei halbe Touren schnell über neun Stunden, und der Plan muss erkennen, dass die Verlängerung auf zehn Stunden in dieser Woche schon verbraucht ist.

Die Fahrtunterbrechung: 45 Minuten nach viereinhalb Stunden

Nach einer Lenkzeit von höchstens viereinhalb Stunden muss eine Fahrtunterbrechung von mindestens 45 Minuten eingelegt werden (Art. 7 VO 561/2006). Sie darf aufgeteilt werden — zuerst mindestens 15, dann mindestens 30 Minuten, in dieser Reihenfolge. Während der Unterbrechung darf der Fahrer weder fahren noch andere Arbeiten ausführen. Das Entladen beim Kunden ist keine Fahrtunterbrechung, sondern andere Arbeit; die Lenkzeit zählt danach einfach weiter.

Daneben gilt die Ruhepause nach § 4 ArbZG, die an der Arbeitszeit ansetzt: 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden, und niemand darf länger als sechs Stunden ohne Pause arbeiten. Beide Pflichten laufen parallel. Ein Fahrer, der um 3 Uhr anfängt, eineinhalb Stunden Ware kommissioniert und lädt und dann losfährt, erreicht die Sechs-Stunden-Grenze des Arbeitszeitgesetzes um 9 Uhr — nach erst viereinhalb Stunden Lenkzeit fällt die Fahrtunterbrechung in diesem Fall zufällig auf denselben Zeitpunkt. Lädt er zwei Stunden, ist die Pause nach dem ArbZG schon fällig, bevor die Lenkzeitgrenze erreicht ist. Wird die Unterbrechung als echte Pause ohne jede Aufgabe genommen, erfüllt sie beide Vorschriften. Mehr zu den allgemeinen Regeln im Ratgeber Ruhepausen.

Die Ruhezeit: elf, neun, 45 und 24 Stunden

Bei den Ruhezeiten weicht das Fahrpersonalrecht am deutlichsten vom normalen Arbeitszeitgesetz ab. Für Fahrer im Anwendungsbereich der Verordnung richten sich die Ruhezeiten nach Art. 8 VO 561/2006, nicht nach § 5 ArbZG (§ 21a Abs. 5 ArbZG):

Ruhezeit	Regel	Verkürzung / Ausnahme
Täglich, regelmäßig	mindestens 11 Stunden innerhalb von 24 Stunden nach Ende der vorigen Ruhezeit	Aufteilbar in 3 + 9 Stunden (dann insgesamt 12 Stunden)
Täglich, reduziert	mindestens 9 Stunden	Höchstens dreimal zwischen zwei wöchentlichen Ruhezeiten, kein Ausgleich nötig
Wöchentlich, regelmäßig	mindestens 45 Stunden, spätestens nach sechs 24-Stunden-Zeiträumen	Nicht im Fahrzeug zu verbringen (Art. 8 Abs. 8)
Wöchentlich, reduziert	mindestens 24 Stunden	In zwei aufeinanderfolgenden Wochen mindestens eine regelmäßige; die Kürzung ist bis zum Ende der dritten Folgewoche am Stück auszugleichen

Die verkürzte Ruhezeit von neun Stunden ist eine Erleichterung, die es im allgemeinen Arbeitszeitgesetz nicht gibt. Dort gelten elf Stunden, in bestimmten Branchen — Krankenhäuser und Pflege, Gastronomie, Verkehrsbetriebe, Rundfunk, Landwirtschaft — zehn Stunden mit Ausgleich (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Für den Transporterfahrer im Inland, der unter die Fahrpersonalverordnung, aber nicht unter § 21a ArbZG fällt, gelten deshalb beide Regeln nebeneinander — und im Dienstplan zählt die strengere: elf Stunden. Ausführlich zur allgemeinen Ruhezeit: Ruhezeit von 11 Stunden.

Wichtig für die Schichtplanung ist die Rechenweise: Die tägliche Ruhezeit muss innerhalb von 24 Stunden nach dem Ende der vorigen Ruhezeit liegen. Wer um 4 Uhr beginnt, muss seine nächste Ruhezeit von elf Stunden spätestens um 17 Uhr antreten — bei verkürzter Ruhezeit um 19 Uhr. Eine Schicht, die um 4 Uhr beginnt und nach Lager- und Ladearbeiten um 20 Uhr endet, verletzt also die Ruhezeitregel, selbst wenn die Lenkzeit nur sechs Stunden betrug.

Die Arbeitszeit: § 21a ArbZG

Für Fahrer und Beifahrer bei Straßenverkehrstätigkeiten im Sinne der Verordnung 561/2006 gilt das Arbeitszeitgesetz mit den Abweichungen des § 21a ArbZG, der die Richtlinie 2002/15/EG umsetzt. Die wichtigsten Punkte für den Dienstplan:

• Wochenhöchstarbeitszeit: 48 Stunden, verlängerbar auf bis zu 60 Stunden, wenn innerhalb von vier Kalendermonaten oder 16 Wochen im Durchschnitt 48 Stunden pro Woche nicht überschritten werden (§ 21a Abs. 4). Der Ausgleichszeitraum ist damit deutlich kürzer als die sechs Monate des § 3 ArbZG.
• Tägliche Arbeitszeit: Die werktägliche Grenze von acht, ausnahmsweise zehn Stunden aus § 3 ArbZG gilt weiter. Wird Nachtarbeit geleistet, darf die Arbeitszeit in 24 Stunden zehn Stunden nicht überschreiten (§ 21a Abs. 4) — ohne Ausgleichsmöglichkeit nach oben.
• Was nicht als Arbeitszeit zählt: Zeiten, in denen sich der Fahrer an der Arbeitsstelle bereithalten muss, Wartezeiten bei Be- und Entladung und Zeiten als Beifahrer im Fahrzeug — aber nur, wenn ihre voraussichtliche Dauer vorher bekannt ist (§ 21a Abs. 3). Ungeplantes Warten bleibt Arbeitszeit.
• Mehrere Arbeitgeber: Der Arbeitgeber muss den Fahrer schriftlich auffordern, die bei anderen Arbeitgebern geleistete Arbeitszeit mitzuteilen; die Zeiten werden zusammengerechnet.
• Aufzeichnung: Die Arbeitszeit ist aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren; der Fahrer kann eine Kopie verlangen.

Abweichungen sind über Tarifverträge oder auf ihrer Grundlage getroffene Betriebsvereinbarungen in engen Grenzen möglich — siehe Tarifbindung und Öffnungsklauseln. Für alle Fahrer, die nicht unter § 21a fallen, bleibt es bei den allgemeinen Regeln, und Wartezeiten zwischen zwei Einsätzen sind dann normale Arbeitszeit. Wie Fahrtzeiten in anderen Berufen einzuordnen sind, erklärt der Ratgeber Reisezeit und Fahrtzeit.

Andere Arbeiten: Der Fahrer, der auch im Lager steht

In kleineren Betrieben fährt kaum jemand nur. Der Fahrer der Bäckerei kommissioniert vor der Tour die Körbe und hilft nachmittags in der Versandhalle, der Getränkefahrer sortiert Leergut, der Caterer-Fahrer spült. Für das Fahrpersonalrecht ist das alles „andere Arbeit“: Sie zählt zur Arbeitszeit, unterbricht die Lenkzeit nicht als Pause und verbraucht Ruhezeit. Nach Art. 6 Abs. 5 VO 561/2006 müssen andere Arbeiten festgehalten werden — mit Tachograph über die Moduswahl, sonst manuell.

Im Dienstplan hat das zwei Folgen. Erstens kann ein Fahrer nicht ohne Weiteres nach seiner Tour in eine reguläre Lager- oder Verkaufsschicht „durchgeplant“ werden — Tour und Zusatzschicht bilden zusammen einen Arbeitstag mit einer Zehn-Stunden-Grenze. Zweitens muss die Ruhezeit ab dem Ende der letzten Tätigkeit gerechnet werden, nicht ab dem Abstellen des Fahrzeugs.

Zweitjob und Aushilfsfahrer

Aushilfsfahrer sind in vielen Betrieben Minijobber oder Rentner mit Führerschein. Bei ihnen kommt es auf die Gesamtbelastung an: Nach der Verordnung zählt jede Lenkzeit, auch die im anderen Betrieb, und nach § 21a ArbZG werden die Arbeitszeiten zusammengerechnet. Ein Vollzeit-Lkw-Fahrer, der am Samstag zusätzlich für einen Getränkehandel ausfährt, kann damit die wöchentliche Ruhezeit verpassen, obwohl beide Dienstpläne für sich korrekt aussehen. Der Arbeitgeber des Zweitjobs muss deshalb vor dem ersten Einsatz die Haupttätigkeit abfragen und schriftlich festhalten. Allgemein zu Zweitjobs: Nebentätigkeit und Zweitjob.

Rechenbeispiel: Bäckerei mit Filialbelieferung

Eine Bäckerei beliefert 14 Filialen mit einem 7,5-Tonner und einem 3,5-Tonnen-Transporter, beide nur im Inland. Drei Fahrer teilen sich die Touren von Montag bis Samstag. Der Lkw-Fahrer fällt unter die Verordnung und § 21a ArbZG, der Transporterfahrer unter die Fahrpersonalverordnung und das allgemeine Arbeitszeitgesetz. Die Handwerkerausnahme greift nicht, weil Ware zum Verkauf ausgeliefert wird und Fahren die Haupttätigkeit ist.

Eine typische Tour des Lkw-Fahrers:

Zeit	Tätigkeit	Lenkzeit	Arbeitszeit
3:00–3:45	Körbe laden, Abfahrtkontrolle	–	0:45
3:45–8:15	Tour Teil 1, sieben Filialen, je ca. 10 Minuten Entladen	3:20	4:30
8:15–9:00	Pause (gilt als Fahrtunterbrechung und Ruhepause)	–	–
9:00–12:00	Tour Teil 2, sieben Filialen, Leergut zurück	2:00	3:00
12:00–12:45	Entladen Leergut, Fahrzeugreinigung	–	0:45
Summe		5:20	9:00

Die Lenkzeit ist mit 5:20 Stunden unkritisch. Die Pause kommt nach 5:15 Stunden Arbeitszeit und 3:20 Stunden Lenkzeit — rechtzeitig für beide Regelwerke. Engpass ist die Arbeitszeit: Neun Stunden pro Tag an sechs Tagen ergeben 54 Stunden pro Woche. Das ist nach § 21a Abs. 4 ArbZG zulässig, aber nur, wenn der Durchschnitt über vier Monate bei 48 Stunden liegt. Die Bäckerei löst das, indem die drei Fahrer den Samstag rotieren: Jeder fährt zwei von drei Samstagen, im Schnitt ergibt das 51 Stunden — immer noch zu viel. Erst mit einem freien Wochentag im Wechsel (fünf Touren pro Woche, 45 Stunden) liegt der Durchschnitt sicher unter 48 Stunden.

Gefährlich wird es bei Ausfällen. Fällt am Mittwoch der Transporterfahrer aus und übernimmt der Lkw-Fahrer nachmittags von 14:45 bis 19 Uhr noch die Kommissionierung für den nächsten Morgen, liegen zwischen Schichtbeginn und -ende 16 Stunden. Die Arbeitszeit beträgt dann über 13 Stunden und liegt weit über der Zehn-Stunden-Grenze des § 3 ArbZG. Auch die Ruhezeit kippt: Damit selbst die verkürzte Ruhezeit von neun Stunden in das 24-Stunden-Fenster passt, hätte sie um 18 Uhr beginnen müssen. Fängt der Fahrer am Donnerstag wieder um 3 Uhr an, liegen nur acht Stunden Ruhe dazwischen. Die Lösung ist ein benannter Springer für die Kommissionierung, nicht der Fahrer. Mehr dazu im Ratgeber Springerpool und Ausfallmanagement.

Für den Transporterfahrer gilt dieselbe Tour mit einer Besonderheit: Weil § 21a ArbZG nicht greift, gilt die allgemeine Wochengrenze von sechs Werktagen zu je höchstens zehn Stunden mit einem Ausgleichszeitraum von sechs Monaten — dafür aber durchgehend elf Stunden Ruhezeit, ohne die Möglichkeit, auf neun Stunden zu verkürzen.

Nachtfahrten und Frühtouren

Viele Lieferfahrten beginnen vor 6 Uhr. Nach § 2 Abs. 3 ArbZG ist Nachtzeit die Zeit von 23 bis 6 Uhr, Nachtarbeit jede Arbeit, die mehr als zwei Stunden davon umfasst. Wer um 3 Uhr anfängt, leistet also Nachtarbeit — und für Fahrer im Anwendungsbereich des § 21a ArbZG ist die Arbeitszeit an diesem Tag auf zehn Stunden begrenzt. Wer regelmäßig so arbeitet, ist Nachtarbeitnehmer mit Anspruch auf arbeitsmedizinische Untersuchung und einen angemessenen Ausgleich (§ 6 Abs. 2 bis 5 ArbZG). Einzelheiten: Nachtarbeit im Dienstplan.

Gerade jetzt im Herbst und Winter kommt hinzu, dass Touren länger dauern. Glätte, Dunkelheit und Staus verlängern die Lenkzeit, und die Verordnung erlaubt eine Überschreitung nur in eng begrenzten Ausnahmefällen, um einen geeigneten Halteplatz zu erreichen (Art. 12 VO 561/2006) — mit Begründung auf dem Ausdruck. Ein Winterplan sollte deshalb Puffer in die Tourenplanung einbauen, statt mit der Höchstlenkzeit zu rechnen. Siehe auch Winter im Dienstplan.

Bezahlung, Prämien und die Pflicht zur Organisation

Art. 10 VO 561/2006 verbietet es, angestellte Fahrer nach Strecke, Liefergeschwindigkeit oder Gütermenge zu bezahlen, wenn dies die Verkehrssicherheit gefährden oder zu Verstößen ermutigen kann. Stoppprämien, die nur bei Einhaltung eines knappen Zeitfensters gezahlt werden, sind damit riskant. Zugleich muss der Unternehmer die Arbeit so organisieren, dass die Fahrer die Regeln einhalten können, sie anweisen und regelmäßig kontrollieren. Er haftet für Verstöße seiner Fahrer mit, soweit er diese Pflichten verletzt hat.

Für die Dienstplanung folgt daraus: Eine Tour, die nur mit Höchstlenkzeit, verkürzter Ruhezeit und ohne Puffer funktioniert, ist ein Organisationsmangel des Betriebs — nicht ein Problem des Fahrers. Bußgelder für Verstöße gegen das Fahrpersonalrecht treffen Fahrer und Unternehmen getrennt; Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können für den Arbeitgeber bis zu 30.000 Euro kosten (§ 22 Abs. 2 ArbZG).

Aufzeichnung, Tachograph und Betriebsrat

Bei Fahrzeugen mit Tachographenpflicht ergibt sich die Lenk-, Arbeits-, Bereitschafts- und Ruhezeit aus dem Gerät und der Fahrerkarte. Der Unternehmer muss die Daten regelmäßig herunterladen — die Fahrerkarte spätestens alle 28 Tage, den Massenspeicher des Fahrzeugs spätestens alle 90 Tage — und aufbewahren. Ohne Tachograph, etwa beim 3,5-Tonner im Inland, sind die Zeiten manuell aufzuzeichnen. Die Arbeitszeit nach § 21a ArbZG ist zusätzlich aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Allgemein zur Aufzeichnungspflicht: Zeiterfassungspflicht.

Hat der Betrieb einen Betriebsrat, bestimmt er bei Tourenmodellen, Schichtbeginn und -ende sowie der Verteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG). Der gesetzlich vorgeschriebene Tachograph selbst ist wegen des Gesetzesvorrangs nicht mitbestimmungspflichtig. Telematik, GPS-Ortung, Fahrstilanalysen und jede Auswertung der Tachodaten über die gesetzlichen Zwecke hinaus sind dagegen technische Einrichtungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Mehr unter Betriebsrat und Dienstplan.

Checkliste für den Dienstplan

• Für jedes Fahrzeug festhalten, welches Regelwerk gilt (VO 561/2006, FPersV oder nur ArbZG), und geprüfte Ausnahmen dokumentieren.
• Bei grenznahen Betrieben klären, ob seit 1. Juli 2026 Transporter über 2,5 Tonnen ins Ausland fahren.
• Lenkzeit und Arbeitszeit getrennt planen; Lade-, Lager- und Reinigungszeiten in die Schicht einrechnen.
• Pause so legen, dass sie Fahrtunterbrechung und Ruhepause zugleich erfüllt, und spätestens nach sechs Stunden Arbeitszeit.
• Verkürzte tägliche Ruhezeiten pro Woche zählen; bei Fahrern ohne § 21a stets elf Stunden einplanen.
• Wöchentliche Ruhezeit und Ausgleich verkürzter Wochenruhezeiten über die Wochengrenze hinweg verfolgen.
• Wochenarbeitszeit für § 21a-Fahrer über vier Monate auf 48 Stunden im Schnitt prüfen.
• An Nachtarbeitstagen höchstens zehn Stunden Arbeitszeit planen.
• Zweitjobs schriftlich abfragen und deren Zeiten in die Prüfung einbeziehen.
• Kein Einspringen von Fahrern in Lager- oder Kommissionierschichten ohne Ruhezeitprüfung.
• Prämienmodelle auf Art. 10 VO 561/2006 prüfen.

Eine Dienstplan-Software, die Fahrer als eigene Gruppe mit eigenen Regeln führt, warnt, bevor eine Tour die Ruhezeit oder die Wochengrenze reißt. Mehr dazu unter Dienstplanung mit Software.

Fazit

Fahrer zu planen heißt, zwei Rechnungen parallel zu führen: die Lenkzeit nach europäischem Recht und die Arbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz. Welche Regeln gelten, entscheidet das Fahrzeug — und seit Juli 2026 für Transporter auch das Ziel der Fahrt. Die meisten Verstöße entstehen nicht auf der Autobahn, sondern im Dienstplan: wenn die Tour als einzige Schicht des Tages gedacht wird, obwohl davor geladen und danach noch im Lager gearbeitet wird. Wer Fahrer mit ihren Sonderregeln im Plan sichtbar macht, vermeidet Bußgelder — und übermüdete Fahrer am Steuer.