Beschäftigte aus Drittstaaten im Dienstplan: Aufenthaltstitel, Arbeitstagekonto für Studierende, 20-Stunden-Grenzen und was der Arbeitgeber prüfen muss

Warum der Aufenthaltstitel ein Dienstplanthema ist

In Gastronomie, Hotellerie, Pflege, Logistik und Handel arbeiten immer mehr Menschen aus Ländern außerhalb der EU: internationale Studierende als Aushilfen, Auszubildende aus Vietnam oder Marokko, Pflegefachkräfte von den Philippinen, Menschen mit Chancenkarte, die eine Stelle suchen. Personalabteilungen prüfen bei der Einstellung meist sorgfältig, ob der Aufenthaltstitel passt. Danach gerät er aus dem Blick.

Das Problem ist, dass viele Titel nicht einfach „arbeiten erlaubt“ oder „nicht erlaubt“ sagen. Sie begrenzen Tage, Wochenstunden, den Arbeitgeber oder die Tätigkeit, und sie laufen ab. Ob diese Grenzen eingehalten werden, entscheidet sich nicht im Arbeitsvertrag, sondern Woche für Woche im Dienstplan: bei der Zusatzschicht während der Prüfungsphase, beim Einspringen am Wochenende, bei der Verlängerung über den Ablauf des Titels hinaus. Dieser Beitrag zeigt, welche Grenzen für welche Gruppen gelten, wie das Arbeitstagekonto für Studierende genau gerechnet wird und wie der Dienstplan diese Grenzen einhält. Die sozialversicherungsrechtliche Seite von Studentenjobs erklärt der Beitrag Werkstudenten und Praktikanten im Dienstplan.

Wer überhaupt eine Erlaubnis braucht

Bürgerinnen und Bürger der EU, des EWR (Island, Liechtenstein, Norwegen) und der Schweiz genießen Freizügigkeit. Sie dürfen ohne Erlaubnis arbeiten, und für sie gelten im Dienstplan dieselben Regeln wie für Deutsche. Alle anderen, im Aufenthaltsrecht „Drittstaatsangehörige“, dürfen nur beschäftigt werden, wenn sie einen Aufenthaltstitel besitzen und kein Verbot oder keine Beschränkung entgegensteht (§ 4a Abs. 5 Satz 1 AufenthG). Ohne Aufenthaltstitel, also etwa mit Duldung oder Aufenthaltsgestattung, ist eine Beschäftigung nur erlaubt, wenn die zuständige Behörde sie zugelassen hat (§ 4a Abs. 4, Abs. 5 Satz 2 AufenthG).

Jeder Aufenthaltstitel muss erkennen lassen, ob eine Erwerbstätigkeit erlaubt ist, und Beschränkungen der Bundesagentur für Arbeit werden in den Titel übernommen (§ 4a Abs. 3 Satz 1 und 2 AufenthG). Beim elektronischen Aufenthaltstitel (eAT) stehen die Angaben häufig auf dem Zusatzblatt. Dort finden sich Formulierungen wie „Erwerbstätigkeit erlaubt“, „Beschäftigung nur bei Firma X als Pflegefachkraft“ oder „Beschäftigung bis zu 140 Tage im Jahr“. Genau diese Zeile ist die Planungsgrenze.

Die wichtigsten Gruppen und ihre Grenzen im Überblick

Gruppe	Grenze für die Beschäftigung	Grundlage
EU, EWR, Schweiz	keine aufenthaltsrechtliche Grenze	Freizügigkeit
Studierende mit Aufenthaltserlaubnis zum Studium	Arbeitstagekonto: 140 Tage im Kalenderjahr, mit Halbtags- und Wochenanrechnung; studentische Nebentätigkeiten frei	§ 16b Abs. 3 AufenthG
Auszubildende mit Aufenthaltserlaubnis zur Berufsausbildung	Ausbildung nach Vertrag; daneben unabhängige Beschäftigung bis 20 Stunden je Woche	§ 16a Abs. 3 AufenthG
Chancenkarte (Arbeitsplatzsuche)	Beschäftigung von durchschnittlich höchstens 20 Stunden je Woche; Probebeschäftigung jeweils höchstens zwei Wochen	§ 20a Abs. 2 AufenthG
Fachkräfte, Blaue Karte, Titel für eine bestimmte Beschäftigung	die genehmigte Beschäftigung; eine andere Erwerbstätigkeit nur mit Erlaubnis der Behörde	§ 4a Abs. 3 Satz 3 AufenthG
Duldung, Aufenthaltsgestattung	nur die von der Ausländerbehörde erlaubte Beschäftigung, laut Nebenbestimmung auf dem Dokument	§ 4a Abs. 4 AufenthG

Daneben gibt es viele weitere Titel, etwa für Familienangehörige, Schutzberechtigte oder Menschen mit Niederlassungserlaubnis, die häufig jede Erwerbstätigkeit erlauben. Entscheidend ist immer der Eintrag im konkreten Dokument, nicht die vermutete Aufenthaltsart.

Das Arbeitstagekonto für Studierende: so wird gerechnet

Für internationale Studierende ist die Regel seit 2024 großzügiger und zugleich komplizierter geworden. § 16b Abs. 3 AufenthG erlaubt Beschäftigungen, die insgesamt 140 Arbeitstage im Jahr nicht überschreiten. Das Gesetz nennt das ausdrücklich ein Arbeitstagekonto. Gerechnet wird nach dem Kalenderjahr, wer im September zu studieren beginnt, hat also für den Rest des Jahres noch das volle Kontingent. Studentische Nebentätigkeiten, etwa als Hilfskraft an der Hochschule, werden nicht angerechnet.

Teilzeitbeschäftigungen werden auf zwei Arten angerechnet, und zwar jeweils in der für die Studierenden günstigeren Weise (§ 16b Abs. 3 Satz 3 und 4 AufenthG):

• Tagesrechnung (Nr. 1): Jeder Tag mit bis zu vier Stunden Arbeit zählt als halber Arbeitstag, jeder längere Tag als voller Arbeitstag. Daraus ergeben sich die bekannten 280 halben Tage.
• Wochenrechnung (Nr. 2): Eine Kalenderwoche zählt pauschal als zweieinhalb Arbeitstage, und zwar in der Vorlesungszeit, wenn höchstens 20 Stunden in dieser Woche gearbeitet werden, und außerhalb der Vorlesungszeit unabhängig davon, wie viele Stunden es sind.

Die Günstigkeitsprüfung erfolgt für jede Kalenderwoche einzeln. Es wird also nicht das Jahr insgesamt verglichen, sondern Woche für Woche die niedrigere Zahl angerechnet. Nach Hinweisen von Hochschulen und Ausländerbehörden werden Urlaubs- und Krankheitstage nicht angerechnet, und Pflichtpraktika, die die Studienordnung vorschreibt, fallen nicht unter das Konto. Wie die eigene Ausländerbehörde Grenzfälle behandelt, etwa Wochen, die über das Ende der Vorlesungszeit hinausreichen, sollte im Zweifel dort erfragt werden.

Was einzelne Dienstplanwochen kosten

Woche laut Dienstplan	Tagesrechnung	Wochenrechnung	Angerechnet
Vorlesungszeit, 4 × 4 Std. (16 Std.)	4 halbe = 2 Tage	2,5 Tage	2 Tage
Vorlesungszeit, 2 × 8 Std. (16 Std.)	2 Tage	2,5 Tage	2 Tage
Vorlesungszeit, 3 × 6 Std. (18 Std.)	3 Tage	2,5 Tage	2,5 Tage
Vorlesungszeit, 5 × 4 Std. (20 Std.)	5 halbe = 2,5 Tage	2,5 Tage	2,5 Tage
Vorlesungszeit, 4 × 6 Std. (24 Std.)	4 Tage	nicht anwendbar (über 20 Std.)	4 Tage
Semesterferien, 5 × 8 Std. (40 Std.)	5 Tage	2,5 Tage	2,5 Tage

Die Tabelle zeigt die wichtigste Erkenntnis für die Planung. Solange eine Woche in der Vorlesungszeit bei höchstens 20 Stunden bleibt, kostet sie nie mehr als 2,5 Tage. In den Semesterferien kostet auch eine Vollzeitwoche nur 2,5 Tage. Ein Jahr hat 52 Wochen, 52 × 2,5 sind 130 Tage. Wer die 20-Stunden-Linie in der Vorlesungszeit einhält und nur einen Job hat, kann das Konto rechnerisch nicht überziehen. Gefährlich sind zwei Dinge: Wochen mit mehr als 20 Stunden in der Vorlesungszeit, die plötzlich nach Tagen gezählt werden, und weitere Jobs bei anderen Arbeitgebern, die in dieselben Wochen fallen.

Wichtig: Die 20 Stunden nach § 16b AufenthG sind eine aufenthaltsrechtliche Rechengröße. Sie sind nicht dasselbe wie die 20-Stunden-Grenze des Werkstudentenprivilegs in der Sozialversicherung, auch wenn beide oft zusammenfallen. Eine Woche kann aufenthaltsrechtlich unproblematisch sein und trotzdem sozialversicherungsrechtliche Folgen haben, und umgekehrt.

Auszubildende, Chancenkarte, Duldung: die anderen Grenzen

Auszubildende (§ 16a AufenthG)

Die Ausbildung selbst richtet sich nach dem Ausbildungsvertrag, dem Arbeitszeitgesetz und bei Minderjährigen dem Jugendarbeitsschutzgesetz (siehe Azubis und Jugendliche im Dienstplan). Daneben erlaubt die Aufenthaltserlaubnis eine vom Ausbildungszweck unabhängige Beschäftigung von bis zu 20 Stunden je Woche (§ 16a Abs. 3 AufenthG). Für den Dienstplan heißt das zweierlei: Ein Nebenjob im eigenen Betrieb außerhalb der Ausbildung, etwa als Aushilfe am Wochenende, zählt gegen diese 20 Stunden. Und Ausbildung und Nebenjob zusammen müssen das Arbeitszeitgesetz einhalten, denn Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern werden zusammengerechnet (siehe Nebentätigkeit und Zweitjob).

Chancenkarte (§ 20a AufenthG)

Die Chancenkarte dient der Arbeitsplatzsuche. Wer sie besitzt, darf eine Beschäftigung von durchschnittlich höchstens 20 Stunden je Woche ausüben sowie Probebeschäftigungen von jeweils höchstens zwei Wochen, wenn diese qualifiziert sind, auf eine Ausbildung abzielen oder der Anerkennung ausländischer Berufsabschlüsse dienen (§ 20a Abs. 2 AufenthG). Weil das Gesetz von einem Durchschnitt spricht, sind einzelne Wochen über 20 Stunden nicht von vornherein ausgeschlossen. Über welchen Zeitraum der Durchschnitt gebildet wird, sollte aber vorab mit der Ausländerbehörde geklärt und im Plan sichtbar gemacht werden. Die Probebeschäftigung ist ein guter Weg, Bewerberinnen und Bewerber im echten Schichtbetrieb kennenzulernen, sie muss aber nach zwei Wochen enden oder in einen passenden Titel übergehen.

Duldung und Aufenthaltsgestattung

Menschen mit Duldung oder Aufenthaltsgestattung haben keinen Aufenthaltstitel. Sie dürfen nur arbeiten, wenn die Ausländerbehörde die Beschäftigung erlaubt hat. Die Erlaubnis steht als Nebenbestimmung auf dem Dokument und ist oft auf einen Arbeitgeber und eine Tätigkeit beschränkt. Eine Versetzung in einen anderen Betrieb des Unternehmens, ein Wechsel von der Küche an die Rezeption oder ein Einsatz bei einer Schwestergesellschaft kann dann eine neue Erlaubnis erfordern. Auch hier ist eine Kopie der Bescheinigung aufzubewahren (§ 4a Abs. 5 Satz 3 Nr. 2 AufenthG).

Titel für eine bestimmte Beschäftigung

Wurde ein Titel zum Zweck einer bestimmten Beschäftigung erteilt, ist eine andere Erwerbstätigkeit verboten, solange die Behörde sie nicht erlaubt hat (§ 4a Abs. 3 Satz 3 AufenthG). Für den Dienstplan wird das relevant, wenn eine Fachkraft dauerhaft in einer ganz anderen Funktion eingesetzt werden soll oder bei einem anderen Unternehmen aushilft. Ein Betriebsübergang nach § 613a BGB oder ein Formwechsel des Arbeitgebers ändert nichts an der Erlaubnis (§ 4a Abs. 3 Satz 4 AufenthG, siehe auch Betriebsübergang im Dienstplan).

Die Pflichten des Arbeitgebers nach § 4a Abs. 5 AufenthG

Wer im Bundesgebiet eine Person aus einem Drittstaat beschäftigt, hat drei gesetzliche Pflichten:

1. Prüfen, ob ein Aufenthaltstitel vorliegt, der die Beschäftigung erlaubt, und ob Verbote oder Beschränkungen bestehen, oder ob ohne Titel eine behördliche Erlaubnis vorliegt (Satz 3 Nr. 1). Das geschieht vor der ersten Schicht und nicht erst nach der Probezeit.
2. Aufbewahren: Für die Dauer der Beschäftigung ist eine Kopie des Aufenthaltstitels, der Arbeitserlaubnis der Bundesagentur für Arbeit oder der Bescheinigung über Gestattung oder Duldung aufzubewahren, in Papierform oder elektronisch (Satz 3 Nr. 2).
3. Mitteilen: Wurde eine Beschäftigung, für die ein Titel zur Erwerbstätigkeit erteilt wurde, vorzeitig beendet, ist das der Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen ab Kenntnis mitzuteilen (Satz 3 Nr. 3). Das betrifft vor allem Fachkräfte, deren Titel an die Stelle gebunden ist, etwa bei einer Kündigung in der Probezeit.

Die Folgen von Verstößen sind erheblich. Die Beschäftigung ohne erforderliche Erlaubnis ist eine Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeldrahmen von bis zu 500.000 Euro (§ 404 Abs. 2 Nr. 3, Abs. 3 SGB III). Rechtskräftige Bußgelder über 200 Euro werden in das Gewerbezentralregister eingetragen, was etwa bei öffentlichen Aufträgen schadet. Eine unterlassene oder verspätete Mitteilung über die vorzeitige Beendigung kann mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden (§ 98 Abs. 2a Nr. 2, Abs. 5 AufenthG). Kontrolliert wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, die gerade in Gastronomie, Hotellerie, Logistik und Gebäudereinigung regelmäßig prüft.

Beachten Sie: Die Prüfpflicht endet nicht mit der Einstellung. Eine Beschäftigung, die bei Arbeitsbeginn erlaubt war, kann durch Ablauf des Titels, durch zu viele Wochenstunden oder durch einen Einsatz außerhalb der erlaubten Tätigkeit später unerlaubt werden. Genau das passiert im Dienstplan.

Ablauf des Titels und Fiktionsbescheinigung

Aufenthaltstitel sind befristet, und Termine bei Ausländerbehörden sind knapp. Beantragt die Person die Verlängerung oder einen neuen Titel vor Ablauf des alten, gilt der bisherige Titel bis zur Entscheidung der Behörde als fortbestehend (§ 81 Abs. 4 AufenthG). Nachgewiesen wird das mit einer Fiktionsbescheinigung. Mit ihr kann die Person im bisherigen Umfang weiterarbeiten, und die Kopie gehört zu den Unterlagen.

Für die Dienstplanung bedeutet das: Das Ablaufdatum gehört in den Personalstamm, mit einer Vorwarnung von mindestens drei Monaten, damit Beschäftigte rechtzeitig einen Termin beantragen können. Kommt der Ablauftag ohne neuen Titel und ohne Fiktionsbescheinigung, darf die Person ab diesem Tag nicht mehr eingeplant werden. Fallen dann Schichten aus, ist das kein Annahmeverzug des Arbeitgebers, denn die Beschäftigung ist rechtlich nicht möglich. Für den Betrieb ist es trotzdem ein Personalausfall, der sich mit einer Vorwarnung vermeiden ließe.

Was sonst noch gilt: gleiche Regeln, eigene Stolperstellen

• Arbeitsrecht gilt unverändert. Arbeitszeitgesetz, Mindestlohn, Urlaub, Zuschläge, Entgeltfortzahlung und Kündigungsschutz gelten für Beschäftigte aus Drittstaaten genauso wie für alle anderen. Die aufenthaltsrechtlichen Grenzen kommen hinzu, sie ersetzen nichts.
• Gleichbehandlung bei der Prüfung. Die Frage nach der Arbeitsberechtigung ist notwendig, sie sollte aber allen neuen Beschäftigten gleich gestellt werden. Wer nur bei bestimmten Namen nachfragt, riskiert eine Benachteiligung wegen der ethnischen Herkunft nach dem AGG.
• Datenschutz. Die Kopie des Titels ist gesetzlich vorgeschrieben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Zugriff sollten nur die Personalverwaltung und, soweit nötig, die Planung auf die relevanten Grenzen haben, nicht das ganze Team. Wie lange Unterlagen nach dem Ende der Beschäftigung aufbewahrt werden, sollte festgelegt sein (siehe Aufbewahrungsfristen und Datenschutz im Dienstplan).
• Unterweisung verständlich machen. Arbeitsschutzunterweisungen müssen in verständlicher Form und Sprache erfolgen (§ 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1). Wer Beschäftigte mit wenig Deutschkenntnissen einplant, sollte Schichtübergaben und Sicherheitsunterweisungen darauf ausrichten.
• Mitbestimmung. Für die Lage der Arbeitszeit gilt § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG wie immer, und bei Einstellung und Versetzung in Unternehmen mit mehr als 20 wahlberechtigten Beschäftigten § 99 BetrVG. Aufenthaltsrechtliche Grenzen sind keine Frage der Mitbestimmung, sie sind zwingend.

Rechenbeispiel: zwei internationale Studierende in einem Restaurant

Ein Restaurant beschäftigt zwei Studierende aus Drittstaaten mit Aufenthaltserlaubnis zum Studium. Die Hochschule hat im Kalenderjahr 28 Wochen Vorlesungszeit und 24 Wochen vorlesungsfreie Zeit. Beide nehmen zwei Wochen Urlaub in den Semesterferien.

Studentin A: zwei lange Schichten pro Woche

Zeitraum	Einsatz	Angerechnet je Woche	Summe
Vorlesungszeit, 28 Wochen	2 × 8 Std. (Fr, Sa)	2 Tage (Tagesrechnung günstiger)	56 Tage
Semesterferien, 22 Wochen	5 × 8 Std.	2,5 Tage (Wochenrechnung)	55 Tage
Jahr			111 von 140 Tagen

Studentin A ist unkritisch. Sie hat sogar noch 29 Tage Reserve, etwa für einen zweiten Job oder zusätzliche Einsätze.

Student B: drei Schichten pro Woche und regelmäßiges Einspringen

Zeitraum	Einsatz	Angerechnet je Woche	Summe
Vorlesungszeit, 22 Wochen	3 × 6 Std. (18 Std.)	2,5 Tage (Wochenrechnung)	55 Tage
Vorlesungszeit, 6 Wochen mit Einspringen	4 × 6 Std. (24 Std.)	4 Tage (über 20 Std., nur Tagesrechnung)	24 Tage
Semesterferien, 22 Wochen	5 × 8 Std.	2,5 Tage	55 Tage
Jahr			134 von 140 Tagen

Student B arbeitet in der Vorlesungszeit nur zwei Stunden mehr pro Woche als Studentin A, steht am Jahresende aber fast an der Grenze. Der Grund sind die sechs Wochen mit einer zusätzlichen Schicht: Jede dieser Wochen überschreitet 20 Stunden, fällt dadurch aus der Wochenpauschale heraus und kostet 4 statt 2,5 Tage. Hätte B zusätzlich an zwölf Samstagen in der Vorlesungszeit bei einem Caterer gejobbt, wären auch diese Wochen über 20 Stunden gerutscht und nach Tagen gezählt worden, jeweils 1,5 Tage mehr. Das Konto stünde bei 152 Tagen, und die letzten Einsätze des Jahres wären unerlaubte Beschäftigung gewesen, für B und für den Arbeitgeber.

Die Lösung ist einfach, wenn sie im Plan steckt: Hätte das Restaurant die Zusatzschicht in den sechs Wochen auf vier Stunden begrenzt (3 × 6 + 1 × 2 = 20 Stunden) oder das Einspringen auf die Semesterferien gelegt, wären es jeweils 2,5 Tage geblieben.

So setzen Sie die Grenzen im Dienstplan um

• Titeldaten in den Personalstamm. Titelart, Gültigkeit bis, Beschränkungen (Arbeitgeber, Tätigkeit, Stunden, Tage) und den Ablageort der Kopie erfassen. Eine automatische Erinnerung drei Monate vor Ablauf einrichten.
• Vorlesungszeiten hinterlegen. Für Studierende die Semesterdaten ihrer Hochschule erfassen, damit die Wochen richtig eingeordnet werden.
• Wochenstunden als harte Warnung. Bei Studierenden in der Vorlesungszeit, Auszubildenden mit Nebenjob und Chancenkarten-Inhabern sollte jede Planung über 20 Stunden pro Kalenderwoche eine Warnung auslösen, besonders beim kurzfristigen Einspringen.
• Arbeitstagekonto mitführen. Die eigenen Einsätze pro Woche nach der günstigeren Rechnung auswerten und den Stand monatlich mit den Studierenden abgleichen.
• Weitere Jobs abfragen. Eine schriftliche Erklärung über weitere Beschäftigungen einholen und zu jedem Semester aktualisieren lassen. Studierende sind verpflichtet, ihr eigenes Konto im Blick zu haben, der Arbeitgeber trägt aber das Bußgeldrisiko mit.
• Einsatzort und Tätigkeit prüfen. Vor Versetzungen, Einsätzen in anderen Filialen oder bei Schwesterunternehmen bei beschränkten Titeln und Duldungen klären, ob die Erlaubnis reicht.
• Ende der Beschäftigung melden. Bei vorzeitiger Beendigung eines Arbeitsverhältnisses mit Titel zur Erwerbstätigkeit die Meldung an die Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen in den Austrittsprozess aufnehmen (siehe Kündigung und Austritt).

Checkliste: Beschäftigte aus Drittstaaten im Dienstplan

• Wird die Arbeitsberechtigung bei allen neuen Beschäftigten vor der ersten Schicht einheitlich geprüft?
• Liegt für jede beschäftigte Person aus einem Drittstaat eine Kopie des Titels oder der Erlaubnis vor?
• Sind Beschränkungen aus dem Zusatzblatt (Arbeitgeber, Tätigkeit, Stunden, Tage) im Personalstamm erfasst?
• Gibt es eine Erinnerung vor Ablauf des Titels, und wird die Fiktionsbescheinigung abgelegt?
• Sind für internationale Studierende die Vorlesungszeiten hinterlegt?
• Warnt der Dienstplan bei mehr als 20 Wochenstunden in der Vorlesungszeit, bei Azubi-Nebenjobs und bei Chancenkarten?
• Wird das Arbeitstagekonto der Studierenden wochenweise nach der günstigeren Rechnung mitgeführt?
• Liegt eine aktuelle Erklärung über weitere Jobs vor?
• Werden Versetzungen und Einsätze in anderen Betrieben vorab auf die Erlaubnis geprüft?
• Ist die Vier-Wochen-Mitteilung an die Ausländerbehörde im Austrittsprozess verankert?

Eine Dienstplan-Software mit Personalstamm, Wochenstundenwarnungen und Ablauferinnerungen macht aus diesen Regeln automatische Prüfungen, statt sie dem Gedächtnis der Schichtleitung zu überlassen. Welche Lösungen das leisten, zeigt der Vergleich der Dienstplan-Software.

Fazit

Bei Beschäftigten aus Drittstaaten plant der Dienstplan nicht nur gegen das Arbeitszeitgesetz, sondern auch gegen den Aufenthaltstitel. Die Grenzen sind überschaubar: 140 Tage für Studierende, 20 Wochenstunden für Nebenjobs von Auszubildenden und Chancenkarten, die Nebenbestimmungen bei Duldung und Gestattung, das Ablaufdatum bei allen. Schwierig wird es nur, wenn diese Grenzen in der Personalakte liegen und nicht im Plan. Für internationale Studierende gibt es eine einfache Faustregel: In der Vorlesungszeit höchstens 20 Stunden pro Kalenderwoche, in den Semesterferien gern mehr. Dann hält das Arbeitstagekonto, und beide Seiten sind auf der sicheren Seite.