Dienstplanung über mehrere Filialen: Wann Mitarbeiter in einer anderen Filiale aushelfen müssen, wer die Fahrtzeit zahlt und warum zwei Filialpläne zusammen gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen können

Warum Mehrfilialbetriebe eigene Planungsregeln brauchen

In einem Betrieb mit einem Standort ist der Dienstplan eine Tabelle: Mitarbeiter, Tage, Schichten. Ab der zweiten Filiale wird daraus ein Netz. Die Bäckerei mit vier Verkaufsstellen schickt die Springerin dorthin, wo gerade jemand krank ist. Die Restaurantgruppe leiht sich für das Wochenende einen Koch aus dem Schwesterlokal. Der ambulante Pflegedienst plant Touren über zwei Stationen. Der Drogeriemarkt deckt die Urlaubszeit in der kleinen Filiale mit Personal aus der großen.

Das ist betriebswirtschaftlich sinnvoll, weil ein gemeinsamer Personalpool Ausfälle besser abfedert als vier kleine Teams. Rechtlich wirft es aber Fragen auf, die ein einzelner Standort nicht kennt: Darf der Arbeitgeber den Mitarbeiter überhaupt woanders einsetzen? Welcher Betriebsrat ist zuständig? Wer zählt die Stunden zusammen, wenn jede Filialleitung ihren eigenen Plan schreibt? Und was ist mit der Fahrt dazwischen? Dieser Beitrag geht die Fragen in der Reihenfolge durch, in der sie in der Planung auftauchen. Wie ein Springerpool organisatorisch aufgebaut wird, zeigt der Beitrag Springerpool und Ausfallmanagement. Um die dauerhafte Umsetzung in eine andere Schicht geht es im Beitrag Versetzung und Schichtwechsel.

Stufe 1: Was der Arbeitsvertrag zum Arbeitsort sagt

Nach § 106 GewO bestimmt der Arbeitgeber Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen, soweit diese nicht durch den Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung, einen Tarifvertrag oder das Gesetz festgelegt sind. Für den Einsatzort gibt es in der Praxis drei Vertragstypen:

Vertragsgestaltung	Einsatz in anderer Filiale
Kein Arbeitsort vereinbart oder „im Unternehmen“	Grundsätzlich per Weisung möglich, Grenze ist das billige Ermessen
Stammfiliale genannt plus Versetzungs- oder Einsatzklausel	Per Weisung möglich. Die Ortsangabe legt nur den ersten Einsatzort fest (BAG, 19.1.2011, 10 AZR 738/09)
Nur eine Filiale genannt, kein Vorbehalt	Der Ort ist in der Regel vertraglich festgelegt. Einsatz woanders nur mit Zustimmung oder Änderungskündigung

Eine Einsatzklausel muss keine Entfernungsgrenze enthalten, um wirksam zu sein. Sie ersetzt aber nicht die Prüfung im Einzelfall. Das BAG hat klargestellt, dass eine unbillige Weisung den Arbeitnehmer nicht bindet, auch nicht vorläufig bis zu einer gerichtlichen Klärung (BAG, 18.10.2017, 10 AZR 330/16). Für die Filialaushilfe heißt billiges Ermessen konkret:

• Betrieblicher Anlass: Krankheit, Urlaub oder Spitzenlast in der Zielfiliale sind gute Gründe. Die Aushilfe als Mittel, einen unbequemen Mitarbeiter loszuwerden, nicht.
• Fahrtweg und Verkehrsmittel: 5 Kilometer mehr mit dem Auto sind etwas anderes als eine Frühschicht um 5 Uhr in einer Filiale, die ohne Auto vor 6 Uhr nicht erreichbar ist.
• Familiäre Pflichten: Kita-Abholzeiten oder Pflege von Angehörigen sind abzuwägen. Wer regelmäßig um 15 Uhr in Filiale A Schluss macht, um das Kind abzuholen, kann nicht ohne Weiteres bis 15 Uhr in der 30 Kilometer entfernten Filiale C eingeplant werden.
• Verteilung der Last: Wer immer dieselben zwei Mitarbeiter schickt, weil sie nicht widersprechen, hat ein Billigkeits- und ein Fluktuationsproblem.
• Schwerbehinderung und Gleichstellung: Hier gelten zusätzliche Pflichten zur behinderungsgerechten Beschäftigung (§ 164 Abs. 4 SGB IX), siehe Schwerbehinderung im Dienstplan.

Der Nachweis nach § 2 NachwG muss den Arbeitsort nennen oder, wenn der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Ort tätig sein soll, einen Hinweis darauf enthalten, dass er an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 NachwG). Bewährt hat sich die Formulierung „Arbeitsort ist die Filiale X. Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer vorübergehend oder dauerhaft auch in anderen Filialen im Raum Y einsetzen.“ Wer eine harte Grenze will, ergänzt eine maximale Entfernung oder eine Liste von Standorten.

Stufe 2: Der Betriebsrat, und zwar welcher

Hat das Unternehmen Betriebsräte, sind zwei Fragen zu trennen. Die erste: Ist die Aushilfe eine Versetzung? Nach § 95 Abs. 3 BetrVG ist Versetzung die Zuweisung eines anderen Arbeitsbereichs, die voraussichtlich länger als einen Monat dauert oder mit einer erheblichen Änderung der Umstände verbunden ist, unter denen die Arbeit zu leisten ist. Ein anderer Arbeitsort kann ein anderer Arbeitsbereich sein. Das heißt für die Planung:

• Einzelne Aushilfstage mit ähnlichem Arbeitsweg sind regelmäßig keine Versetzung.
• Einsätze über mehr als einen Monat in derselben anderen Filiale sind Versetzung, auch wenn sie als „Aushilfe“ bezeichnet werden.
• Kurze Einsätze mit erheblich anderen Umständen, etwa einem deutlich längeren Arbeitsweg oder ganz anderen Arbeitsbedingungen, können ebenfalls Versetzung sein.
• Arbeitsplatzwechsel als Teil der Tätigkeit: Wer nach der Art seines Arbeitsverhältnisses üblicherweise nicht ständig an einem bestimmten Arbeitsplatz arbeitet, etwa eine angestellte Springerin, wird durch den einzelnen Einsatzort nicht versetzt (§ 95 Abs. 3 Satz 2 BetrVG). Das ist ein starkes Argument für klar definierte Springerstellen statt wechselnder Ad-hoc-Aushilfen.

Liegt eine Versetzung vor und hat das Unternehmen mehr als 20 wahlberechtigte Arbeitnehmer, muss der Betriebsrat des abgebenden Betriebs zustimmen (§ 99 BetrVG). Gehört die Zielfiliale zu einem anderen Betrieb mit eigenem Betriebsrat, ist der Einsatz dort zugleich eine Einstellung, für die dessen Zustimmung nötig ist. Bei einer dauerhaften Versetzung, mit der der Mitarbeiter selbst einverstanden ist, lässt die Rechtsprechung das Zustimmungsrecht des abgebenden Betriebsrats entfallen, das des aufnehmenden bleibt.

Die zweite Frage betrifft den Dienstplan selbst. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Pausen und die Verteilung auf die Wochentage bestimmt der Betriebsrat mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG), und zwar der Betriebsrat des Betriebs, in dem gearbeitet wird. Ob jede Filiale ein eigener Betrieb ist, hängt von der Organisation ab: Filialen ohne eigene Leitung in Personalfragen sind oft nur Betriebsteile und werden dem Hauptbetrieb zugeordnet, es sei denn, sie sind räumlich weit entfernt oder eigenständig organisiert (§ 4 Abs. 1 BetrVG). Der Gesamtbetriebsrat ist nur zuständig, wenn eine Angelegenheit mehrere Betriebe betrifft und nicht durch die einzelnen Betriebsräte geregelt werden kann (§ 50 Abs. 1 BetrVG). Ein filialübergreifender Springerpool mit einheitlichen Einsatzregeln kann ein solcher Fall sein, der einzelne Filialplan ist es nicht. Mehr dazu im Beitrag Betriebsrat und Dienstplan.

Stufe 3: Ein Arbeitstag, egal an wie vielen Standorten

Das Arbeitszeitgesetz kennt keine Filialen, nur den Arbeitnehmer. Beim selben Arbeitgeber wird die gesamte Arbeitszeit eines Tages zusammengezählt. Das gilt sogar über Arbeitgebergrenzen hinweg: Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern sind zusammenzurechnen (§ 2 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 2 ArbZG). Für Mehrfilialbetriebe ergeben sich daraus vier typische Fallen:

• Ruhezeit über Nacht: Filiale A plant die Spätschicht bis 21 Uhr, Filiale B die Frühschicht ab 6 Uhr. Jede Filialleitung sieht nur ihren Plan, keiner sieht die 9 Stunden Ruhezeit statt der vorgeschriebenen 11 (§ 5 ArbZG). Siehe Ruhezeit von 11 Stunden.
• Tageshöchstarbeitszeit: Sechs Stunden in A, Fahrt, vier Stunden in B ergeben mit der Fahrt mehr als zehn Stunden. Die Grenze von acht beziehungsweise zehn Stunden (§ 3 ArbZG) gilt für die Summe.
• Pausen: Wer mehr als sechs Stunden arbeitet, braucht 30 Minuten Pause, ab neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Die Fahrt zwischen den Filialen ist keine Pause, auch wenn sie sich wie eine anfühlt. Siehe Ruhepausen.
• Wochenstunden und Arbeitszeitkonto: Wer in zwei Filialen jeweils „ein paar Stunden mehr“ arbeitet, landet schnell über dem Vertrag. Das gehört auf ein einziges Arbeitszeitkonto, nicht auf zwei Strichlisten.

Die Lösung ist organisatorisch, nicht juristisch: Ein Plan, mehrere Sichten. Jede Filialleitung plant ihren Standort, aber im selben System, in dem auch die Einsätze der anderen Filialen sichtbar sind und Konflikte bei Ruhezeit, Doppelbuchung und Höchstarbeitszeit vor der Veröffentlichung auffallen. Wer mit Excel-Dateien pro Filiale arbeitet, kann diese Prüfung nur von Hand leisten.

Stufe 4: Fahrtzeit zwischen den Filialen

Bei der Fahrtzeit sind drei Strecken auseinanderzuhalten:

Strecke	Arbeitszeit?	Praxis
Wohnung → Stammfiliale	Nein, normaler Arbeitsweg	Nicht vergütet, nicht im Plan
Filiale A → Filiale B am selben Tag	Ja, auf Anweisung des Arbeitgebers	Im Plan als Fahrtzeit einplanen, vergüten, auf Höchstarbeitszeit anrechnen
Wohnung → Aushilfsfiliale	Umstritten, soweit länger als der gewohnte Weg	Mehrzeit gegenüber dem Weg zur Stammfiliale per Regelung als Arbeitszeit buchen

Die Fahrt zwischen zwei Einsatzorten während des Arbeitstags ist eindeutig: Sie erfolgt auf Anweisung, im Interesse des Arbeitgebers und ist deshalb Arbeitszeit und vergütungspflichtig. Bei der Fahrt von zu Hause direkt zur Aushilfsfiliale fehlt eine klare höchstrichterliche Linie für den Filialeinsatz. Viele Betriebe regeln deshalb in einer Betriebsvereinbarung oder im Vertrag, dass die Mehrzeit gegenüber dem Weg zur Stammfiliale als Arbeitszeit gilt. Das ist fair, leicht zu rechnen und nimmt der Aushilfe den Beigeschmack einer unbezahlten Zusatzbelastung. Grundlagen dazu im Beitrag Reisezeit und Fahrtzeit als Arbeitszeit.

Stufe 5: Erste Tätigkeitsstätte und steuerfreie Fahrtkosten

Steuerlich hängt alles an der ersten Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 EStG). Fahrten dorthin sind normale Arbeitswege, für die der Mitarbeiter nur die Entfernungspauschale in seiner Steuererklärung ansetzen kann. Fahrten zu jeder anderen Filiale sind dagegen eine Auswärtstätigkeit, deren Kosten der Arbeitgeber steuerfrei erstatten kann (§ 3 Nr. 16 EStG).

• Zuordnung durch den Arbeitgeber geht vor: Ordnet der Arbeitgeber den Mitarbeiter dauerhaft einer Filiale zu, ist diese die erste Tätigkeitsstätte. Dauerhaft heißt unbefristet, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten. Die Zuordnung sollte schriftlich im Vertrag oder in der Personalakte stehen.
• Ohne Zuordnung entscheiden Zeitanteile: Erste Tätigkeitsstätte ist dann die Filiale, in der der Mitarbeiter typischerweise arbeitstäglich, je Woche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner Arbeitszeit tätig werden soll. Erfüllen mehrere Filialen das, bestimmt der Arbeitgeber, sonst gilt die der Wohnung nächstgelegene.
• Höchstens eine erste Tätigkeitsstätte: Je Arbeitsverhältnis gibt es nur eine. Alle anderen Filialen sind auswärtige Einsatzorte.
• Was steuerfrei erstattet werden kann: Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw pauschal 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, bei mehr als acht Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 14 Euro Verpflegungspauschale. Die Verpflegungspauschale ist bei derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate begrenzt, wenn dort an mehr als einem Tag pro Woche gearbeitet wird.

Für Springer ohne feste Filiale kann es sinnvoll sein, bewusst keine erste Tätigkeitsstätte zuzuordnen oder einen Verwaltungsstandort zu bestimmen, an dem nur gelegentlich gearbeitet wird. Dann sind alle Fahrten zu den Filialen Auswärtstätigkeit. Die Zuordnung muss aber zu den tatsächlichen Verhältnissen passen, eine reine Papierzuordnung ohne jeden Einsatz dort trägt nicht. Bei der Gestaltung lohnt ein Gespräch mit der Lohnbuchhaltung, bevor der Pool startet.

Sonderfall: Filialen in verschiedenen Gesellschaften

Viele Filialisten sind nicht eine Firma, sondern mehrere: eine GmbH je Restaurant, eine je Bundesland, eine Holding darüber. Dann ist der Einsatz in der „anderen Filiale“ ein Einsatz bei einem anderen Arbeitgeber. Arbeitet der Mitarbeiter dort nach dessen Weisungen, ist das grundsätzlich Arbeitnehmerüberlassung.

• Konzernprivileg: Zwischen Konzernunternehmen ist das AÜG weitgehend nicht anzuwenden, wenn der Arbeitnehmer nicht zum Zweck der Überlassung eingestellt und beschäftigt wird (§ 1 Abs. 3 Nr. 2 AÜG). Die Köchin der Restaurant-GmbH A, die gelegentlich im Schwesterlokal aushilft, ist davon erfasst. Der Springer, der nur eingestellt wurde, um reihum in allen Gesellschaften zu arbeiten, nicht.
• Gelegentliche Überlassung: Für Einsätze, die nur gelegentlich vorkommen und bei denen der Mitarbeiter nicht zum Zweck der Überlassung eingestellt wurde, gibt es eine weitere Ausnahme (§ 1 Abs. 3 Nr. 2a AÜG).
• Arbeitszeit: Die Stunden bei beiden Gesellschaften werden zusammengerechnet (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Hat der Mitarbeiter bei der zweiten Gesellschaft einen eigenen Minijob, prüft die Lohnabrechnung zusätzlich die sozialversicherungsrechtliche Zusammenrechnung, siehe Nebentätigkeit und Zweitjob.
• Saubere Alternativen: eine Personalgesellschaft mit Überlassungserlaubnis, die den Pool stellt, oder bei wenigen Einsätzen klar dokumentierte gelegentliche Aushilfen. Für echte Fremdfirmen gilt der Beitrag Leiharbeit im Dienstplan.

Was sonst noch an der Filialgrenze hängt

• Unterweisung: Wer in einer fremden Filiale arbeitet, muss Fluchtwege, Erste-Hilfe-Material, Notfallnummern und standortspezifische Gefahren kennen. Die Unterweisung nach § 12 ArbSchG ist auch bei Veränderungen im Aufgabenbereich zu wiederholen. Ein kurzer Standort-Check beim ersten Einsatz gehört in den Plan, nicht in die Pause.
• Qualifikationen pro Standort: Ersthelfer, Brandschutzhelfer, Kassenberechtigung, Schlüssel und Alarmcode sind oft filialgebunden. Eine Qualifikationsmatrix zeigt, wer wo allein öffnen und schließen darf.
• Datenschutz: Die Filialleitung B braucht die Schichten der Aushilfe, nicht deren Krankheitsgeschichte oder Gehalt. Rollen im Planungssystem sollten den Zugriff auf Planungsdaten beschränken, siehe Datenschutz im Dienstplan.
• Zuschläge und Kostenstellen: Gelten in den Filialen unterschiedliche Tarifverträge oder Zuschlagsregeln, richtet sich der Anspruch in der Regel nach dem Arbeitsvertrag des Mitarbeiters, nicht nach der Filiale. Die Kosten sollten aber auf die Kostenstelle der Filiale gebucht werden, in der gearbeitet wurde, sonst stimmt die Personalkostenquote pro Standort nicht.
• Bekanntgabe: Auch Aushilfseinsätze sind Dienstplanänderungen. Kurzfristige Umplanungen folgen denselben Regeln wie jede andere Dienstplanänderung.

Rechenbeispiel: Bäckereikette mit vier Filialen

Eine Bäckerei-GmbH betreibt vier Verkaufsfilialen in einer Stadt, ein Betriebsrat für das ganze Unternehmen. Verkäuferin Sara arbeitet 30 Stunden pro Woche. Ihr Vertrag nennt Filiale A als Arbeitsort und erlaubt den Einsatz „in allen Filialen im Stadtgebiet“. Filiale A ist ihr schriftlich als erste Tätigkeitsstätte zugeordnet, 5 km von ihrer Wohnung. Filiale B liegt 12 km entfernt, die Fahrt zwischen A und B dauert 20 Minuten.

In der Grippewoche plant die Leitung von Filiale B Sara für Freitag 14 bis 20 Uhr ein. Die Leitung von Filiale A hatte sie schon für Samstag 5 bis 11 Uhr geplant. Jeder Plan für sich ist korrekt.

• Ruhezeit: Freitag 20 Uhr bis Samstag 5 Uhr sind 9 Stunden. Das verstößt gegen § 5 ArbZG. Lösung: Samstag Beginn 7 Uhr in A oder Freitag Ende 18 Uhr in B. Ein gemeinsamer Plan hätte den Konflikt beim Eintragen gemeldet.
• Geteilter Tag am Mittwoch: 6 bis 10 Uhr in A, Fahrt 10 bis 10:20 Uhr, 10:20 bis 13:20 Uhr in B. Arbeitszeit inklusive Fahrt: 7 Stunden 20 Minuten. Das ist mehr als sechs Stunden, also sind 30 Minuten Pause einzuplanen, etwa 12 bis 12:30 Uhr in B, Ende dann 13:50 Uhr. Die 20 Minuten Fahrt werden bezahlt und erscheinen im Plan als eigener Block.
• Fahrtkosten: Am Freitag fährt Sara von zu Hause nach B und zurück, 2 × 12 km = 24 km. B ist nicht ihre erste Tätigkeitsstätte, die Bäckerei kann 24 × 0,30 Euro = 7,20 Euro steuerfrei erstatten. Am Mittwoch: Fahrt A nach B 8 km und B nach Hause 12 km. Steuerfrei erstattbar sind die 20 km ab A, also 6,00 Euro, die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte A am Morgen nicht.
• Fahrtzeit am Freitag: Der Weg nach B dauert 25 statt der gewohnten 10 Minuten zu A. Laut Betriebsvereinbarung werden die 15 Minuten Mehrzeit je Richtung, also 30 Minuten, als Arbeitszeit gebucht.
• Betriebsrat: Ein einzelner Aushilfstag in derselben Stadt ist keine Versetzung. Würde Sara für sechs Wochen nach B geschickt, um eine Elternzeitvertretung zu überbrücken, wäre die Zustimmung nach § 99 BetrVG einzuholen.
• Kosten: Die Stunden in B, die Fahrtzeit und die Fahrtkostenerstattung werden auf die Kostenstelle von B gebucht. Die Personalkostenquote von A wird so nicht durch eine fremde Krankheitswelle verzerrt.

Typische Fehler

• Jede Filiale plant in einer eigenen Datei. Ruhezeit- und Höchstarbeitszeitverstöße entstehen dann zwischen den Dateien, wo sie niemand sieht.
• Vertrag mit fester Filiale, aber gelebter Springerbetrieb. Widerspricht ein Mitarbeiter, hat der Arbeitgeber keine Grundlage.
• Fahrt zwischen Filialen als Pause buchen. Sie ist Arbeitszeit und ersetzt keine Pause.
• „Aushilfe“ über Monate ohne Betriebsrat. Ab einem Monat ist es eine Versetzung, egal wie sie heißt.
• Keine schriftliche Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte. Dann entscheiden Zeitanteile, und die steuerfreie Erstattung wird zur Rechenaufgabe für jeden Monat.
• Schwestergesellschaften als eine Firma behandeln. Arbeitsrechtlich sind es verschiedene Arbeitgeber, mit Folgen für AÜG und Arbeitszeitsumme.
• Immer dieselben schicken. Unbillig, unfair und der schnellste Weg zur Kündigung der flexibelsten Leute.

Checkliste für Mehrfilialbetriebe

• Haben alle Verträge eine Stammfiliale plus Einsatzklausel, und nennt der Nachweis die Möglichkeit wechselnder Arbeitsorte?
• Ist für jeden Mitarbeiter die erste Tätigkeitsstätte schriftlich festgelegt?
• Gibt es definierte Springerstellen statt wechselnder Ad-hoc-Aushilfen?
• Planen alle Filialen im selben System, mit Konfliktprüfung für Ruhezeit, Pausen und Doppelbuchung?
• Ist geregelt, wie Fahrten zwischen Filialen und die Mehrzeit zur Aushilfsfiliale als Arbeitszeit gebucht werden?
• Ist geklärt, welcher Betriebsrat für welche Filiale zuständig ist und ab wann eine Aushilfe eine Versetzung wird?
• Werden Einsätze in Schwestergesellschaften auf AÜG und Arbeitszeitsumme geprüft?
• Werden Stunden und Fahrtkosten auf die Kostenstelle der Einsatzfiliale gebucht?
• Bekommen Aushilfen beim ersten Einsatz eine Standort-Unterweisung?
• Ist die Last der Aushilfen fair verteilt und wird das regelmäßig ausgewertet?

Eine Dienstplan-Software mit mehreren Standorten zeigt alle Einsätze eines Mitarbeiters in einem Plan, prüft Ruhezeit und Höchstarbeitszeit über Filialgrenzen hinweg, bucht Stunden auf die richtige Kostenstelle und gibt jeder Filialleitung nur die Daten, die sie braucht. Welche Lösungen das können, zeigt der Vergleich der Dienstplan-Software.

Fazit

Ein gemeinsamer Personalpool über mehrere Filialen ist eines der wirksamsten Mittel gegen Ausfälle, aber nur, wenn die Grundlagen stimmen. Der Vertrag muss den Einsatz in anderen Filialen erlauben, die einzelne Weisung muss fair sein, und längere Einsätze brauchen den Betriebsrat. Für den Dienstplan gilt vor allem ein Satz: Das Arbeitszeitgesetz rechnet pro Mensch, nicht pro Filiale. Wer alle Standorte in einem Plan führt, die Fahrtzeit sauber bucht und die erste Tätigkeitsstätte festlegt, vermeidet die typischen Verstöße und kann Fahrtkosten steuerfrei erstatten.