Aufbewahrungsfristen für Dienstpläne, Zeitnachweise und Lohnunterlagen: Was wie lange aufbewahrt werden muss, wann gelöscht werden darf — und was die Pflicht zu elektronischen Entgeltunterlagen ab 1. Januar 2027 ändert

Warum dieses Thema im Dienstplan beginnt

Aufbewahrungsfristen gelten als Thema der Lohnbuchhaltung. Die meisten der Unterlagen, um die es geht, entstehen aber in der Dienstplanung: Der Plan legt fest, wer wann arbeiten soll, die Zeiterfassung hält fest, wer wann gearbeitet hat, und aus dem Soll-Ist-Abgleich werden Überstunden, Nachtzuschläge und Sonntagszuschläge. Die Lohnabrechnung übernimmt am Ende nur das Ergebnis. Wenn die Betriebsprüfung, der Zoll oder ein Arbeitsgericht nach dem Grund für eine Zahl fragt, liegt die Antwort in den Planungsdaten.

Daraus folgen zwei Fehler, die in der Praxis gleich häufig sind. Der eine: Stundenzettel und Planversionen werden nach dem Monatsabschluss weggeworfen oder im Planungstool überschrieben, weil „die Abrechnung ja fertig ist“. Der andere: Alles wird unbegrenzt behalten, inklusive Krankheitsgründen, Wunschzetteln und WhatsApp-Verläufen, weil niemand eine Löschung auslöst. Der erste Fehler kostet im Streitfall Geld, der zweite verstößt gegen den Datenschutz.

Ebene 1: Arbeitszeitrecht — zwei Jahre als Untergrenze

§ 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet den Arbeitgeber, die über acht Stunden hinausgehende werktägliche Arbeitszeit sowie die gesamte Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen aufzuzeichnen und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ist darüber hinaus geklärt, dass aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG eine Pflicht folgt, die gesamte Arbeitszeit zu erfassen. Eine eigene Aufbewahrungsfrist nennt das Arbeitsschutzgesetz nicht; in der Praxis wird die Zwei-Jahres-Frist des ArbZG auf alle Zeitaufzeichnungen übertragen. Mehr zum Stand der geplanten Reform, die die Aufzeichnungspflicht gesetzlich regeln soll, steht im Beitrag zur Reform des Arbeitszeitgesetzes.

§ 17 MiLoG verlangt für Minijobber und für Beschäftigte in den Branchen des § 2a SchwarzArbG (u. a. Gastronomie und Beherbergung, Bau, Gebäudereinigung, Spedition und Logistik, Fleischwirtschaft) die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag — und die Aufbewahrung mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Einzelheiten dazu im Beitrag zur Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz. Für Leiharbeit gilt mit § 17c AÜG eine entsprechende Regel, für Fahrer mit § 21a Abs. 7 ArbZG eine eigene Zwei-Jahres-Frist (siehe Lenk- und Ruhezeiten).

Wichtig ist das Wort „mindestens“. Zwei Jahre sind die arbeitszeitrechtliche Untergrenze, kein Löschdatum. Ob die Daten danach gelöscht werden müssen, hängt davon ab, ob eine andere Frist oder ein anderer Zweck ihre Speicherung weiter trägt.

Ebene 2: Steuerrecht — Lohnkonto und Buchungsbelege

Das Lohnkonto ist nach § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. In das Lohnkonto gehören auch die steuerfreien Bezüge (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV) — und damit die Grundlage für steuerfreie Zuschläge nach § 3b EStG. Die Steuerfreiheit setzt voraus, dass die begünstigten Stunden einzeln nachgewiesen werden: wann genau nachts, sonntags oder an Feiertagen gearbeitet wurde. Pauschale Zuschläge ohne Einzelnachweis werden bei der Lohnsteuer-Außenprüfung nachversteuert. Die Stundennachweise, aus denen die Zuschläge berechnet werden, sind deshalb praktisch Belege zum Lohnkonto und teilen dessen Frist.

Für Buchungsbelege hat das Bürokratieentlastungsgesetz IV die Frist in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB von zehn auf acht Jahre verkürzt; die Verkürzung gilt für alle Unterlagen, deren Frist am Stichtag des Inkrafttretens noch nicht abgelaufen war. Ob eine Lohnabrechnung im Einzelfall (auch) Buchungsbeleg ist, hängt von der Organisation der Buchhaltung ab — das klärt man mit der Steuerberatung. Für Dienstpläne und Zeitnachweise ist die Lohnkonto-Frist die relevante. Alle steuerlichen Fristen beginnen erst mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO).

Ebene 3: Sozialversicherung — und die Pflicht zur elektronischen Führung ab 2027

Nach § 28f Abs. 1 SGB IV sind die Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. Die Rentenversicherung prüft mindestens alle vier Jahre (§ 28p Abs. 1 SGB IV). Die Frist ist also keine feste Zahl, sondern läuft von Prüfung zu Prüfung — Unterlagen aus einem bereits geprüften Zeitraum können nach Ablauf des Folgejahres entfallen, sofern keine andere Frist greift. Für Minijobs sind Arbeitszeitnachweise sozialversicherungsrechtlich besonders relevant, weil sich aus ihnen ergibt, ob die Entgeltgrenze eingehalten wurde und ob mindestens der Mindestlohn gezahlt wurde.

Neu zum 1. Januar 2027: Seit 2022 verlangt § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV), dass Arbeitgeber die Entgeltunterlagen und die ergänzenden Unterlagen elektronisch führen. Bis zum 31. Dezember 2026 konnten sie sich davon auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen; eine parallele Übergangsregel gilt nach § 126 SGB IV für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung. Eine Verlängerung ist nicht vorgesehen, erteilte Befreiungen laufen aus. Betroffen sind neben den Abrechnungsdaten insbesondere die ergänzenden Nachweise, die oft noch in Papierform in der Personalakte liegen:

• Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudierenden und Praktikumsnachweise,
• Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht,
• Erklärungen zu weiteren Beschäftigungen (wichtig bei Zweitjobs und kurzfristiger Beschäftigung),
• A1-Bescheinigungen bei Entsendung und Nachweise zum Aufenthaltsstatus,
• Nachweise zur Elterneigenschaft für den Beitragszuschlag in der Pflegeversicherung.

Neue Unterlagen oder längere Fristen bringt die Umstellung nicht. Sie ändert die Form: Papier muss gescannt, dem richtigen Beschäftigten zugeordnet und so abgelegt werden, dass es bei der Prüfung elektronisch vorgelegt werden kann. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber, auch wenn ein Steuerbüro die Abrechnung erstellt. Für Betriebe, deren Arbeitszeiten ohnehin digital erfasst werden, ist der Schritt klein — schwierig wird es, wo Stundenzettel und Bescheinigungen noch in Ordnern liegen.

Ebene 4: Verjährung — die Frist, die im Gesetz über Aufbewahrung nicht steht

Keine Aufbewahrungsvorschrift, aber oft die praktisch wichtigste Frist: Vergütungsansprüche verjähren nach §§ 195, 199 BGB in drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. Eine Überstunde aus März 2026 kann also bis zum 31. Dezember 2029 eingeklagt werden. In Überstundenprozessen muss zwar der Beschäftigte die Stunden und ihre Veranlassung darlegen (BAG 4. Mai 2022 — 5 AZR 359/21). Legt er aber eigene Aufzeichnungen vor, muss der Arbeitgeber substantiiert erwidern — und das gelingt nur mit eigenen Daten. Wer seine Zeiterfassung nach zwei Jahren gelöscht hat, steht dann mit leeren Händen da. Mehr dazu im Beitrag zu Überstunden.

Viele Arbeits- und Tarifverträge verkürzen diesen Zeitraum durch Ausschlussfristen auf wenige Monate. Ist die Klausel wirksam, sinkt das Bedürfnis, Zeitnachweise drei Jahre zu behalten — aber nur, wenn die Klausel einer Prüfung standhält. Ansprüche auf den Mindestlohn kann eine Ausschlussfrist ohnehin nicht erfassen (§ 3 MiLoG).

Auf Seiten der Sozialversicherung können Beiträge vier Jahre nach Ablauf des Fälligkeitsjahres nachgefordert werden, bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen 30 Jahre (§ 25 Abs. 1 SGB IV). Ein typischer Auslöser im Schichtbetrieb: als steuer- und beitragsfrei abgerechnete Zuschläge, deren Voraussetzungen sich nicht belegen lassen.

Eine Sonderrolle hat der Urlaub. Urlaubsansprüche verfallen und verjähren nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig auf den Resturlaub und den drohenden Verfall hingewiesen hat (BAG 20. Dezember 2022 — 9 AZR 266/20). Die Hinweisschreiben gehören deshalb in die Personalakte und sollten aufbewahrt werden, bis die betreffenden Urlaubsansprüche sicher erledigt sind — sonst ist der Verfall nicht beweisbar. Siehe auch Urlaubsplanung im Dienstplan.

Die Fristen im Überblick

Unterlage	Rechtsgrundlage	Frist
Arbeitszeitnachweise (über 8 h, Sonn- und Feiertage)	§ 16 Abs. 2 ArbZG	mindestens 2 Jahre
Arbeitszeitaufzeichnungen Minijob und § 2a SchwarzArbG	§ 17 Abs. 1 MiLoG	mindestens 2 Jahre
Arbeitszeitnachweise Leiharbeit	§ 17c AÜG	mindestens 2 Jahre
Arbeitszeitnachweise Fahrer	§ 21a Abs. 7 ArbZG	mindestens 2 Jahre
Lohnkonto, Belege für § 3b-Zuschläge	§ 41 Abs. 1 EStG	bis Ende des 6. Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung
Buchungsbelege	§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB	8 Jahre ab Jahresende
Entgeltunterlagen Sozialversicherung	§ 28f SGB IV, § 8 BVV	bis Ende des Jahres nach der letzten Betriebsprüfung; ab 1.1.2027 elektronisch
Nachweise für Ansprüche aus der Arbeitszeit	§§ 195, 199 BGB	sinnvoll: 3 Jahre ab Jahresende (soweit keine wirksame Ausschlussfrist)
Wunschlisten, Tauschanfragen, Abwesenheitsgründe	Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO	so kurz wie möglich, nach Abschluss der Planperiode löschen

Die Regel für die Praxis: Für jede Datenart gilt die längste einschlägige Frist — aber nur für die Daten, die dieser Frist tatsächlich unterliegen. Eine sechsjährige Lohnkonto-Frist rechtfertigt es, die Nacht- und Sonntagsstunden aufzubewahren, nicht die Begründung, warum jemand am Wochenende nicht arbeiten wollte.

Die Kehrseite: Wann gelöscht werden muss

Zeitnachweise, Dienstpläne und Abwesenheiten sind personenbezogene Daten, teils — bei Krankheit, Schwangerschaft oder Schwerbehinderung — sogar besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) dürfen sie nur so lange gespeichert werden, wie der Zweck es erfordert. Ist die längste tragende Frist abgelaufen, haben Beschäftigte einen Löschanspruch nach Art. 17 DSGVO. Die Speicherung zur Abwehr von Rechtsansprüchen ist zulässig, aber nur für konkret absehbare Ansprüche, nicht als Generalklausel.

Im Dienstplan fallen vor allem Daten an, die gar keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen und trotzdem jahrelang gespeichert bleiben:

• Schichtwünsche und ihre Begründungen aus dem Wunschdienstplan („Kinderbetreuung“, „Arzttermin“, „Pflege der Mutter“),
• Tauschanfragen beim Schichttausch mit Kommentaren,
• Krankheitsgründe, die Vorgesetzte zur Krankmeldung notiert haben — der Arbeitgeber braucht nur Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit, nicht die Diagnose,
• Chatverläufe in Messenger-Gruppen, in denen Schichten vergeben wurden (siehe Erreichbarkeit per WhatsApp).

Für diese Daten genügt eine kurze Frist — etwa bis zum Ende der Planperiode zuzüglich einiger Wochen für Rückfragen. Die Planentscheidung selbst (wer welche Schicht hat) bleibt erhalten, der Wunsch und seine Begründung werden gelöscht. Ein Löschkonzept legt das schriftlich fest: Datenart, Frist, Fristbeginn, Verantwortlicher, Art der Löschung. Gibt es einen Betriebsrat, ist die technische Ausgestaltung der Zeiterfassung und Dienstplanung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmt; Lösch- und Zugriffsregeln gehören in die Betriebsvereinbarung.

Planversionen als Beweismittel

Eine Aufbewahrungsfrist für den Soll-Plan gibt es nicht. Trotzdem ist die Versionshistorie oft das entscheidende Beweismittel, denn viele Rechtsfolgen hängen daran, welcher Plan wann galt:

• Bei Arbeit auf Abruf muss die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt werden (§ 12 Abs. 3 TzBfG) — beweisen lässt sich das nur mit dem Zeitpunkt der Veröffentlichung.
• Wird eine geplante Schicht abgesagt, schuldet der Arbeitgeber das Entgelt aus Annahmeverzug (§ 615 BGB) — maßgeblich ist die zuletzt verbindlich mitgeteilte Schicht.
• Bei Dienstplanänderungen und tariflichen Ankündigungsfristen geht es um die Frage, wann geändert wurde und ob der Betriebsrat zugestimmt hat.
• Bei Ruhezeitverstößen (§ 5 ArbZG) zeigt der Vergleich von Plan und Ist, ob der Verstoß geplant war oder durch einen spontanen Einsatz entstand.

Wer den Plan in Excel überschreibt oder im Messenger ändert, hat diese Historie nicht. Eine Dienstplan-Software, die jede Änderung mit Zeitstempel und Urheber protokolliert, liefert sie ohne Mehraufwand. Die Historie sollte so lange erhalten bleiben wie die Zeitnachweise, auf die sie sich bezieht — und dann mit ihnen gelöscht werden.

Rechenbeispiel: Ein Restaurant räumt auf

Ein Restaurant mit 22 Beschäftigten (davon acht Minijobber und zwei Werkstudierende) führt Dienstpläne bisher in Excel, Stundenzettel auf Papier und die Personalakten im Ordner. Die Inhaberin will zum Jahreswechsel auf ein digitales System umstellen und fragt, was mit den Unterlagen geschehen muss. Die letzte Betriebsprüfung der Rentenversicherung fand im Frühjahr 2024 statt und umfasste den Zeitraum bis Ende 2023.

Unterlage (Beispiel: Dezember 2026)	Maßgebliche Frist	Aufbewahren bis mindestens
Stundenzettel Minijobber	§ 17 MiLoG: 2 Jahre	Dezember 2028
Stundennachweis mit Nacht- und Feiertagsstunden (Basis § 3b EStG)	§ 41 EStG: Ende des 6. Folgejahres	31. Dezember 2032
Zeitnachweise Vollzeitkräfte mit Überstunden	Verjährung: 3 Jahre ab Jahresende	31. Dezember 2029 (sofern keine wirksame Ausschlussfrist)
Immatrikulationsbescheinigung Werkstudentin	§ 28f SGB IV, § 8 BVV	Ende des Jahres nach der nächsten Prüfung — ab 1.1.2027 elektronisch
Schichtwünsche mit Begründung, Dezember-Plan	keine Pflicht, DSGVO	löschen, sobald der Plan abgerechnet ist (z. B. Ende Februar 2027)

Ergebnis: Die Stundenzettel aus den Monaten mit Zuschlägen bestimmen die längste Frist. Statt alle Papierzettel sechs Jahre zu lagern, scannt das Restaurant sie, ordnet sie den Lohnabrechnungen zu und legt ein Löschdatum pro Jahrgang fest. Die Papierbelege aus der Personalakte — Immatrikulationsbescheinigungen, Rentenversicherungs-Befreiungsanträge der Minijobber — werden bis Ende Dezember 2026 digitalisiert, weil sie ab 1. Januar 2027 elektronisch vorliegen müssen. Die Wunschlisten der letzten Jahre aus der Excel-Datei werden gelöscht, die Plandaten (wer hatte wann Dienst) bleiben, bis die Zeitnachweise des jeweiligen Jahres gelöscht werden. Für das ersetzende Scannen und Vernichten von Papier, das steuerlich relevant ist, legt das Restaurant eine kurze Verfahrensdokumentation an und stimmt sie mit der Steuerberatung ab.

Bußgelder

Wer Arbeitszeitnachweise nicht oder nicht lange genug aufbewahrt, handelt ordnungswidrig: nach § 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG mit Bußgeld bis 30.000 Euro, nach § 21 Abs. 1 Nr. 7 MiLoG ebenfalls bis 30.000 Euro. Folgenreicher sind meist die indirekten Kosten: Ohne Einzelnachweis werden steuerfreie Zuschläge nachversteuert und verbeitragt, und im Arbeitsgerichtsprozess fehlt die Grundlage, um behauptete Überstunden zu bestreiten. Auf der anderen Seite drohen bei Verstößen gegen die Löschpflicht Bußgelder nach Art. 83 DSGVO.

Checkliste

• Datenarten aus Dienstplanung und Zeiterfassung auflisten: Soll-Plan, Planversionen, Ist-Zeiten, Zuschläge, Abwesenheiten, Wünsche, Tauschanfragen, Kommentare.
• Jeder Datenart die längste einschlägige Frist zuordnen — und den Fristbeginn (meist Jahresende).
• Zeitnachweise mit Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden als Belege zum Lohnkonto behandeln.
• Prüfen, ob Ausschlussfristen in Arbeits- oder Tarifvertrag wirksam sind; sonst Zeitnachweise mindestens drei Jahre ab Jahresende aufbewahren.
• Bis 31. Dezember 2026: Papierunterlagen der Entgeltabrechnung und ergänzende Nachweise digitalisieren und Beschäftigten zuordnen.
• Krankheitsgründe, Wunschbegründungen und Chatverläufe aus der Planung entfernen oder kurzfristig löschen.
• Versionshistorie des Dienstplans mit Zeitstempel sichern, statt Pläne zu überschreiben.
• Löschkonzept schriftlich festlegen und Löschungen dokumentieren.
• Mit dem Betriebsrat Zugriffs- und Löschregeln in der Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung regeln.

Eine Dienstplan-Software mit integrierter Zeiterfassung hält Plan, Änderungen und Ist-Zeiten an einem Ort, protokolliert jede Änderung und kann Daten nach Ablauf definierter Fristen automatisch löschen. Mehr dazu unter Dienstplanung mit Software.

Fazit

Für Dienstpläne und Zeitnachweise gibt es keine einzige richtige Frist, sondern mehrere, die nebeneinander laufen: zwei Jahre aus dem Arbeitszeitrecht, sechs Jahre ab Jahresende für die Belege steuerfreier Zuschläge, die Prüfungsfrist der Sozialversicherung und die dreijährige Verjährung von Lohnansprüchen. Wer jeder Datenart ihre längste Frist zuordnet, alles andere früh löscht und die Papierreste bis zum Jahresende digitalisiert, ist für die Betriebsprüfung ab 2027, den Zoll und das Arbeitsgericht gleichermaßen vorbereitet.