Stempelzeit gegen Dienstplan: Rundung, Karenzzeiten, Schichtbewertung und der Soll-Ist-Abgleich — was bei Abweichungen zwischen Plan und Stempeluhr bezahlt werden muss, was gekappt werden darf und wo der Zoll hinschaut

Eine Frühschicht, sechs Stempelungen

Die Frühschicht im Wohnbereich beginnt laut Dienstplan um 6:00 Uhr und endet um 14:00 Uhr, 30 Minuten Pause. Sechs Beschäftigte sind eingeteilt. Das Terminal zeichnet auf: 5:41, 5:52, 5:58, 6:03, 6:04 und 6:11 Uhr. Am Ende des Tages: 13:55, 14:00, 14:02, 14:09, 14:17 und 14:31 Uhr. Die Pausen hat niemand gestempelt; das System zieht 30 Minuten automatisch ab.

Die Abrechnung im Betrieb sieht so aus: Alle sechs Beschäftigten werden mit 7,5 Stunden gebucht, weil das System auf „Schichtbewertung“ steht — was vor 6:00 Uhr und nach 14:00 Uhr liegt, wird auf die Planzeit gesetzt. Die Kollegin mit 6:11 Uhr wird mit 15 Minuten Verspätung geführt, weil das System den Beginn auf die Viertelstunde aufrundet. Der Kollege mit 14:31 Uhr hat 31 Minuten Überzeit im Rohprotokoll, die nicht bezahlt werden, weil sie nicht genehmigt sind.

Was tatsächlich passiert ist: Die Kollegin mit 5:41 Uhr hat die Übergabe der Nachtwache angenommen, weil die Nachtwache um 6:00 Uhr nicht mehr da sein darf. Die Kollegin mit 6:11 Uhr hat um 6:11 Uhr angefangen — sie war elf Minuten zu spät, nicht fünfzehn. Der Kollege mit 14:31 Uhr hat bis 14:31 Uhr gearbeitet, weil die Spätschicht um 14:00 Uhr mit zwei statt drei Personen kam und die Wohnbereichsleitung ihn gebeten hat, „noch kurz zu bleiben“. Und zwei der sechs hatten keine Pause, weil um 10:00 Uhr ein Sturz auf dem Flur war.

In diesem Betrieb sind an einem einzigen Vormittag vier Rechtsverstöße entstanden, ohne dass jemand etwas Böses wollte: 19 Minuten unbezahlte Übergabe, 4 Minuten Rundungsverlust, 31 Minuten gekappte geduldete Mehrarbeit und zweimal 30 Minuten Pausenabzug ohne Pause. Der Beitrag erklärt, welche Regeln hier verletzt sind, welche Bewertungsregeln zulässig wären und wie ein Soll-Ist-Abgleich aussieht, der die Abweichungen nicht versteckt, sondern klärt.

Drei Ebenen: Rohzeit, Planzeit, bewertete Zeit

Fast jeder Streit über Stempelzeiten entsteht, weil drei Dinge in einem Feld landen, die getrennt gehören. Die Zeiterfassung im Schichtbetrieb arbeitet auf drei Ebenen, und jede hat eine eigene Rechtsgrundlage.

Ebene	Was sie ist	Rechtsgrundlage	Wer sie ändern darf
Rohzeit	Der aufgezeichnete Zeitpunkt des Ein- und Ausstempelns, minutengenau, samt Terminal, Gerät oder Standort	Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG (Minijob, § 2a SchwarzArbG-Branchen), § 16 Abs. 2 ArbZG, § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in der Auslegung des BAG (1 ABR 22/21)	Niemand nachträglich; Korrekturen nur als neuer Eintrag mit Protokoll
Planzeit	Schichtbeginn, Schichtende und Pausen laut Dienstplan	Direktionsrecht nach § 106 GewO, Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG, Bekanntgabefrist	Der Arbeitgeber innerhalb der Grenzen des Plans; Änderungen nach den Regeln der Dienstplanänderung
Bewertete Zeit	Die Zeit, die nach Anwendung der Bewertungsregeln (Schichtbewertung, Toleranz, Pausenabzug, Genehmigung) in Abrechnung und Arbeitszeitkonto einfließt	Vergütungsanspruch nach § 611a Abs. 2 BGB, § 612 BGB, § 3 MiLoG, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung	Das System nach vereinbarten Regeln; manuelle Eingriffe nur im Vier-Augen-Verfahren

Aus dieser Trennung folgt der wichtigste Satz dieses Beitrags: Die Bewertung darf die Rohzeit nicht ersetzen. Ein System, das die Stempelung um 5:41 Uhr in eine Buchung um 6:00 Uhr verwandelt und den ursprünglichen Wert verwirft, hat die Aufzeichnung vernichtet, die § 17 MiLoG und § 16 ArbZG verlangen. Bei einer Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls oder die Arbeitsschutzbehörde gibt es dann nur noch bewertete Zeiten — und die stimmen mit dem Dienstplan verdächtig gut überein. Genau das ist das Muster, das Prüfer als Hinweis auf eine unvollständige Aufzeichnung lesen.

Die Aufzeichnungspflicht des § 17 Abs. 1 MiLoG verlangt Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags, zwei Jahre aufbewahrt. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt die Aufzeichnung der über acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeit — ebenfalls zwei Jahre. Und seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 gilt für alle Arbeitgeber die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, ein System einzuführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst werden. Alle drei Pflichten meinen die tatsächliche Zeit. Eine gerundete, bewertete oder auf Plan gesetzte Zeit ist keine Aufzeichnung der tatsächlichen Zeit. Mehr zur Aufzeichnungspflicht im Beitrag zu § 17 MiLoG und zur Zeiterfassungspflicht 2026.

Was Arbeitszeit ist — und was die Stempeluhr nicht entscheidet

Die Stempeluhr misst Anwesenheit. Bezahlt wird Arbeit. Beides fällt meistens zusammen, aber nicht immer, und die Ränder der Schicht sind der Ort, an dem es auseinanderfällt.

Arbeit im vergütungsrechtlichen Sinn ist nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts jede Tätigkeit, die als solche der Befriedigung eines fremden Bedürfnisses dient — also alles, was der Beschäftigte tut, weil der Arbeitgeber es will oder braucht. Dazu gehören die Übergabe, das Hochfahren der Kasse, das Vorbereiten des Arbeitsplatzes, das angeordnete Umkleiden in auffällige Dienstkleidung (BAG 6. September 2017 — 5 AZR 382/16) und das Warten auf eine Ablösung, ohne die man nicht gehen darf. Nicht dazu gehören der Weg von der Haustür zum Terminal, der Kaffee vor Schichtbeginn, das Gespräch mit Kollegen nach Schichtende und das freiwillige Umziehen, wenn die Kleidung auch zu Hause angelegt werden darf. Mehr dazu im Beitrag zu Umkleide- und Wegezeiten.

Der Vergütungsanspruch folgt aus § 611a Abs. 2 BGB: Der Arbeitgeber ist zur Zahlung der vereinbarten Vergütung verpflichtet — für die geleistete Arbeit. Drei Konsequenzen für die Stempelzeit:

• Frühes Stempeln ohne Arbeit begründet keinen Anspruch. Wer um 5:41 Uhr stempelt und bis 6:00 Uhr in der Kantine sitzt, hat nicht gearbeitet. Der Betrieb darf die Zeit ab 6:00 Uhr bewerten.
• Frühes Stempeln mit Arbeit begründet ihn. Wer um 5:41 Uhr stempelt und die Übergabe annimmt, arbeitet ab 5:41 Uhr. Dass der Plan 6:00 Uhr sagt, ändert daran nichts; der Plan war falsch, nicht die Stempelung.
• Spätes Ausstempeln ist für sich weder Überstunde noch Nichtarbeit. Ob die 31 Minuten nach 14:00 Uhr Arbeit waren, entscheidet, was in ihnen geschehen ist — und ob der Arbeitgeber es veranlasst hat.

Der Plan hat in diesem System eine bestimmte Funktion: Er ist die Anordnung des Arbeitgebers, wann gearbeitet werden soll, und damit die Vermutungsgrundlage. Wer zur Planzeit anwesend ist, hat nach der Lebenserfahrung gearbeitet; wer außerhalb der Planzeit anwesend ist, hat es vielleicht. Bewertungsregeln sind der Versuch, dieses „vielleicht“ automatisiert zu beantworten — und sie sind nur so gut, wie die Annahme stimmt, auf der sie beruhen.

Die Bewertungsregeln: Was zulässig ist und was nicht

Zeiterfassungssysteme bieten ein Dutzend Einstellungen für den Umgang mit Abweichungen. Die Tabelle ordnet die üblichen Regeln rechtlich ein. Maßstab ist jeweils: Wird Arbeit ausgeblendet (unzulässig) oder nur Nichtarbeit (zulässig, wenn vereinbart)?

Regel	Beispiel	Einordnung	Bedingung
Schichtbewertung (Kappung auf Plan)	Stempelung 5:52 Uhr, Plan 6:00 Uhr → Beginn 6:00 Uhr	Zulässig, soweit vor Plan nicht gearbeitet wird	Anweisung, vor Schichtbeginn nicht zu arbeiten; Übergabe, Rüst- und Umkleidezeit im Plan enthalten; Rohzeit bleibt erhalten; Abweichung bei Arbeit meldbar
Karenzzeit beim Kommen	Bis 5 Minuten nach Plan gilt als pünktlich, keine Minusbuchung	Zulässig, begünstigt Beschäftigte	Einheitlich angewendet; keine Grundlage für Kürzung bei früherem Kommen
Verspätung minutengenau	Stempelung 6:11 Uhr → 11 Minuten Minus auf dem Konto	Zulässig	Keine Arbeit vor 6:11 Uhr; Minus nur für tatsächlich fehlende Zeit
Aufrundung der Verspätung	Stempelung 6:11 Uhr → Beginn 6:15 Uhr	Unzulässig	Streicht 4 Minuten geleisteter Arbeit; § 611a BGB, bei Mindestlohn § 3 MiLoG
Abrundung des Endes	Stempelung 14:09 Uhr → Ende 14:00 Uhr	Unzulässig, wenn bis 14:09 Uhr gearbeitet wurde; zulässig als Schichtbewertung, wenn nicht	Nur mit Meldeweg für tatsächliche Arbeit nach Plan-Ende
Symmetrische Rundung	Alle Stempelungen kaufmännisch auf 5 oder 15 Minuten gerundet	In der Vergütung vertretbar; in der Aufzeichnung unzulässig	Vereinbart; Rohzeit erhalten; über den Monat kein systematischer Nachteil; Mindestlohn je Stunde gewahrt
Genehmigungspflicht für Überzeit	Zeit nach Plan-Ende wird erst nach Freigabe bewertet	Zulässig als Klärungsverfahren; unzulässig als Kappungsinstrument	Freigabe praktisch erreichbar; geduldete Mehrarbeit wird freigegeben; nicht freigegebene Zeit wird begründet abgelehnt und protokolliert
Automatischer Pausenabzug	Bei Anwesenheit über 6 Stunden werden 30 Minuten abgezogen	Zulässig nur als korrigierbare Voreinstellung	Meldung „keine Pause“ ohne Nachteil; Auswertung als Arbeitsschutzverstoß; besser aktive Pausenstempelung
Höchstgrenze je Tag	Über 10 Stunden wird nicht bewertet	Unzulässig	Die Zeit ist zu vergüten und nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen — der Verstoß gegen § 3 ArbZG wird durch Kappung nicht geheilt, sondern verdeckt
Auffüllen auf Plan bei fehlender Stempelung	Kein Ausstempeln → Ende 14:00 Uhr	Zulässig als Vorschlag, unzulässig als stille Buchung	Korrekturantrag mit Begründung und Freigabe; Protokoll

Warum die einseitige Rundung unwirksam ist

Die Viertelstundenrundung stammt aus der Zeit der Stechkarten, als Lohnbüros mit Papier rechneten. Heute ist sie nur noch eine Systemeinstellung — und in ihrer verbreitetsten Form eine unwirksame. Die Regel „Beginn wird aufgerundet, Ende abgerundet“ nimmt bei jeder Stempelung, die nicht exakt auf der Viertelstunde liegt, Zeit weg: im Schnitt sieben Minuten pro Ereignis, vierzehn pro Tag, bei 21 Arbeitstagen fast fünf Stunden im Monat. Für diese Stunden gibt es keinen Rechtsgrund. § 611a Abs. 2 BGB verpflichtet zur Vergütung der geleisteten Arbeit; eine Vereinbarung, die geleistete Arbeit unbezahlt lässt, ist in Allgemeinen Geschäftsbedingungen eine unangemessene Benachteiligung nach § 307 BGB und in Betriebsvereinbarungen ein Verstoß gegen § 75 BetrVG.

Bei Beschäftigten im Mindestlohnbereich kommt § 3 MiLoG hinzu: Vereinbarungen, die den Anspruch auf den Mindestlohn unterschreiten, sind unwirksam. Wer für 8 Stunden und 14 Minuten Arbeit 8 Stunden zu 13,90 Euro erhält, bekommt für die geleistete Zeit 13,50 Euro je Stunde. Das ist ein Mindestlohnverstoß, und der Zoll prüft ihn genau so: Er vergleicht die tatsächlich geleistete Zeit — soweit er sie rekonstruieren kann — mit dem gezahlten Entgelt. Bei einem Minijob wird die gekappte Zeit außerdem zur Sozialversicherungsfrage, weil sie den Stundenlohn unter den Mindestlohn drückt und damit bei richtiger Berechnung die 603-Euro-Grenze überschritten sein kann. Siehe dazu den Beitrag zum Minijob im Dienstplan.

Die symmetrische, kaufmännische Rundung — bis sieben Minuten ab, ab acht Minuten auf — nimmt im Durchschnitt niemandem etwas, weil Auf- und Abrundungen sich über den Monat ausgleichen. Sie ist deshalb in der Vergütung vertretbar, wenn sie vereinbart ist. Zwei Einwände bleiben: Die Aufzeichnung muss trotzdem minutengenau sein, sodass die Rundung nur auf einer zweiten Ebene stattfinden kann; und bei Beschäftigten, deren Schicht regelmäßig so liegt, dass die Rundung systematisch in eine Richtung wirkt — etwa weil die Übergabe immer bis 14:06 Uhr dauert —, ist sie nicht mehr symmetrisch. In einer Software, die minutengenau rechnet, gibt es keinen Grund mehr für sie. Die Empfehlung lautet: gar nicht runden.

Schichtbewertung: die zulässige Kappung — unter Bedingungen

Die Schichtbewertung ist das Gegenstück zur Rundung: Sie ignoriert Anwesenheit außerhalb des Plans, nicht Arbeit. Wer um 5:52 Uhr stempelt und um 6:00 Uhr beginnt, hat acht Minuten gewartet, und Warten ohne Anordnung ist keine Arbeitszeit. Die Schichtbewertung ist deshalb zulässig — aber nur, wenn ihre Annahme stimmt: dass vor Schichtbeginn nicht gearbeitet wird.

In den meisten Schichtbetrieben stimmt sie nicht von selbst. Die Übergabe in der Pflege, der Kassenaufbau im Handel, das Aufschließen und Hochfahren in der Produktion, die Vorbereitung der Station im Krankenhaus: Überall beginnt die Arbeit, bevor die Schicht nach Plan beginnt, weil der Plan Schichtwechsel als Zeitpunkt behandelt, während er in Wirklichkeit ein Zeitraum ist. Eine Schichtbewertung, die das ausblendet, ist keine Bewertung von Nichtarbeit, sondern eine Kappung von Arbeit — mit denselben Folgen wie die Rundung.

Die Schichtbewertung ist deshalb nur unter vier Bedingungen zulässig:

1. Der Plan enthält die Arbeit. Übergabe, Rüstzeit, angeordnetes Umkleiden und Kassenabschluss stehen im Plan — als überlappende Schichten, als Übergabepuffer oder als eigener Schichtbaustein. Eine Frühschicht, die um 5:45 Uhr mit der Übergabe beginnt, beginnt im Plan um 5:45 Uhr.
2. Es gibt eine klare Anweisung, außerhalb des Plans nicht zu arbeiten. Und Vorgesetzte, die sie durchsetzen — die also nicht „noch kurz“ um etwas bitten, das nicht bewertet wird.
3. Es gibt einen Meldeweg. Wer außerhalb des Plans arbeiten musste, meldet das, die Führungskraft gibt frei, die Zeit wird bewertet. Der Meldeweg muss so einfach sein, dass er genutzt wird — ein Knopf in der App, nicht ein Formular in der Personalabteilung.
4. Die Rohzeit bleibt erhalten. Wer prüft, kann Stempelung und Bewertung nebeneinander sehen. Und wer regelmäßig 15 Minuten vor Plan stempelt, wird angesprochen — nicht, weil er falsch stempelt, sondern weil der Plan möglicherweise falsch ist.

Überzeit nach Plan-Ende: Wann sie zu bezahlen ist

Das Ausstempeln um 14:31 Uhr bei Plan-Ende 14:00 Uhr ist die häufigste Abweichung im Schichtbetrieb und die rechtlich am schärfsten geregelte. Die Frage ist nicht, ob der Beschäftigte da war, sondern ob die Mehrarbeit dem Arbeitgeber zuzurechnen ist.

Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (10. April 2013 — 5 AZR 122/12) sind Überstunden zu vergüten, wenn sie angeordnet (die Führungskraft sagt: „Bleib bis die Ablösung da ist“), gebilligt (die Führungskraft erfährt hinterher davon und ist einverstanden), geduldet (der Arbeitgeber weiß, dass regelmäßig länger gearbeitet wird, und schreitet nicht ein) oder zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig waren (die Aufgabe ist in der Planzeit objektiv nicht zu schaffen). Fehlt alles davon — der Beschäftigte bleibt aus eigenem Antrieb und ohne Not —, besteht kein Vergütungsanspruch. Die Grundlagen zu Anordnung, Zuschlag und Verfall im Beitrag zu Überstunden.

Im Prozess trägt der Beschäftigte die Darlegungs- und Beweislast. Das Bundesarbeitsgericht hat das nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Zeiterfassung (14. Mai 2019 — C-55/18) ausdrücklich bestätigt (4. Mai 2022 — 5 AZR 359/21): Die unionsrechtliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ändert nichts an der Verteilung der Darlegungslast im Überstundenprozess. Der Beschäftigte muss vortragen, an welchen Tagen er von wann bis wann gearbeitet hat und dass der Arbeitgeber die Mehrarbeit veranlasst hat. Das klingt nach einem Vorteil für den Betrieb. In der Praxis wendet es sich gegen den Betrieb, der seine Rohzeiten kappt: Der Beschäftigte legt seine eigenen Notizen oder Screenshots der App vor; der Betrieb kann keine Aufzeichnung dagegenhalten, weil er die Rohzeit überschrieben hat; und das Gericht wird die Kappung als Indiz dafür werten, dass der Betrieb wusste, was er nicht sehen wollte.

Das Genehmigungsverfahren richtig aufsetzen

Ein Genehmigungsverfahren für Überzeit ist zulässig und sinnvoll. Es hat aber eine Funktion, die oft missverstanden wird: Es klärt, ob in der Zeit nach Plan-Ende gearbeitet wurde und ob der Arbeitgeber das veranlasst hat. Es ist kein Verfahren, in dem der Arbeitgeber entscheidet, ob er geleistete Arbeit bezahlt. Drei Regeln machen den Unterschied:

• Die Ablehnung braucht einen Grund, und der Grund muss „nicht gearbeitet“ oder „nicht veranlasst“ heißen. „Nicht genehmigt“ ist keine Begründung. Eine Ablehnung, die weder das eine noch das andere behauptet, ist die Weigerung, geschuldete Vergütung zu zahlen.
• Die Genehmigung ist praktisch erreichbar. Wenn die Wohnbereichsleitung um 14:00 Uhr nicht da ist, um die Überzeit freizugeben, und die Beschäftigten trotzdem bleiben müssen, ist die Genehmigung eine Fiktion — und die Duldung real.
• Regelmäßige Überzeit ist ein Planungssignal. Wer jede Woche dieselben 20 Minuten nach der Spätschicht freigibt, plant die Spätschicht 20 Minuten zu kurz. Das Genehmigungsverfahren ist dann nicht die Lösung, sondern der Beleg für das Problem.

Wo Überzeit systematisch nicht bewertet wird, entsteht neben dem Vergütungsproblem ein zweites: Die Aufzeichnung nach § 16 Abs. 2 ArbZG wird falsch, weil Arbeitszeit über acht Stunden nicht mehr erkennbar ist. Das ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG, und wo die Kappung die Überschreitung der Zehn-Stunden-Grenze verdeckt, kommt § 22 Abs. 1 Nr. 1 hinzu. Der Beitrag zu Arbeitszeitbetrug im Dienstplan behandelt diese Kehrseite ausführlich.

Der automatische Pausenabzug

Kein anderer Systemparameter produziert so zuverlässig unbezahlte Arbeit wie der automatische Pausenabzug. Die Einstellung ist einfach: Bei Anwesenheit über sechs Stunden werden 30 Minuten abgezogen, über neun Stunden 45. Sie bildet § 4 ArbZG ab — und unterstellt, dass die Pause genommen wurde.

Unbezahlt ist eine Pause nur, wenn sie eine Pause war: eine im Voraus feststehende Unterbrechung, in der der Beschäftigte weder arbeiten noch sich zur Arbeit bereithalten muss. Die Pflegekraft, die während der „Pause“ den Rufer bedient, hat keine Pause; der Koch, der bei vollem Haus durcharbeitet, ebenso wenig; die Verkäuferin, die allein im Laden ist und die Tür nicht abschließen darf, hat Arbeitsbereitschaft, keine Pause. In all diesen Fällen zieht das System 30 Minuten ab, die gearbeitet wurden. Das ist derselbe Verstoß wie bei der Rundung — nur größer.

Zugleich ist die nicht genommene Pause ein Arbeitsschutzverstoß, für den der Arbeitgeber haftet (§ 22 Abs. 1 Nr. 2 ArbZG). Der automatische Abzug verdeckt ihn: In der Auswertung sieht der Betrieb 30 Minuten Pause an jedem Tag, obwohl an vielen Tagen keine war. Bei einer Prüfung durch die Arbeitsschutzbehörde ist das eine schlechte Position — der Betrieb kann nicht belegen, dass Pausen gewährt wurden, und die Beschäftigten werden befragt.

Zulässig ist der automatische Abzug deshalb nur in einer Ausgestaltung: als Voreinstellung, die die Beschäftigten ohne Nachteil korrigieren können, mit einer Auswertung der Korrekturen als Frühwarnsystem. Besser ist die aktive Pausenstempelung — sie liefert den Nachweis, dass die Pause gewährt wurde — oder zumindest die Pausenbestätigung beim Ausstempeln („Haben Sie Ihre Pause genommen? Ja / Nein / Verkürzt auf …“). Die Regeln zur Pausengestaltung, zur 15-Minuten-Teilung und zur Bezahlung stehen im Beitrag zu den Ruhepausen nach § 4 ArbZG.

Fehlende, doppelte und fremde Stempelungen

Ein Zeiterfassungssystem im Schichtbetrieb erzeugt pro Monat und Beschäftigtem zwischen 40 und 90 Stempelungen. Ein bis drei Prozent davon sind fehlerhaft: vergessen, doppelt, am falschen Terminal, für den Kollegen. Der Umgang mit diesen Fällen ist keine Nebensache, sondern der Teil des Systems, den Prüfer und Gerichte am genauesten ansehen — weil sich hier zeigt, ob die Aufzeichnung verlässlich ist.

Fall	Was gilt	Verfahren
Einstempeln vergessen	Die Arbeit ist zu vergüten; die Aufzeichnung ist unvollständig	Korrekturantrag mit tatsächlicher Zeit und Begründung, Prüfung durch Führungskraft (Plan, Übergabe, Kasse, Zeugen), Freigabe, Protokoll mit Ursprungswert
Ausstempeln vergessen	Wie oben; das System darf das Plan-Ende vorschlagen, nicht still buchen	Automatischer Hinweis am Folgetag; Korrektur binnen 7 Kalendertagen (§ 17 MiLoG-Frist)
Doppelte Stempelung	Ein Eintrag ist zu verwerfen; welcher, ergibt sich aus dem Kontext	Systemseitige Erkennung (zwei Kommen ohne Gehen), Korrektur mit Protokoll
Stempeln für Kollegen („Buddy Punching“)	Arbeitszeitbetrug des begünstigten Beschäftigten und Beihilfe des stempelnden; außerordentliche Kündigung möglich (BAG 9. Juni 2011 — 2 AZR 381/10 zur Manipulation der Zeiterfassung)	Verbot in der Stempelordnung; personengebundene Stempelung (Chip, PIN, App); Aufklärung im Einzelfall, Anhörung, Betriebsrat nach § 102 BetrVG
Stempelung außerhalb des Betriebs (App, Homeoffice, Außendienst)	Zulässig; Standort darf zum Stempelzeitpunkt erhoben werden, wenn erforderlich	Regel in der Betriebsvereinbarung; keine Dauerortung; Zweck und Löschfrist festlegen
Stempelung durch Führungskraft nachträglich geändert	Zulässig nur mit Protokoll; stille Änderung vernichtet die Aufzeichnung	Änderungsprotokoll mit Datum, Bearbeiter, Ursprungswert, neuem Wert, Grund; Vier-Augen-Prinzip; Beschäftigter wird informiert

Zwei Punkte sind über alle Fälle hinweg entscheidend. Erstens: Jede Korrektur ist ein neuer Eintrag, keine Überschreibung. Die Rohzeit — auch die fehlerhafte — bleibt sichtbar, die Korrektur steht daneben mit Grund und Bearbeiter. Systeme, die das Änderungsprotokoll nicht führen, erfüllen die Anforderung an eine „verlässliche“ Aufzeichnung im Sinne des EuGH-Urteils nicht. Zweitens: Der Beschäftigte sieht seine Zeiten. Das ist nicht nur ein Datenschutzrecht (Art. 15 DSGVO), sondern das wirksamste Korrekturinstrument: Wer seine Zeiten in der App sieht, meldet die fehlende Stempelung am selben Tag, nicht am Monatsende.

Mitbestimmung: Jeder Regler ist ein Mitbestimmungstatbestand

In Betrieben mit Betriebsrat sind die Bewertungsregeln keine Systemeinstellung, sondern Gegenstand einer Betriebsvereinbarung. Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) die Grenze gezogen: Ob Arbeitszeit erfasst wird, steht nicht zur Disposition, weil § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG es bereits verlangt — insoweit hat der Betriebsrat kein Initiativrecht. Wie sie erfasst wird, unterliegt der Mitbestimmung in vollem Umfang.

Regelungsgegenstand	Mitbestimmungstatbestand	Folge bei Fehlen
Zeiterfassungssystem, Terminal, App, Auswertungen, Abweichungsberichte	§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG — technische Einrichtung zur Überwachung	Unterlassungsanspruch des Betriebsrats; Beweisverwertungsverbot im Einzelfall möglich
Schichtbewertung, Karenzzeit, Toleranzfenster, Genehmigung von Überzeit	§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG — Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit; Nr. 3 bei vorübergehender Verlängerung	Belastende Regel unwirksam (Theorie der Wirksamkeitsvoraussetzung)
Pausenabzug, Pausenstempelung, Pausenbestätigung	§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG — Verteilung der Arbeitszeit einschließlich der Pausen	Wie oben
Stempelordnung: Stempeln nur in Dienstkleidung, Verbot des Fremdstempelns, Meldepflichten	§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG — Ordnung des Betriebs	Abmahnung wegen Verstoßes gegen eine unwirksame Regel angreifbar
Rundung, soweit sie die Vergütung berührt	§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG — betriebliche Lohngestaltung (nur Verteilungsgrundsätze)	Wie oben; zusätzlich § 611a BGB
Korrekturverfahren, Änderungsprotokoll, Zugriffsrechte, Löschfristen	§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; ergänzend § 26 BDSG, Art. 88 DSGVO	Wie oben

Die Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung ist deshalb keine Formalie, sondern das Dokument, in dem die Bewertungsregeln stehen müssen, damit sie gelten. Betriebe, die die Regeln allein in der Software konfiguriert haben, sollten sie in die Vereinbarung überführen — und dabei feststellen, dass einige davon nicht vereinbarungsfähig sind, weil sie Arbeit statt Nichtarbeit ausblenden. Mehr zu den Mitbestimmungsrechten im Beitrag zu Betriebsrat und Dienstplan.

Datenschutz: Was aus Stempeldaten gemacht werden darf

Stempeldaten sind personenbezogene Daten, deren Verarbeitung nach § 26 Abs. 1 BDSG zulässig ist, soweit sie für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist — die Aufzeichnung selbst, die Abrechnung, die Kontrolle der Arbeitspflicht. Vier Grenzen sind in der Praxis relevant:

• Zweckbindung. Die Daten dienen der Zeiterfassung und Vergütung. Eine Auswertung, wer wie oft zu spät kommt, ist Kontrolle der Arbeitspflicht und zulässig; eine Auswertung, wer wie lange auf der Toilette war, ist es nicht. Auswertungen, die Beschäftigte vergleichen oder in Ranglisten stellen, sind Leistungskontrolle und brauchen die Betriebsvereinbarung.
• Datensparsamkeit beim Standort. Die GPS-Stempelung darf den Ort zum Zeitpunkt der Stempelung erfassen, wenn der Betrieb ihn braucht — bei mobilen Diensten, an mehreren Standorten. Sie darf nicht zur laufenden Ortung werden. Standort nur beim Stempeln, nicht dazwischen, und nur, wo er der Verifikation dient.
• Transparenz. Die Beschäftigten müssen wissen, welche Regeln auf ihre Stempelungen angewendet werden (Art. 13 DSGVO) und ihre Zeiten einsehen können (Art. 15). Eine App, die die bewertete Zeit zeigt, aber die Rohzeit verbirgt, verletzt beides.
• Löschung. Rohzeiten und bewertete Zeiten sind nach § 17 MiLoG und § 16 ArbZG zwei Jahre aufzubewahren, als Lohnunterlagen nach § 8 BVV sechs Jahre nach Ende des Kalenderjahrs; Abweichungs- und Verspätungsauswertungen dagegen nur, solange ein Anlass besteht — spätestens mit einer Abmahnung werden sie Teil der Personalakte, sonst sind sie zu löschen.

Die Grundlagen zur Rechtsgrundlage, zum Aushang und zu Löschfristen im Beitrag zu Datenschutz im Dienstplan.

Der Soll-Ist-Abgleich: So läuft das Verfahren

Wer die drei Ebenen trennt und die Bewertungsregeln vereinbart hat, braucht noch ein Verfahren, das die Abweichungen zwischen Plan und Stempelung tatsächlich klärt — täglich, nicht am Monatsende. Das Verfahren hat fünf Schritte.

1. Rohzeit speichern. Jede Stempelung wird minutengenau mit Quelle (Terminal, App, Standort) und Zeitstempel gespeichert und nie überschrieben. Die Rohzeit ist die Aufzeichnung.
2. Abweichung erkennen. Das System vergleicht Rohzeit mit Planzeit und erzeugt für jede Abweichung außerhalb des Toleranzfensters ein Ereignis: zu früh gekommen, zu spät gekommen, zu früh gegangen, Überzeit, fehlende Stempelung, keine Pause gemeldet. Ein Ereignis ist keine Buchung — es ist eine Frage.
3. Ereignis klären. Der Beschäftigte sieht das Ereignis in seiner App und ergänzt es („Übergabe angenommen“, „Ablösung fehlte“, „Bus verpasst“). Die Führungskraft entscheidet binnen einer Frist — sinnvoll sind drei Arbeitstage, die Obergrenze ist die Sieben-Tage-Frist des § 17 MiLoG —, ob gearbeitet wurde und ob die Arbeit veranlasst war. Die Entscheidung wird begründet. Wo keine Entscheidung fällt, gilt die Angabe des Beschäftigten — nicht der Plan.
4. Bewerten und buchen. Aus Rohzeit, Bewertungsregeln und geklärten Ereignissen entsteht die bewertete Zeit, die in Lohnabrechnung und Arbeitszeitkonto fließt. Rohzeit und bewertete Zeit bleiben nebeneinander sichtbar.
5. Auswerten. Die Ereignisse werden nach Team, Schicht und Typ ausgewertet — nicht nach Person. Eine Frühschicht, die jeden Tag 15 Minuten „zu früh gekommen“ produziert, hat eine Übergabe, die im Plan fehlt. Eine Spätschicht mit 30 Minuten Überzeit an jedem Freitag ist unterbesetzt. Die Auswertung ist der Rückkanal vom Ist zum Plan.

Rechenbeispiel: Die Frühschicht vom Anfang, richtig bewertet

Beschäftigte(r)	Rohzeit	Ereignis und Klärung	Bewertete Zeit
A	5:41 – 14:00, keine Pause gemeldet	Zu früh (19 Min.): „Übergabe Nachtwache angenommen“ — freigegeben. Pause: bestätigt	8:19 Std. abzüglich 30 Min. = 7:49 Std.; Hinweis an Planung: Übergabe fehlt im Plan
B	5:52 – 14:02	Innerhalb Toleranz (Kommen 10 Min. vor Plan ohne Arbeit, Gehen 2 Min. nach Plan)	Schichtbewertung: 8:00 Std. abzüglich 30 Min. = 7:30 Std.
C	5:58 – 13:55	Zu früh gegangen (5 Min.): innerhalb Karenz	7:30 Std.
D	6:03 – 14:09, keine Pause	Kommen innerhalb Karenz. Überzeit 9 Min.: „Dokumentation Sturz“ — freigegeben. Pause: „keine, Sturz um 10:00“ — bestätigt	Ab Planbeginn 6:00 Uhr: 8:09 Std. ohne Pausenabzug; Arbeitsschutz-Ereignis „Pause nicht gewährt“ ausgelöst
E	6:11 – 14:17	Zu spät (11 Min.): „Bus verpasst“ — Minus 11 Min. Überzeit 17 Min.: „Umkleiden nach Dienst“ — nicht angeordnet, abgelehnt mit Begründung	7:49 Std. abzüglich 30 Min. = 7:19 Std.; Verspätungsvermerk
F	6:04 – 14:31, keine Pause	Kommen innerhalb Karenz. Überzeit 31 Min.: „Spätschicht unterbesetzt, WBL hat gebeten zu bleiben“ — freigegeben. Pause: „keine, Sturz“ — bestätigt	Ab Planbeginn 6:00 Uhr: 8:31 Std. ohne Pausenabzug; Hinweis an Planung: Spätschicht unterbesetzt; Arbeitsschutz-Ereignis

Die Summe im ursprünglichen Verfahren: sechsmal 7:30 Stunden, 45:00 Stunden. Die Summe im geklärten Verfahren: 46:48 Stunden — 1 Stunde 48 Minuten mehr: 1 Stunde 59 Minuten geleistete Arbeit, die sonst unbezahlt geblieben wäre, abzüglich elf Minuten Verspätung, die vorher nur als Vermerk geführt wurden; dazu zwei Arbeitsschutzereignisse, die sonst unsichtbar geblieben wären. Und zwei Signale an die Planung, die in der nächsten Woche mehr sparen, als die 1:48 Stunden gekostet haben: eine Übergabezeit, die in den Plan gehört, und eine Spätschicht, die eine dritte Person braucht.

Muster-Betriebsregel: Erfassung und Bewertung von Arbeitszeit

Der folgende Text ist ein Vorschlag für die Betriebsvereinbarung oder — ohne Betriebsrat — für eine betriebliche Regelung, die den Beschäftigten bekannt gemacht wird. Er ist an die tariflichen und betrieblichen Verhältnisse anzupassen.

• Erfassung. Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie der Pausen werden minutengenau durch persönliche Stempelung am Terminal oder in der App erfasst. Die erfassten Zeiten (Rohzeiten) werden unverändert gespeichert und zwei Jahre aufbewahrt. Das Stempeln für andere Personen ist untersagt.
• Planzeit. Die Arbeitszeit ist zur im Dienstplan ausgewiesenen Zeit zu leisten. Übergabe, Rüstzeiten und angeordnetes Umkleiden sind Bestandteil der Planzeit und werden im Dienstplan ausgewiesen. Vor Beginn und nach Ende der Planzeit ist ohne Anordnung nicht zu arbeiten.
• Bewertung. Stempelungen bis zu 15 Minuten vor Beginn und bis zu 5 Minuten nach Ende der Planzeit werden auf die Planzeit bewertet, sofern in dieser Zeit nicht gearbeitet wurde. Eine Rundung findet nicht statt. Verspätungen werden minutengenau bewertet.
• Abweichungen. Arbeit außerhalb der Planzeit, fehlende oder fehlerhafte Stempelungen und nicht oder verkürzt genommene Pausen sind spätestens am folgenden Arbeitstag in der App zu melden. Die Führungskraft entscheidet binnen drei Arbeitstagen mit Begründung. Erfolgt keine Entscheidung, gilt die Meldung als bestätigt. Arbeit, die angeordnet, gebilligt, geduldet oder erforderlich war, wird bewertet.
• Pausen. Pausen werden gestempelt oder beim Ausstempeln bestätigt. Ein pauschaler Abzug erfolgt nur, wenn die Pause bestätigt wurde. Nicht gewährte Pausen werden der Führungskraft und dem Betriebsrat monatlich berichtet.
• Korrekturen. Nachträgliche Änderungen erfolgen ausschließlich als protokollierter neuer Eintrag mit Datum, Bearbeiter, Ursprungswert, neuem Wert und Grund. Der Beschäftigte wird über jede Änderung informiert und kann ihr widersprechen.
• Einsicht und Auswertung. Beschäftigte können ihre Roh- und bewerteten Zeiten jederzeit einsehen. Auswertungen erfolgen nach Team, Schicht und Ereignistyp; personenbezogene Auswertungen nur zur Klärung der Arbeitspflicht im Einzelfall. Standortdaten werden nur zum Stempelzeitpunkt erhoben, soweit der Einsatzort zu verifizieren ist, und nach 90 Tagen gelöscht.

Checkliste

1. Systemeinstellung prüfen: Wird die Rohzeit gespeichert oder durch die bewertete Zeit ersetzt?
2. Rundungsregeln abschalten; wo sie bleiben: nur symmetrisch, nur in der Bewertung, nie in der Aufzeichnung.
3. Schichtbewertung nur mit Anweisung, Meldeweg und Plan, der Übergabe und Rüstzeit enthält.
4. Übergabe- und Umkleidezeiten in den Dienstplan aufnehmen — als überlappende Schichten oder Puffer.
5. Genehmigung von Überzeit als Klärungsverfahren mit Begründungspflicht bei Ablehnung; Frist, nach der die Meldung gilt.
6. Automatischen Pausenabzug durch Pausenstempelung oder Pausenbestätigung ersetzen; nicht gewährte Pausen als Arbeitsschutzereignis auswerten.
7. Korrekturverfahren mit Änderungsprotokoll (Datum, Bearbeiter, Ursprungswert, Grund) und Information des Beschäftigten.
8. Personengebundene Stempelung (Chip, PIN, App); Verbot des Fremdstempelns in der Stempelordnung.
9. Beschäftigten Einsicht in Roh- und bewertete Zeiten geben — am besten in der App.
10. Betriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1, 2, 6 und 10 BetrVG schließen oder bestehende um Bewertungsregeln ergänzen.
11. Standortdaten nur zum Stempelzeitpunkt, nur wo erforderlich, mit Löschfrist.
12. Monatliche Auswertung der Abweichungsereignisse nach Team und Schicht als Rückkanal in die Planung.
13. Mindestlohnprüfung für Minijobber und Mindestlohnbeschäftigte auf Basis der Rohzeit, nicht der bewerteten Zeit.
14. Aufbewahrung: Zeiten zwei Jahre (§ 17 MiLoG, § 16 ArbZG), Lohnunterlagen sechs Jahre (§ 8 BVV); Auswertungen nur mit Anlass.

Warum das ein Planungsthema ist

Die Abweichung zwischen Plan und Stempelung wird in den meisten Betrieben als Disziplinfrage behandelt: Wer zu früh stempelt, wird ermahnt, wer zu spät kommt, abgemahnt, wer zu lange bleibt, nicht bezahlt. Die Systemeinstellungen — Rundung, Schichtbewertung, Pausenabzug — sind die technische Form dieser Haltung: Sie machen die Abweichung unsichtbar, damit sie nicht geklärt werden muss.

Die Rechtslage lässt das nicht zu, und sie ist dabei nicht kompliziert: Aufgezeichnet wird, was war; bezahlt wird, was gearbeitet wurde; ausgeblendet werden darf, was keine Arbeit war. Wer diese drei Sätze in Bewertungsregeln übersetzt, hat ein System, das einer Zollprüfung, einem Überstundenprozess und einer Betriebsratsanfrage standhält. Und er hat, als Nebeneffekt, das genaueste Instrument zur Verbesserung seines Dienstplans, das es gibt: die täglich gemessene Differenz zwischen dem, was geplant war, und dem, was der Betrieb tatsächlich gebraucht hat.

Wie Stempelung, Soll-Ist-Abgleich, Abweichungsereignisse und Arbeitszeitkonto in der Dienstplanung mit Software zusammenspielen — und welche Systeme die Rohzeit erhalten —, zeigt die Übersicht der Funktionen.