Grippewelle im Dienstplan: Wie Schichtbetriebe durch die Erkältungssaison 2026/27 kommen — Krankmeldung, krank zur Arbeit, Infektionsschutz, Kinderkrankentage und warum die Ausfallwelle kein Notfall im Sinne des Arbeitszeitgesetzes ist

Warum die Erkältungssaison ein eigenes Planungsthema ist

Krankheit ist für jeden Dienstplan Alltag. Wie die einzelne Krankmeldung funktioniert, was die eAU ist und wie lange Entgeltfortzahlung läuft, beschreibt der Beitrag zur Krankmeldung im Dienstplan. Die Erkältungssaison ist aber mehr als die Summe einzelner Krankmeldungen. Sie hat drei Eigenschaften, die Planerinnen und Planer gezielt angehen müssen:

• Sie ist vorhersehbar. Dass zwischen Oktober und März mehr Beschäftigte ausfallen als im Sommer, ist keine Überraschung, sondern eine Erfahrungsregel, die sich in den eigenen Daten der Vorjahre ablesen lässt. Das hat rechtliche Folgen — vor allem für § 14 ArbZG.
• Sie ist ansteckend. Jeder kranke Mensch im Dienst erhöht die Wahrscheinlichkeit weiterer Ausfälle. Ein Team, in dem sich Beschäftigte krank zur Arbeit schleppen, verliert in der zweiten Woche oft mehr Kapazität als ein Team, das konsequent zu Hause bleibt.
• Sie kommt doppelt. Wenn Kitas und Schulen Infektwellen haben, fallen Eltern für die Betreuung aus — mit eigenen Rechtsgrundlagen (§ 45 SGB V, § 616 BGB) und oft sehr kurzfristig.

Der Beitrag geht die Rechtsfragen in der Reihenfolge durch, in der sie im Winter auftauchen: Krankmeldung und die geplante AU-Reform, krank zur Arbeit und Heimschicken, Infektionsschutz, Impfungen, Kinderkrankentage, Arbeitszeitgrenzen beim Einspringen und Mitbestimmung. Danach folgen eine Puffer-Rechnung, ein Stufenplan, zehn Planungsregeln und eine Checkliste für die Dienstplan-Software.

Krankmeldung 2026/27: Was gilt — und was der Koalitionsbeschluss ändern soll

Die geltende Rechtslage

Das Entgeltfortzahlungsgesetz trennt zwei Pflichten. Die Anzeigepflicht (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG) verlangt, dass Beschäftigte die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen — im Schichtbetrieb also vor Schichtbeginn, über den Kanal, den der Betrieb festgelegt hat. Die Nachweispflicht greift nach dem Gesetz erst, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert; dann muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich festgestellt sein. Gesetzlich Versicherte legen seit 2023 keinen gelben Schein mehr vor; der Arbeitgeber ruft die eAU bei der Krankenkasse ab (§ 5 Abs. 1a EFZG).

Der Arbeitgeber darf die ärztliche Feststellung aber früher verlangen (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG) — auch ab dem ersten Tag, ohne Begründung (BAG 14. November 2012 — 5 AZR 886/11). Die telefonische Krankschreibung ist nach der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses möglich, wenn die Patientin oder der Patient in der Praxis bekannt ist, keine schweren Symptome vorliegen und die AU höchstens fünf Kalendertage umfasst.

Der Beschluss vom 2. Juli 2026

Die Koalitionsspitzen von CDU, CSU und SPD haben vereinbart, die telefonische Krankschreibung abzuschaffen; außerdem soll grundsätzlich ab dem ersten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erforderlich sein. Die Bundesregierung weist selbst darauf hin, dass die Vereinbarung noch keine geltende Neuregelung ist; Details und Zeitpunkt stehen aus. Offen ist unter anderem, ob die Videosprechstunde betroffen sein wird und ob die Pflicht ab dem ersten Tag im EFZG selbst oder anders geregelt wird.

Was das für die Planung dieses Winters bedeutet

• Für 2026/27 mit dem geltenden Recht planen. Interne Regeln, Aushänge und Onboarding-Texte sollten nicht vorschnell auf eine Rechtslage umgestellt werden, die es noch nicht gibt.
• Attest ab Tag eins ist kein Planungswerkzeug. Wer in einer Grippewelle von allen Beschäftigten ab dem ersten Tag eine AU verlangt, schickt Menschen mit leichten Infekten in volle Wartezimmer — und gewinnt keine einzige besetzte Schicht. Die Ausfallplanung hängt an der frühen Anzeige, nicht am Nachweis.
• Meldeweg schärfen. Wichtiger als jede Bescheinigung ist, dass die Krankmeldung früh genug und an der richtigen Stelle ankommt: bei Frühschicht bis 5 Uhr an die diensthabende Leitung, nicht per E-Mail an ein Postfach, das erst um 9 Uhr gelesen wird. Wie Betriebe das ohne WhatsApp-Chaos regeln, beschreibt der Beitrag zur Erreichbarkeit in der Freizeit.
• Kollektive Anordnung nur mit Betriebsrat. Eine generelle Pflicht zur AU ab dem ersten Tag betrifft das Ordnungsverhalten und ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Die Einzelanordnung gegenüber einer Person bei konkretem Anlass bleibt mitbestimmungsfrei.

Krank zur Arbeit: Was erlaubt ist und wo die Fürsorge beginnt

Wer arbeitsunfähig geschrieben ist, darf trotzdem arbeiten. Die AU ist eine ärztliche Prognose, kein Beschäftigungsverbot; eine „Gesundschreibung“ gibt es nicht, und der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung bleibt bestehen. Umgekehrt gilt: Wer krank ist, muss nicht arbeiten — auch nicht „nur ein paar Stunden“ oder im Homeoffice. Arbeitsunfähigkeit bezieht sich auf die vertraglich geschuldete Tätigkeit, nicht auf eine Teilleistung.

Die Grenze zieht die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers (§ 618 BGB, § 3 ArbSchG) und ganz konkret § 7 Abs. 2 DGUV Vorschrift 1: Beschäftigte, die erkennbar nicht in der Lage sind, ihre Arbeit ohne Gefahr für sich oder andere auszuführen, dürfen nicht beschäftigt werden. Das betrifft die fiebrige Gabelstaplerfahrerin ebenso wie den Pfleger mit Schüttelfrost im Nachtdienst. Wer im Plan Menschen „durchhalten lässt“, die sichtbar nicht arbeitsfähig sind, verletzt eine Pflicht, die nicht zur Disposition steht.

Nach Hause schicken — und wer dann zahlt

Situation	Darf der Arbeitgeber heimschicken?	Lohn
Beschäftigte ist arbeitsunfähig (Fieber, Grippe)	Ja, sie sollte ohnehin nicht arbeiten	Entgeltfortzahlung nach § 3 EFZG; Arztbesuch anregen
Leichter Schnupfen, arbeitsfähig, bietet Arbeit an	Ja, aber der Arbeitgeber lehnt eine angebotene Leistung ab	Annahmeverzug: volle Vergütung nach § 615 BGB, keine Nacharbeit
Erkennbar nicht ohne Gefahr einsetzbar	Ja, Pflicht nach § 7 Abs. 2 DGUV V1	In der Regel Arbeitsunfähigkeit, also § 3 EFZG
Magen-Darm-Infekt in Küche oder Lebensmittelbereich	Gesetzliches Tätigkeitsverbot nach § 42 IfSG	Bei Krankheit § 3 EFZG; sonst ggf. Entschädigung nach § 56 IfSG
Arbeitsfähig, Einsatz an anderem Platz möglich	Umsetzung im Rahmen des § 106 GewO, z. B. ohne Kundenkontakt	Unverändert

Die zweite Zeile ist die teure Falle: Wer eine hustende, aber arbeitsfähige Kollegin „vorsorglich“ heimschickt, zahlt die Schicht und muss sie trotzdem neu besetzen. Das kann im Einzelfall richtig sein — etwa auf einer Station mit immungeschwächten Patienten. Es sollte aber eine bewusste Entscheidung sein, und die Stunden dürfen nicht als Minusstunden aufs Arbeitszeitkonto gebucht werden. Die Grundsätze dazu stehen im Beitrag zum Annahmeverzug. Häufig besser: Einsatz ohne Kunden- oder Patientenkontakt, Maske nach betrieblicher Regel, Back-Office statt Theke.

Infektionsschutz: Wo das Gesetz die Schicht verbietet

Küche, Kantine, Lebensmittelbetrieb: § 42 IfSG

Für die Gastronomie, Gemeinschaftsverpflegung und Lebensmittelherstellung ist die Erkältungssaison zugleich Norovirus-Saison. § 42 Abs. 1 IfSG verbietet Personen, die an einer infektiösen Gastroenteritis, an Typhus, Salmonellose, Shigellenruhr, Cholera oder Virushepatitis A oder E erkrankt oder dessen verdächtig sind, sowie Personen mit infizierten Wunden oder Hautkrankheiten, beim Herstellen, Behandeln oder Inverkehrbringen bestimmter Lebensmittel tätig zu sein, wenn sie damit in Berührung kommen — und es gilt ausdrücklich in Küchen von Gaststätten, Kantinen, Krankenhäusern, Pflegeheimen und Kitas. Das Verbot richtet sich auch an den Arbeitgeber: Er darf die Person nicht beschäftigen.

Damit das funktioniert, verlangt § 43 IfSG eine Belehrung vor der ersten Tätigkeit (Bescheinigung des Gesundheitsamts, bei Arbeitsbeginn nicht älter als drei Monate) und eine Belehrung durch den Arbeitgeber nach Aufnahme der Tätigkeit und danach alle zwei Jahre, die zu dokumentieren ist. Beschäftigte müssen Symptome dem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen (§ 43 Abs. 2 IfSG). Für den Dienstplan heißt das:

• Ein Magen-Darm-Infekt in der Küche ist keine Frage der Abwägung. Wer erbricht oder Durchfall hat, wird nicht eingeteilt — auch nicht für „nur das Spülen“, wenn dabei Kontakt zu Lebensmitteln oder Geschirr besteht.
• Die Wiederaufnahme richtet sich nach ärztlicher Einschätzung; bei Noroviren empfiehlt das RKI für Beschäftigte im Lebensmittelbereich, frühestens zwei Tage nach Abklingen der Symptome und unter verschärfter Händehygiene zurückzukehren. Diese Tage gehören in die Ausfallplanung.
• Belehrungsfristen sind ein Planungsdatum: Wer eine Aushilfe für das Weihnachtsgeschäft einplant, braucht deren § 43-Bescheinigung vor dem ersten Einsatz. Mehr dazu im Beitrag zu Saisonkräften.

Kita, Schule, Heim: § 34 IfSG

In Gemeinschaftseinrichtungen enthält § 34 IfSG eigene Tätigkeitsverbote für Beschäftigte mit bestimmten übertragbaren Krankheiten (darunter Keuchhusten, Masern, Windpocken, Scharlach und infektiöse Gastroenteritis bei bestimmten Erregern) und Mitteilungspflichten gegenüber der Leitung. Die Leitung muss das Gesundheitsamt benachrichtigen. Wer Kita-Dienstpläne schreibt, sollte die Liste kennen und die Wiederzulassung nach ärztlichem Urteil nicht durch Planungsdruck vorwegnehmen.

Impfungen: Angebot ja, Einteilung nach Impfstatus nein

Eine allgemeine Pflicht zur Grippe- oder Corona-Impfung gibt es nicht. Viele Betriebe bieten im Oktober und November eine Betriebsimpfung an — eine der wirksamsten und günstigsten Maßnahmen gegen Winterausfälle. Planerisch einfach: Die Impfung während der Schicht anbieten und die Zeit als Arbeitszeit werten, dann steigt die Quote. Einen Anspruch auf bezahlte Freistellung für eine private Impfung beim Hausarzt gibt es dagegen in der Regel nicht, wenn der Termin außerhalb der Arbeitszeit möglich ist.

Der Impfstatus ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Außerhalb gesetzlicher Sonderregeln darf der Arbeitgeber ihn nicht abfragen und nicht als Planungskriterium verwenden. Die Sonderregeln betreffen vor allem das Gesundheitswesen:

• § 23a IfSG: In Krankenhäusern, Arztpraxen, Pflegeeinrichtungen und weiteren Einrichtungen nach § 23 Abs. 3 IfSG darf der Arbeitgeber Daten zum Impf- und Serostatus verarbeiten, um über Begründung oder Art der Beschäftigung zu entscheiden — etwa, wer auf der Onkologie oder Neonatologie eingesetzt wird.
• § 20 Abs. 8 und 9 IfSG: Für Masern müssen Beschäftigte in Gemeinschafts- und Gesundheitseinrichtungen (geboren nach 1970) einen Immunitätsnachweis vorlegen.
• Arbeitsmedizinische Vorsorge: Bei Tätigkeiten mit erhöhter Infektionsgefährdung kann die ArbMedVV ein Impfangebot verlangen.

In der Dienstplan-Software gehört der Impfstatus deshalb — wenn überhaupt — in ein streng berechtigtes Feld, das nur in den gesetzlich erlaubten Bereichen sichtbar ist. Grundsätzliches dazu im Beitrag Datenschutz im Dienstplan.

Kranke Kinder: der zweite Ausfall

Die zweite Welle trifft die Eltern. Wenn ein Kind unter zwölf Jahren krank ist und nach ärztlichem Zeugnis betreut werden muss, haben gesetzlich versicherte Eltern Anspruch auf Kinderkrankengeld und auf unbezahlte Freistellung (§ 45 Abs. 1 und 3 SGB V). Vorrangig ist eine bezahlte Freistellung nach § 616 BGB für eine „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ — sofern der Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag sie nicht ausschließt. Details im Beitrag zu Sonderurlaub und § 616 BGB.

Anspruch nach § 45 SGB V	2026	ab 2027 (ohne Verlängerung)
je Kind und Elternteil	15 Arbeitstage	10 Arbeitstage
Höchstgrenze je Elternteil, alle Kinder	35 Arbeitstage	25 Arbeitstage
Alleinerziehende je Kind	30 Arbeitstage	20 Arbeitstage
Alleinerziehende, Höchstgrenze	70 Arbeitstage	50 Arbeitstage

Für die Planung bedeutet das zweierlei. Erstens: Im Herbst 2026 sind viele Kontingente für dieses Jahr schon weitgehend verbraucht — Eltern weichen dann auf Urlaub, Arbeitszeitkonto oder unbezahlte Freistellung aus, und die Wünsche nach kurzfristigem Tausch steigen. Zweitens: Ab Januar 2027 sinkt der Anspruch voraussichtlich wieder auf das reguläre Niveau, während die Infektsaison bis März läuft. Ein Elternteil mit zwei Kindern kann dann nur noch 20 statt 30 Tage Kinderkrankengeld beziehen. Was darüber hinausgeht, landet als Urlaubswunsch oder Tauschanfrage im Dienstplan.

Wichtig ist die Haltung des Plans: Die Freistellung nach § 45 Abs. 3 SGB V ist ein Anspruch, kein Entgegenkommen. Wer Eltern in der Infektsaison mit Abmahnungen oder schlechteren Schichten droht, riskiert Ansprüche aus § 612a BGB und — je nach Gestaltung — eine mittelbare Benachteiligung wegen des Geschlechts nach dem AGG. Sinnvoller sind Tauschpartnerschaften im Team und Schichten, die bei Ausfall gut zu verlegen sind. Mehr zu planbaren Elternmodellen im Beitrag zu Teilzeit im Dienstplan.

Einspringen und Mehrarbeit: Die Grippewelle ist kein Notfall

Wenn in der zweiten Januarwoche fünf von 30 Beschäftigten fehlen, liegt die Lösung „die anderen arbeiten länger“ nahe. Das Arbeitszeitgesetz setzt aber auch dann seine Grenzen:

• Höchstens zehn Stunden am Tag (§ 3 ArbZG), mit Ausgleich auf durchschnittlich acht Stunden werktäglich innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen.
• Elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten (§ 5 ArbZG). Die klassische Winterfalle ist die Spätschicht bis 22 Uhr, nach der jemand für die erkrankte Kollegin um 6 Uhr in die Frühschicht springt. Siehe Ruhezeit von elf Stunden.
• Pausen nach § 4 ArbZG — gerade in unterbesetzten Schichten gehen sie als Erstes verloren. Siehe Ruhepausen.

§ 14 Abs. 1 ArbZG erlaubt Abweichungen nur bei Notfällen und außergewöhnlichen Fällen, die unabhängig vom Willen des Arbeitgebers eintreten und deren Folgen nicht anders zu beseitigen sind. Eine jährlich wiederkehrende Krankheitswelle erfüllt diese Voraussetzungen in aller Regel nicht: Sie ist vorhersehbar, und ihre Folgen lassen sich durch Personalplanung abfedern. Etwas anderes kann gelten, wenn eine außergewöhnliche Ausbruchslage — etwa ein Norovirus-Ausbruch, der ein ganzes Team gleichzeitig ausschaltet — trotz ausreichender Vorsorge eintritt und Menschen oder Sachwerte gefährdet sind. Wer sich darauf beruft, muss die Vorsorge belegen können. Abweichende Regelungen über Tarifvertrag nach § 7 ArbZG bleiben möglich; siehe Tarifbindung und Öffnungsklauseln.

Zur Pflicht, überhaupt einzuspringen: Ohne vertragliche Grundlage müssen Beschäftigte an freien Tagen nicht kurzfristig einspringen. Wie Betriebe trotzdem verlässlich nachbesetzen, beschreibt der Beitrag zum Springerpool; zur Anordnung von Überstunden der Beitrag Überstunden.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Besteht ein Betriebsrat, ist er in der Erkältungssaison an mehreren Stellen beteiligt:

• § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG — generelle Regeln zum Krankmeldeverfahren, etwa AU ab dem ersten Tag für alle, Meldewege und Rückmeldegespräche.
• § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG — Änderungen von Schichtlagen und vorübergehende Verlängerung der Arbeitszeit, also Sonderschichten und angeordnete Mehrarbeit während der Welle.
• § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG — Regelungen zum Gesundheitsschutz, soweit das Arbeitsschutzgesetz dem Arbeitgeber Handlungsspielraum lässt: Hygienekonzepte, Maskenregeln in Ausbruchslagen, Umsetzung erkrankter, aber arbeitsfähiger Beschäftigter.
• § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG — Anwesenheitsprämien und deren Kürzung für Krankheitstage (§ 4a EFZG: höchstens ein Viertel des durchschnittlichen Tagesentgelts je Krankheitstag).

Bewährt hat sich eine kurze Betriebsvereinbarung „Ausfallmanagement Winter“, die Meldewege, Bereitschaftslisten, Prioritäten bei Unterbesetzung und Ausgleich für Einspringer regelt — vor Oktober abgeschlossen statt im Januar verhandelt. Überblick im Beitrag zu Betriebsrat und Dienstplan.

Praxisbeispiel: Puffer für ein Pflegeheim berechnen

Ein Pflegeheim mit 80 Plätzen plant in der Pflege 42 Vollzeitstellen. Aus den eigenen Daten der beiden Vorjahre ergibt sich eine krankheitsbedingte Ausfallquote von etwa 6 Prozent zwischen April und September und etwa 10 Prozent zwischen November und Februar, mit Spitzenwochen bis 14 Prozent. Dazu kommen im Winter rund 1,5 Prozent Ausfall wegen kranker Kinder. Die Werte sind für das Beispiel angenommen; jeder Betrieb sollte seine eigenen Zahlen verwenden.

• Sommer: 6 Prozent von 42 Stellen sind rund 2,5 Vollzeitkräfte, die im Schnitt fehlen. Der bestehende Ausfallzuschlag in der Personalbedarfsrechnung deckt das ab.
• Winter: 11,5 Prozent sind rund 4,8 Vollzeitkräfte — also gut zwei Stellen mehr als im Sommer, in Spitzenwochen rund 6,5. Diese Lücke ist vorhersehbar und muss vor Oktober organisiert sein.
• Maßnahmen: keine Urlaubsbewilligungen über 20 Prozent der Belegschaft in der Zeit vom 7. Januar bis 28. Februar (Urlaubsgrundsätze nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG abgestimmt); Aufbau von Plusstunden auf dem Arbeitszeitkonto im Oktober, Abbau im März; zwei Teilzeitkräfte stocken für drei Monate befristet auf; Rahmenvertrag mit einem Personaldienstleister für Spitzen; Betriebsimpfung in der zweiten Oktoberwoche während der Schicht.
• Pflegepersonaluntergrenzen und Fachkraftquote: Die Mindestbesetzung pro Wohnbereich wird als harte Regel in der Software hinterlegt, damit Nachbesetzungen nicht an der Qualifikation scheitern. Mehr dazu im Beitrag Qualifikationsmatrix.

Die Rechnung zeigt das Grundprinzip: Die Erkältungssaison lässt sich nicht verhindern, aber ihre Größenordnung ist bekannt. Wer zwei zusätzliche Stellen für vier Monate organisiert, muss im Januar keine Doppelschichten anordnen, die das Arbeitszeitgesetz ohnehin nicht trägt.

Stufenplan bei Unterbesetzung

Stufe	Lage	Maßnahmen
Grün	Ausfall im Rahmen des Puffers	Normaler Plan, Nachbesetzung über Tauschbörse und Springer
Gelb	Einzelne Schichten unter Soll	Freiwillige Mehrarbeit innerhalb § 3 ArbZG, Abruf aus Bereitschaftsliste, Plusstunden-Abbau verschieben
Orange	Mehrere Tage unter Soll	Leistungsangebot reduzieren (Öffnungszeiten, Zusatzangebote), Leiharbeit, Urlaubssperre für neue Anträge
Rot	Mindestbesetzung gefährdet	Leitungsentscheidung, Information von Behörde oder Auftraggeber, Prüfung § 14 ArbZG mit Dokumentation

Entscheidend ist, dass die Stufen vorab mit Betriebsrat und Leitung vereinbart sind. Dann ist der Schritt von Gelb nach Orange keine spontane Notlösung, sondern ein vorher geplanter Ablauf — und die Planerin muss im Januar nicht jedes Mal neu verhandeln.

Zehn Planungsregeln für die Erkältungssaison

• 1. Eigene Daten nutzen. Ausfallquoten der Vorjahre nach Monaten auswerten und den Winterpuffer daraus ableiten.
• 2. Vor Oktober organisieren. Aufstockungen, Leiharbeit und Bereitschaftslisten stehen, bevor die erste Welle kommt.
• 3. Meldeweg vor Nachweis. Frühe, verlässliche Krankmeldung ist wichtiger als das frühe Attest.
• 4. Niemanden krank durchhalten lassen. Wer erkennbar nicht arbeitsfähig ist, wird nicht eingesetzt (§ 7 Abs. 2 DGUV V1).
• 5. Heimschicken bewusst entscheiden. Bei Arbeitsfähigkeit zahlt der Betrieb weiter (§ 615 BGB) — keine Minusstunden.
• 6. § 42 IfSG kennen. Magen-Darm in Küche und Lebensmittelbereich bedeutet: nicht einteilen.
• 7. Impfung in der Schicht anbieten. Freiwillig, als Arbeitszeit — und ohne den Status zu erfassen, wo das Gesetz es nicht erlaubt.
• 8. Kinderkrankentage einplanen. Ab Januar 2027 voraussichtlich weniger Tage — Tauschpartnerschaften für Eltern vorbereiten.
• 9. Grenzen halten. Zehn Stunden, elf Stunden Ruhezeit, Pausen — die Grippewelle ist kein Notfall.
• 10. Stufenplan vereinbaren. Mit Betriebsrat vorab regeln, was bei Unterbesetzung in welcher Reihenfolge passiert.

Erkältungssaison in der Dienstplan-Software: Checkliste

• Krankmeldung per App mit Zeitstempel und automatischer Benachrichtigung der diensthabenden Leitung — ohne Diagnose.
• Offene Schichten mit einem Klick an passende, verfügbare und ruhezeitkonforme Beschäftigte ausschreiben.
• Prüfung von § 3, § 4 und § 5 ArbZG beim Einspringen, mit Warnung vor der Spät-auf-Früh-Falle.
• Ausfallquoten nach Monat und Bereich auswerten, um den Winterpuffer zu berechnen.
• Abwesenheitsarten getrennt nach Krankheit, Kind krank (§ 45 SGB V), § 616 BGB und Annahmeverzug — mit richtiger Wirkung aufs Zeitkonto.
• Qualifikationsregeln und Mindestbesetzung als harte Bedingungen bei der Nachbesetzung.
• Urlaubssperren und Kontingente für definierte Winterwochen.
• Berechtigungskonzept für Gesundheitsdaten — Impfstatus nur, wo § 23a IfSG es erlaubt.

Welche Programme das abbilden, zeigt der Vergleich der Dienstplan-Software.

Fazit

Die Erkältungssaison ist der am besten vorhersehbare Personalengpass des Jahres — und wird trotzdem in vielen Betrieben jedes Jahr wie ein Notfall behandelt. Rechtlich ist das Bild klar: Krankmeldungen laufen bis auf Weiteres nach dem geltenden EFZG, auch wenn die Abschaffung der telefonischen Krankschreibung beschlossen ist; krank zur Arbeit ist erlaubt, aber nicht bei erkennbarer Gefahr; in Küche und Kita ziehen §§ 34 und 42 IfSG klare Linien; Kinderkrankentage sind ein Anspruch und werden ab 2027 voraussichtlich knapper; und das Arbeitszeitgesetz gilt auch im Januar. Wer seine Ausfallquoten kennt, den Puffer vor Oktober organisiert und einen Stufenplan vereinbart, kommt durch die Saison, ohne die Gesundheit des restlichen Teams aufs Spiel zu setzen.