Schwellenwerte im Arbeitsrecht: Ab wie vielen Mitarbeitern was gilt, warum Minijobber und Teilzeitkräfte je nach Gesetz anders zählen und wie der Dienstplan die Zahlen liefert

Warum Schwellenwerte ein Dienstplanthema sind

Kleine und mittlere Schichtbetriebe wachsen selten in großen Schritten. Ein Restaurant stellt im Frühjahr zwei Minijobber für die Terrasse ein, eine Bäckerei eröffnet eine weitere Filiale, ein Pflegedienst übernimmt eine Teilzeitkraft fest. Jede einzelne Einstellung ist unspektakulär, doch irgendwann gilt plötzlich das Kündigungsschutzgesetz, eine Mitarbeiterin hat einen Rechtsanspruch auf Teilzeit, die Krankenkasse stellt die U1-Pflicht anders fest oder der Betriebsrat muss jeder neuen Einstellung zustimmen. Die meisten Betriebe merken das erst, wenn es darauf ankommt: bei einer Kündigung, einem Teilzeitantrag oder einer Betriebsprüfung.

Die Daten, die über diese Schwellen entscheiden, stehen fast vollständig im Dienstplan und in den Personalstammdaten: Kopfzahl, vertragliche Wochenstunden, Art der Beschäftigung, Alter, Einsatzzeiträume von Aushilfen und Leiharbeitnehmern. Dieser Beitrag erklärt die wichtigsten Schwellenwerte für Schichtbetriebe, vor allem aber die unterschiedlichen Zählweisen, an denen in der Praxis die meisten Fehler entstehen. Die Pflichten, die mit einem Betriebsrat entstehen, erklärt der Beitrag Betriebsrat und Dienstplan. Die Ansprüche auf Teilzeit im Detail behandelt der Beitrag Teilzeit im Dienstplan.

Die Schwellenwerte im Überblick

Die folgende Tabelle ordnet die Schwellen nach Höhe. Wichtig sind die beiden rechten Spalten: Sie zeigen, wie gezählt wird und ob es auf den Betrieb oder auf das ganze Unternehmen ankommt.

Schwelle	Rechtsfolge	Zählweise	Bezug
ab 5 wahlberechtigten AN	Betriebsrat wählbar (§ 1 BetrVG)	Köpfe ab 16 Jahren, inkl. Azubis	Betrieb
mehr als 10 AN	Allgemeiner Kündigungsschutz (§ 23 Abs. 1 KSchG)	0,5 / 0,75 / 1, ohne Azubis	Betrieb
mehr als 15 AN	Teilzeitanspruch (§ 8 Abs. 7 TzBfG), Teilzeit in Elternzeit (§ 15 Abs. 7 BEEG)	Köpfe, ohne Azubis	Arbeitgeber
mehr als 15 Beschäftigte	Pflegezeit bis 6 Monate (§ 3 Abs. 1 PflegeZG)	Köpfe, inkl. Azubis	Arbeitgeber
bis 20 AN	Kürzere Grundkündigungsfrist vereinbar, mind. 4 Wochen (§ 622 Abs. 5 Nr. 2 BGB)	0,5 / 0,75 / 1, ohne Azubis	Arbeitgeber
ab 20 Arbeitsplätzen	Pflichtquote 5 % schwerbehinderte Menschen, sonst Ausgleichsabgabe (§§ 154, 160 SGB IX)	nur Stellen ab 18 Wochenstunden, ohne Azubi-Stellen	Arbeitgeber
mind. 20 Personen	Datenschutzbeauftragter (§ 38 BDSG)	nur Personen, die ständig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten	Verantwortlicher
mehr als 20 wahlberechtigte AN	Zustimmung des Betriebsrats bei Einstellung, Versetzung, Eingruppierung (§ 99 BetrVG); Betriebsänderung (§ 111 BetrVG)	Köpfe ab 16 Jahren	Unternehmen
mehr als 20 Beschäftigte	Arbeitsschutzausschuss (§ 11 ASiG)	0,5 / 0,75 / 1	Betrieb
mehr als 20 AN	Anzeigepflicht bei Massenentlassungen (§ 17 KSchG)	Köpfe	Betrieb
mehr als 25 Beschäftigte	Familienpflegezeit bis 24 Monate (§ 2 Abs. 1 FPfZG)	Köpfe, ohne Azubis	Arbeitgeber
bis 30 AN	Teilnahme an der U1-Umlage (§ 1 Abs. 1, § 3 Abs. 1 AAG)	0,25 / 0,5 / 0,75 / 1, ohne Azubis und schwerbehinderte Menschen	Arbeitgeber
mehr als 45 AN	Brückenteilzeit (§ 9a TzBfG)	Köpfe, ohne Azubis	Arbeitgeber
ab 50 Beschäftigten	Interne Meldestelle (§ 12 HinSchG); Sicherheitsbeauftragte (§ 22 Abs. 1 SGB VII)	Köpfe	Beschäftigungsgeber / Unternehmen
mehr als 100 AN	Wirtschaftsausschuss (§ 106 BetrVG)	Köpfe, ständig beschäftigt	Unternehmen
ab 200 AN	Freistellung eines Betriebsratsmitglieds (§ 38 BetrVG); Auskunftsanspruch nach § 12 EntgTranspG (mehr als 200)	Köpfe	Betrieb

Zwei Ergänzungen: Für Sicherheitsbeauftragte gilt seit der Neufassung des § 22 SGB VII, dass Unternehmen mit mehr als 20 und weniger als 50 Beschäftigten nur dann bestellen müssen, wenn die Gefährdungsbeurteilung ein besonderes Risiko für Leben und Gesundheit ergibt. Und bei der Entgelttransparenz ist die EU-Richtlinie 2023/970 mit Berichtspflichten ab 100 Beschäftigten noch nicht in deutsches Recht umgesetzt. Was das für Zuschläge im Dienstplan bedeutet, erklärt der Beitrag Entgelttransparenz im Schichtbetrieb.

Vier Zählweisen für dieselbe Belegschaft

Der Gesetzgeber hat für fast jedes Gesetz eigens entschieden, wie Teilzeitkräfte zählen. In der Praxis lassen sich vier Methoden unterscheiden:

1. Köpfe

Jeder Arbeitnehmer zählt als eins, egal ob 40 oder 6 Wochenstunden. So zählen das Betriebsverfassungsgesetz, der Teilzeitanspruch nach § 8 TzBfG und die Brückenteilzeit nach § 9a TzBfG, die Elternzeit-Teilzeit nach § 15 Abs. 7 BEEG, Pflegezeit und Familienpflegezeit sowie das Hinweisgeberschutzgesetz. Für Betriebe mit vielen Minijobbern ist das die tückischste Methode, weil die Kopfzahl schnell steigt, ohne dass sich das Arbeitsvolumen stark verändert.

2. Teilzeit-Faktoren 0,5 und 0,75

Bis 20 Wochenstunden zählt eine Person mit 0,5, bis 30 Wochenstunden mit 0,75, darüber voll. So rechnen das Kündigungsschutzgesetz (§ 23 Abs. 1 S. 4 KSchG), die Kleinbetriebsklausel bei Kündigungsfristen (§ 622 Abs. 5 S. 2 BGB) und der Arbeitsschutzausschuss (§ 11 S. 2 ASiG). Maßgeblich ist die regelmäßige vertragliche Wochenarbeitszeit, bei schwankenden Stunden der Durchschnitt.

3. Feinere Faktoren bei der U1-Umlage

Das Aufwendungsausgleichsgesetz kennt eine zusätzliche Stufe: Wer regelmäßig nicht mehr als zehn Stunden pro Woche arbeitet, zählt mit 0,25, bis 20 Stunden mit 0,5, bis 30 Stunden mit 0,75 (§ 3 Abs. 1 AAG). Auszubildende und schwerbehinderte Menschen werden nicht mitgezählt. Ein typischer Minijob mit acht bis zehn Wochenstunden zählt hier also nur ein Viertel, beim Kündigungsschutz dagegen die Hälfte.

4. Nur Stellen ab 18 Stunden

Bei der Beschäftigungspflicht für schwerbehinderte Menschen zählen Arbeitsplätze, nicht Personen. Stellen, auf denen weniger als 18 Stunden pro Woche gearbeitet wird, und Stellen, die höchstens acht Wochen besetzt sind, gelten nicht als Arbeitsplätze (§ 156 Abs. 3 SGB IX). Ausbildungsplätze werden bei der Berechnung der Pflichtplätze ebenfalls nicht mitgezählt (§ 157 Abs. 1 SGB IX). Minijobs fallen damit vollständig heraus.

Wer zählt mit und wer nicht

• Auszubildende sind beim Kündigungsschutz, bei Teilzeit- und Elternzeitanspruch, bei der Familienpflegezeit, bei § 622 Abs. 5 BGB und bei der U1-Umlage ausdrücklich ausgenommen. Im Betriebsverfassungsrecht zählen sie dagegen als Arbeitnehmer (§ 5 Abs. 1 BetrVG), ebenso bei der Pflegezeit, die auf „Beschäftigte“ abstellt.
• Minijobber, Werkstudenten und Aushilfen sind Arbeitnehmer und zählen nach der jeweiligen Methode mit. Bei Aushilfen kommt es darauf an, ob sie zur regelmäßigen Personalstärke gehören. Wer nur einige Wochen im Weihnachtsgeschäft aushilft, zählt nicht. Wer das ganze Jahr über immer wieder auf Abruf eingesetzt wird, zählt.
• Leiharbeitnehmer zählen bei den Schwellenwerten des Betriebsverfassungsgesetzes im Einsatzbetrieb mit (§ 14 Abs. 2 S. 4 AÜG). Beim Kündigungsschutz zählen sie nach der Rechtsprechung des BAG mit, wenn ihr Einsatz auf einem in der Regel vorhandenen Personalbedarf beruht (BAG 24.1.2013 — 2 AZR 140/12). Wer einen Dauerarbeitsplatz mit wechselnden Leiharbeitskräften besetzt, muss ihn also mitzählen. Mehr dazu im Beitrag Leiharbeit im Dienstplan.
• Beschäftigte in Elternzeit und ihre Vertretung werden nicht doppelt gezählt: Wird für die Dauer der Elternzeit eine Vertretung eingestellt, zählt bei arbeitsrechtlichen Schwellenwerten nur eine der beiden Personen (§ 21 Abs. 7 BEEG). Eine entsprechende Regel gilt bei Pflegezeit (§ 6 Abs. 4 PflegeZG).
• Geschäftsführer und Inhaber sind keine Arbeitnehmer und zählen nicht. Mitarbeitende Familienangehörige zählen, wenn sie in einem Arbeitsverhältnis stehen.
• Honorarkräfte und Fremdpersonal zählen nicht, solange sie tatsächlich selbstständig sind. Stellt sich eine Scheinselbstständigkeit heraus, gehören sie rückwirkend zur Belegschaft, mit allen Folgen für die Schwellenwerte. Siehe dazu Honorarkräfte und Scheinselbstständigkeit.

„In der Regel“: warum es keinen Stichtag gibt

Fast alle Schwellenwerte stellen auf die Zahl der „in der Regel“ Beschäftigten ab. Das ist die Personalstärke, die für den Betrieb im Allgemeinen kennzeichnend ist. Ermittelt wird sie durch einen Blick zurück auf die bisherige Belegschaftsstärke und eine Einschätzung der künftigen Entwicklung. Für den Kündigungsschutz kommt es auf die Verhältnisse zum Zeitpunkt der Kündigung an, aber eben nicht auf die zufällige Zahl an diesem Tag. Daraus folgen drei praktische Regeln:

• Saisonspitzen zählen nicht. Ein Biergarten, der von Mai bis September mit 25 Leuten arbeitet und im Winter mit acht, ist in der Regel kein 25-Personen-Betrieb, es sei denn, der Betrieb ist ein reiner Saisonbetrieb, dann ist die Saisonbesetzung maßgeblich.
• Ein vorübergehendes Tief zählt auch nicht. Wer nach einigen Kündigungen kurz unter zehn Arbeitnehmer fällt, aber die Stellen nachbesetzen will, bleibt in der Regel über der Schwelle.
• Eine bewusste Verkleinerung zählt. Wird dauerhaft Personal abgebaut, etwa weil ein Standort schließt, kommt es auf die künftige Größe an.

Die U1-Umlage ist die Ausnahme mit einem festen Verfahren: Der Arbeitgeber nimmt am Ausgleichsverfahren teil, wenn er im Vorjahr in mindestens acht Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt hat (§ 3 Abs. 1 AAG). Die Feststellung erfolgt jeweils zu Jahresbeginn für das ganze Jahr. Für 2027 kommt es also auf die Monate Januar bis Dezember 2026 an. Gezählt wird für jeden Monat mit den Faktoren von oben.

Betrieb oder Unternehmen: Filialen werden unterschiedlich behandelt

Für Filialisten ist die zweite große Fehlerquelle die Frage, wo gezählt wird. Das Kündigungsschutzgesetz, das Betriebsverfassungsgesetz und der Arbeitsschutzausschuss stellen auf den Betrieb ab. Der Teilzeitanspruch, die Elternzeit-Teilzeit, Pflegezeit, Familienpflegezeit, die U1-Umlage, die Schwerbehindertenquote und § 622 Abs. 5 BGB stellen auf den Arbeitgeber ab, also auf das ganze Unternehmen.

Eine Bäckerei mit vier Filialen zu je acht Beschäftigten hat deshalb ohne Weiteres einen Arbeitgeber mit 32 Arbeitnehmern. Der Teilzeitanspruch besteht, die Familienpflegezeit auch. Ob der Kündigungsschutz gilt, hängt davon ab, ob die Filialen eigene Betriebe sind. Das sind sie nach der Rechtsprechung in der Regel nicht, wenn Personalentscheidungen wie Einstellungen, Kündigungen und Dienstplanung zentral getroffen werden. Wird der Dienstplan aller Filialen von einer Person in der Zentrale gemacht, spricht das für einen einheitlichen Betrieb.

Rechenbeispiel: ein Restaurant mit 22 Beschäftigten

Ein Restaurant (ein Betrieb, kein weiteres Unternehmen) beschäftigt sieben Vollzeitkräfte mit 40 Stunden, vier Teilzeitkräfte mit 25 Stunden, zwei Teilzeitkräfte mit 18 Stunden, acht Minijobber mit durchschnittlich neun Stunden pro Woche und eine Auszubildende. Alle sind älter als 16 Jahre. Je nach Gesetz ergibt das:

Gesetz	Rechnung	Zahl	Ergebnis
BetrVG (wahlberechtigt)	7 + 4 + 2 + 8 + 1 Azubi	22	Betriebsrat mit 3 Mitgliedern möglich; § 99 BetrVG greift
§ 23 KSchG	7 + 4 × 0,75 + 2 × 0,5 + 8 × 0,5	15	Kündigungsschutz gilt
§ 622 Abs. 5 BGB	wie KSchG	15	kürzere Grundkündigungsfrist vereinbar
§ 8 TzBfG, § 15 BEEG	7 + 4 + 2 + 8	21	Teilzeitanspruch besteht
§ 3 PflegeZG	21 + 1 Azubi	22	Pflegezeit-Anspruch besteht
§ 2 FPfZG	7 + 4 + 2 + 8	21	kein Anspruch auf Familienpflegezeit (bis 25)
§ 3 AAG (U1)	7 + 4 × 0,75 + 2 × 0,5 + 8 × 0,25	13	U1-pflichtig
§ 156 SGB IX	7 + 4 + 2 Stellen ab 18 Std.	13	keine Pflichtquote
§ 11 ASiG	wie KSchG	15	kein Arbeitsschutzausschuss
§ 12 HinSchG	Köpfe	22	keine interne Meldestelle

Dieselben 22 Menschen ergeben also Zahlen zwischen 13 und 22. Das Beispiel zeigt auch, wie unterschiedlich die Minijobber wirken: Die acht Minijobber machen beim Betriebsrat und beim Teilzeitanspruch acht von 21 oder 22 Köpfen aus, bei der U1-Umlage zwei von 13 und bei der Schwerbehindertenquote null. Ohne sie läge das Restaurant beim Teilzeitanspruch mit 13 Köpfen unter der Schwelle, beim Kündigungsschutz mit 11 aber immer noch darüber.

Der Schwellen-Radar: Was passiert bei der nächsten Einstellung?

Spannender als der Ist-Stand ist die Frage, welche Schwelle als Nächstes kommt. Für das Restaurant gilt:

• Familienpflegezeit: fünf weitere Köpfe (gleich welchen Umfangs) und der Anspruch auf bis zu 24 Monate Familienpflegezeit besteht. Bei fünf zusätzlichen Minijobbern für die Terrassensaison wird das relevant, wenn sie zur regelmäßigen Belegschaft werden.
• Arbeitsschutzausschuss und § 622 Abs. 5 BGB: Bei 15 Punkten nach Teilzeit-Faktoren fehlen mehr als fünf Punkte. Erst mit zum Beispiel vier weiteren Vollzeitkräften und vier weiteren Minijobbern (4 + 4 × 0,5 = 6 Punkte, zusammen 21) wäre die Grenze von 20 überschritten.
• Schwerbehindertenquote: sieben weitere Stellen ab 18 Wochenstunden. Werden Minijobs in Teilzeitstellen umgewandelt, zählt jede umgewandelte Stelle neu.
• U1-Umlage: Bis 30 ist noch viel Luft. Wichtig ist hier die Richtung: Fällt ein Betrieb durch Wachstum aus der U1, bekommt er bei Krankheit keine Erstattung mehr von der Krankenkasse und muss die Entgeltfortzahlung voll selbst tragen.

Was ab dem ersten Mitarbeiter gilt

Ein häufiges Missverständnis ist, dass Kleinbetriebe weitgehend von Arbeitsrecht befreit seien. Für den Dienstplan stimmt das nicht. Ohne jeden Schwellenwert gelten:

• das Arbeitszeitgesetz mit Höchstarbeitszeit, Pausen und elf Stunden Ruhezeit (siehe Arbeitszeitgesetz in der Schichtarbeit),
• die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach der Rechtsprechung des BAG (13.9.2022 — 1 ABR 22/21). Eine Ausnahme für Kleinbetriebe ist bisher nur für die elektronische Form im Gespräch und nicht geltendes Recht (siehe Zeiterfassung: Pflicht),
• Mindestlohn, Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und an Feiertagen,
• Mutterschutz, Jugendarbeitsschutz und der Sonderkündigungsschutz für Schwangere und schwerbehinderte Menschen,
• das Nachweisgesetz mit der Angabe des Schichtsystems,
• die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG, auch für Arbeitszeit und Nachtarbeit,
• die betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung nach ASiG und DGUV Vorschrift 2,
• das betriebliche Eingliederungsmanagement nach § 167 Abs. 2 SGB IX,
• Elternzeit als solche und die kurzzeitige Arbeitsverhinderung bei akuten Pflegefällen (§ 2 PflegeZG).

Auch im Kleinbetrieb ohne Kündigungsschutzgesetz ist eine Kündigung nicht beliebig möglich. Sie braucht die Schriftform (§ 623 BGB), darf nicht diskriminieren, nicht treuwidrig sein und nicht als Maßregelung erfolgen, etwa weil jemand auf der Einhaltung der Ruhezeit bestanden hat (§ 612a BGB). Die Klagefrist von drei Wochen gilt ebenfalls (§ 23 Abs. 1 S. 2 i. V. m. § 4 KSchG).

Die Schwelle, die pro Schicht gilt: Ersthelfer

Eine Sonderrolle spielt die Zahl der Ersthelfer, weil sie sich nicht nach der Belegschaft richtet, sondern nach den anwesenden Versicherten. Nach § 26 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 muss bei 2 bis 20 anwesenden Versicherten mindestens ein Ersthelfer zur Verfügung stehen, bei mehr als 20 in Verwaltungs- und Handelsbetrieben 5 Prozent und in sonstigen Betrieben 10 Prozent. Für Schichtbetriebe heißt das: Die Bedingung muss in jeder einzelnen Schicht erfüllt sein, auch in der Spätschicht, am Sonntag, im Urlaubsmonat und wenn der einzige ausgebildete Ersthelfer krank ist. Das Gleiche gilt sinngemäß für Brandschutzhelfer nach der ASR A2.2.

Das ist ein klassischer Fall für eine Qualifikationsregel im Dienstplan: Ersthelfer als Qualifikation hinterlegen und für jede Schicht eine Mindestbesetzung prüfen. Wie das funktioniert, zeigt der Beitrag Qualifikationsmatrix im Dienstplan. Für Schichten mit nur einer Person gelten eigene Regeln, siehe Alleinarbeit und Einzelbesetzung.

Typische Fehler

• Eine Zahl für alles verwenden. Wer die Belegschaft nach Vollzeitäquivalenten zählt und daraus „wir sind unter 15“ ableitet, liegt beim Teilzeitanspruch falsch, denn dort zählen Köpfe.
• Minijobber vergessen. Sie stehen oft nicht in der Stellenplanung, aber im Dienstplan. Gerade bei Köpfe-Schwellen sind sie entscheidend.
• Auf den Stichtag schauen. Eine Zählung am Tag der Kündigung im Januar, wenn die Saisonkräfte gerade weg sind, hält vor Gericht nicht, wenn die Belegschaft normalerweise größer ist.
• Filialen getrennt zählen, wo das Gesetz auf den Arbeitgeber abstellt.
• Leiharbeitnehmer auf Dauerarbeitsplätzen ignorieren. Beim Betriebsrat und beim Kündigungsschutz zählen sie mit.
• Die U1-Feststellung nicht prüfen. Die Krankenkasse übernimmt die Angaben des Arbeitgebers. Wer falsch zählt, zahlt Umlagen, die er nicht schuldet, oder verliert Erstattungen, die er erwartet.

Checkliste: Schwellenwerte zum Jahreswechsel prüfen

• Sind für alle Beschäftigten Kopfzahl, vertragliche Wochenstunden, Beschäftigungsart und Geburtsdatum aktuell gepflegt?
• Ist für Beschäftigte mit schwankenden Stunden ein Durchschnitt hinterlegt, aus dem sich der Teilzeit-Faktor ergibt?
• Ist die U1-Feststellung für 2027 anhand der zwölf Monate 2026 mit den Faktoren 0,25, 0,5, 0,75 und 1 gerechnet?
• Ist geklärt, ob Filialen eigene Betriebe sind oder einen gemeinsamen Betrieb bilden?
• Sind Aushilfen danach unterschieden, ob sie nur in Spitzen oder regelmäßig über das Jahr eingesetzt werden?
• Sind Leiharbeitnehmer auf Dauerarbeitsplätzen und Vertretungen für Elternzeit gekennzeichnet?
• Ist bekannt, welche Schwelle als Nächstes erreicht wird und wie viele Köpfe oder Stunden noch fehlen?
• Ist bei Teilzeitanträgen, Kündigungen und Pflegezeitanträgen die Zählweise des jeweiligen Gesetzes verwendet worden?
• Ist in jeder Schicht mindestens ein Ersthelfer eingeplant, auch an Wochenenden und in Urlaubszeiten?

Eine Dienstplan-Software mit Personalstammdaten kennt Kopfzahl, Vertragsstunden und Beschäftigungsart jedes Mitarbeiters. Daraus lassen sich die verschiedenen Zählweisen auswerten, und Qualifikationsregeln prüfen die Ersthelfer-Besetzung pro Schicht. Welche Lösungen das leisten, zeigt der Vergleich der Dienstplan-Software.

Fazit

Schwellenwerte entscheiden über Kündigungsschutz, Teilzeitansprüche, Mitbestimmung und Umlagen. Fast jedes Gesetz zählt dabei anders: nach Köpfen, mit Teilzeit-Faktoren, mit einer zusätzlichen Viertel-Stufe für Minijobs oder nur nach Stellen ab 18 Stunden. Dazu kommt die Frage, ob der Betrieb oder das ganze Unternehmen zählt, und das „in der Regel“, das keinen Stichtag kennt. Für Schichtbetriebe mit vielen Minijobbern liegen die Kopfzahl-Schwellen deshalb oft deutlich näher, als die Vollzeitäquivalente vermuten lassen. Wer die Daten aus dem Dienstplan einmal im Jahr nach allen Zählweisen auswertet, sieht die nächste Schwelle kommen, bevor ein Teilzeitantrag oder eine Kündigung sie sichtbar macht.