Ratgeber · Recht
Werkstudenten und Praktikanten im Dienstplan: 20-Stunden-Grenze, 26-Wochen-Regel und Mindestlohn
Zwei Rechtskreise, die ständig verwechselt werden
Kaum eine Zahl im Personalwesen wird so zuverlässig falsch verstanden wie die 20-Stunden-Grenze für Werkstudenten. In Dienstplänen taucht sie als harte Sperre auf, in Stellenanzeigen als „maximal 20 Stunden“, in Betriebsanweisungen gelegentlich sogar als vermeintliche Vorgabe des Arbeitszeitgesetzes. Nichts davon trifft zu.
Für Studierende und Praktikanten laufen zwei getrennte Regelwerke nebeneinander, die unterschiedliche Fragen beantworten:
- Das Arbeitsrecht fragt, wie lange gearbeitet werden darf. Hier gilt für Werkstudenten und Praktikanten dasselbe wie für jeden anderen Beschäftigten: acht Stunden werktäglich, Verlängerung auf zehn Stunden bei Ausgleich im Halbjahresschnitt (§ 3 ArbZG), Pausen nach § 4 ArbZG, elf Stunden Ruhezeit nach § 5 ArbZG. § 2 Abs. 2 ArbZG erfasst ausdrücklich auch die „zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten“ — Praktikanten fallen also vollständig darunter.
- Das Sozialversicherungsrecht fragt, was die Stunde kostet. Hier entscheiden Immatrikulation, Stundenzahl und Lage der Arbeitszeit darüber, ob Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung anfallen oder nicht.
Wer beides vermengt, plant entweder zu eng — und verschenkt Kapazität an Abenden und Wochenenden, an denen sie am dringendsten gebraucht wird — oder zu großzügig und handelt sich eine Nachforderung der Sozialversicherung ein. Beide Fehler entstehen im Dienstplan, nicht in der Lohnbuchhaltung.
Das Werkstudentenprivileg: Was es ist und wen es erfasst
Das Privileg beruht auf § 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V: Versicherungsfrei ist, wer als ordentlich Studierender einer Hochschule oder Fachschule daneben eine Beschäftigung ausübt. Über § 20 Abs. 1 Satz 1 SGB XI zieht die Pflegeversicherung nach, über § 27 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 SGB III die Arbeitslosenversicherung. Was bleibt, ist die Rentenversicherungspflicht — Werkstudenten sind nach § 1 Satz 1 Nr. 1 SGB VI ganz normal rentenversichert, Arbeitgeber und Beschäftigter tragen je 9,3 Prozent.
Der Arbeitgeberanteil sinkt damit von rund 21 Prozent auf 9,3 Prozent. Bei einem Werkstudenten mit 20 Wochenstunden und 16 € Stundenlohn sind das etwa 115 € Ersparnis im Monat — der eigentliche Grund, warum die Grenze überhaupt so ernst genommen wird.
Die ungeschriebene Voraussetzung: Das Studium muss prägen
Hinter der Vorschrift steht der Gedanke, dass Studierende ihrem Erscheinungsbild nach Studierende bleiben und nicht Arbeitnehmer sind, die nebenbei studieren. Zeit und Arbeitskraft müssen überwiegend vom Studium beansprucht werden. Die 20 Stunden sind die praktische Ausprägung dieses Grundsatzes, nicht seine abschließende Definition — deshalb kann das Privileg auch bei formal eingehaltenen 20 Stunden entfallen, wenn das Studium erkennbar nur noch auf dem Papier betrieben wird.
Wann das Privileg endet
- Exmatrikulation — mit dem Tag der Beendigung des Studiums. Wird das Studium mit der letzten Prüfungsleistung abgeschlossen, endet das Privileg mit dem Monat der Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses, auch wenn die Immatrikulation formal noch läuft.
- Urlaubssemester und Beurlaubung — wer beurlaubt ist, betreibt das Studium nicht und gilt nicht als ordentlich Studierender.
- Duale Studiengänge — Teilnehmer praxisintegrierter dualer Studiengänge gelten nach § 5 Abs. 4a Satz 2 SGB V als zur Berufsausbildung Beschäftigte und sind damit immer in allen Zweigen versicherungspflichtig. Das Werkstudentenprivileg greift hier von vornherein nicht, unabhängig von der Stundenzahl.
- Fern- und Teilzeitstudium ohne Präsenzverpflichtung — hier fehlt es regelmäßig am prägenden Charakter des Studiums.
Für den Plan heißt das: Die Immatrikulationsbescheinigung gehört zu jedem Semester neu in die Personalakte. Ein Werkstudent, der im Februar exmatrikuliert wird und im März weiterhin nach dem alten Muster eingeplant ist, kostet ab dem ersten Märztag den vollen Arbeitgeberanteil.
Die 20-Stunden-Grenze im Dienstplan
Maßgeblich ist die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit in der Vorlesungszeit, gemessen im Durchschnitt über die gesamte Vorlesungszeit. Eine einzelne Woche mit 22 Stunden bringt das Privileg nicht zu Fall, wenn andere Wochen entsprechend darunter liegen. Werden mehrere Beschäftigungen nebeneinander ausgeübt — bei verschiedenen Arbeitgebern —, werden die Stunden addiert. Der Arbeitgeber kennt die Nebentätigkeiten nur, wenn er danach fragt; eine schriftliche Erklärung des Studierenden über weitere Beschäftigungen sollte deshalb zum Einstellungsvorgang gehören.
Die Abend-, Nacht- und Wochenendausnahme
Der für Schichtbetriebe entscheidende Punkt: Wird die Beschäftigung überwiegend am Abend, in der Nacht oder am Wochenende ausgeübt, bleibt das Privileg auch bei mehr als 20 Wochenstunden erhalten — weil das Studium tagsüber ungestört möglich bleibt und damit weiter prägt. Für Gastronomie, Handel, Logistik, Pflege und Veranstaltungsbetriebe ist das die eigentliche Nachricht: Ein Werkstudent, der freitags und samstags je zehn Stunden im Spätdienst arbeitet, liegt bei 20 Stunden — und könnte auch darüber hinaus eingeplant werden, ohne das Privileg zu verlieren.
Die Ausnahme ist allerdings lageabhängig, nicht saldoabhängig. Wer während des Semesters zusätzlich an Werktagen tagsüber über die 20 Stunden hinaus eingeplant wird, verliert das Privileg — auch dann, wenn die 26-Wochen-Grenze rechnerisch noch nicht gerissen ist. Der Dienstplan muss die Ausnahme also tatsächlich abbilden und nicht nur die Wochensumme im Blick behalten.
Vorlesungsfreie Zeit
In den Semesterferien darf unbefristet in Vollzeit gearbeitet werden, ohne dass das Privileg entfällt — allerdings zählen diese Wochen in die 26-Wochen-Grenze hinein. Die arbeitszeitrechtlichen Grenzen des ArbZG bleiben davon unberührt: Auch der Werkstudent in der vorlesungsfreien Zeit arbeitet höchstens zehn Stunden täglich und braucht seine elf Stunden Ruhezeit.
Die 26-Wochen-Regel
Für befristete Überschreitungen — Projektphase, Krankheitsvertretung, Saisonspitze, Semesterferien — gilt: Innerhalb eines Zeitjahres darf an höchstens 26 Wochen beziehungsweise 182 Kalendertagen mehr als 20 Stunden wöchentlich gearbeitet werden. Drei Details entscheiden über das Ergebnis:
- Rückschau, nicht Kalenderjahr: Gerechnet wird vom Ende der aktuell zu beurteilenden befristeten Beschäftigung ein Jahr zurück. Der Jahreswechsel setzt nichts zurück.
- Arbeitgeberübergreifend: Auch Zeiten bei anderen Arbeitgebern zählen mit. Vorgeschriebene Zwischenpraktika bleiben dagegen unberücksichtigt.
- Vorab befristet: Der Zeitraum der Überschreitung muss von vornherein feststehen. Eine Mehrarbeit, die „erst einmal“ beginnt und irgendwann endet, ist keine befristete Überschreitung.
Reißt die Grenze, tritt Versicherungspflicht ein — und zwar nicht erst ab Woche 27, sondern ab Beginn derjenigen Beschäftigung, die zur Überschreitung führt. Die Nachforderung trifft den Arbeitgeber; den Arbeitnehmeranteil darf er nach § 28g SGB IV nur bei den nächsten drei Lohnzahlungen abziehen. Alles, was älter ist, bleibt an ihm hängen.
Rechenbeispiel: Ein Werkstudent über zwölf Monate
Ein Handelsbetrieb beschäftigt eine Studierende ganzjährig. Die Vorlesungszeit umfasst rund 28 Wochen im Jahr, die vorlesungsfreie Zeit rund 24 Wochen.
- Vorlesungszeit (28 Wochen): zwei Spätschichten unter der Woche à 6 Stunden plus ein Samstagsdienst à 8 Stunden = 20 Stunden. Grenze eingehalten, keine Woche zählt in die 26-Wochen-Rechnung.
- Semesterferien Frühjahr (6 Wochen): Vollzeit mit 38 Stunden — 6 Wochen über der Grenze.
- Semesterferien Sommer (10 Wochen): Vollzeit mit 38 Stunden — 10 Wochen über der Grenze.
- Inventurphase im November (4 Wochen): 30 Stunden, davon 18 tagsüber unter der Woche — 4 Wochen über der Grenze.
Summe: 20 Wochen über 20 Stunden im Zeitjahr. Die 26-Wochen-Grenze ist eingehalten, das Privileg bleibt bestehen. Es bleiben sechs Wochen Puffer — die aber bereits verbraucht wären, wenn die Studierende in den Sommerferien zusätzlich zwei Wochen bei einem anderen Arbeitgeber Vollzeit gearbeitet hätte und im Frühjahr eine Krankheitsvertretung von vier Wochen dazugekommen wäre. Genau diese Addition über Arbeitgebergrenzen hinweg ist der Grund, warum ein Zähler im Plan mehr wert ist als eine Regel im Arbeitsvertrag.
Kritisch ist im Beispiel die Inventurphase: Sie liegt in der Vorlesungszeit und überwiegend an Werktagen tagsüber. Sie wird nur über die 26-Wochen-Regel getragen, nicht über die Abend- und Wochenendausnahme — und ist damit die einzige Position, die bei einer Betriebsprüfung wirklich begründungsbedürftig ist.
Die teuerste Falle steht im Vertrag: § 12 TzBfG
Werkstudentenverträge werden auffällig oft „flexibel“ formuliert: Einsatz nach Absprache, nach Bedarf, nach Vorlesungsplan. Damit ist der Vertrag Arbeit auf Abruf im Sinne des § 12 TzBfG — mit drei Rechtsfolgen, die keiner der Beteiligten beabsichtigt hat:
- Die 20-Stunden-Fiktion (§ 12 Abs. 1 Satz 3 TzBfG): Ist keine wöchentliche Arbeitszeit festgelegt, gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden als vereinbart. Der Arbeitgeber schuldet die Vergütung für 20 Stunden pro Woche unabhängig davon, ob er abgerufen hat — ganzjährig, auch in Wochen ohne Einsatz. Die Zahl deckt sich zufällig mit der Werkstudentengrenze, hat mit ihr aber nichts zu tun.
- Die Vier-Tage-Frist (§ 12 Abs. 2 TzBfG): Der Studierende ist zur Arbeitsleistung nur verpflichtet, wenn ihm die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt wurde. Ein Anruf am Vortag begründet keine Pflicht zu erscheinen — und das Nichterscheinen ist kein abmahnfähiger Verstoß.
- Die Drei-Stunden-Mindestabnahme (§ 12 Abs. 3 TzBfG): Wird ohne festgelegte tägliche Arbeitszeit abgerufen, sind mindestens drei aufeinanderfolgende Stunden zu vergüten. Der Zwei-Stunden-Einsatz zur Mittagsspitze kostet also drei Stunden.
Die Lösung ist einfach und wird trotzdem selten umgesetzt: feste Wochenstundenzahl im Vertrag — etwa zwölf Stunden — plus die zulässige Abrufbandbreite von bis zu 25 Prozent zusätzlich beziehungsweise 20 Prozent weniger. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber zur Arbeit auf Abruf.
Ein zweiter Punkt, der regelmäßig fehlt: Klausur- und Prüfungsphasen. Einen gesetzlichen Freistellungsanspruch gibt es dafür nicht — § 616 BGB erfasst Prüfungen im eigenen Studium nicht, und das Bildungsurlaubsrecht der Länder betrifft Weiterbildung, nicht das eigene Studium. Wer will, dass Studierende in der Prüfungsphase nicht einfach krankfeiern, muss die Freistellung vertraglich regeln: etwa vier Wochen ohne Einteilung pro Semester, angemeldet bis zu einem Stichtag. Für die Urlaubsplanung ist dieser Stichtag wertvoller als jede Kulanzlösung im Einzelfall.
Praktikanten: Vier Typen, vier Ergebnisse
Beim Praktikum entscheidet nicht die Tätigkeit, sondern der rechtliche Typ. Rechtsgrundlage ist § 26 BBiG, der Praktikanten weitgehend den Auszubildenden gleichstellt. Vier Konstellationen kommen in der Praxis vor:
1. Vorgeschriebenes Zwischenpraktikum
Das Praktikum ist in der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschrieben und wird während des Studiums absolviert; der Praktikant bleibt immatrikuliert. Folge: Versicherungsfreiheit in allen Zweigen — Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung über § 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V, die Rentenversicherung über § 5 Abs. 3 SGB VI. Dauer, Stundenzahl und Höhe des Entgelts sind dafür unerheblich. Mindestlohn fällt nicht an (§ 22 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 MiLoG), und die Zeiten zählen nicht in die 26-Wochen-Grenze. Das ist die für den Betrieb günstigste Variante — und die, bei der die Bescheinigung der Hochschule über die Verpflichtung unbedingt zur Akte gehört.
2. Vorgeschriebenes Vor- oder Nachpraktikum
Ebenfalls vorgeschrieben, aber vor Studienbeginn oder nach Studienende absolviert — der Praktikant ist nicht immatrikuliert. Folge: Bei Zahlung eines Entgelts besteht Versicherungspflicht in allen Zweigen, und zwar unabhängig davon, wie gering das Entgelt ist; die Geringfügigkeitsregeln greifen hier nicht. Liegt das Entgelt bei höchstens 325 € im Monat, trägt nach § 20 Abs. 3 SGB IV der Arbeitgeber den gesamten Sozialversicherungsbeitrag allein. Bleibt das Praktikum völlig unvergütet, sind in der Renten- und Arbeitslosenversicherung Beiträge aus einem fiktiven Entgelt von einem Prozent der Bezugsgröße zu zahlen — 2026 sind das 39,55 € monatlich. Mindestlohn fällt nicht an, soweit das Praktikum hochschulrechtlich vorgeschrieben ist. Ist der Praktikant aus Gründen der Studienorganisation ausnahmsweise doch immatrikuliert, wird das Praktikum wie ein Zwischenpraktikum behandelt.
3. Freiwilliges Praktikum während des Studiums
Nicht vorgeschrieben, sondern aus eigenem Antrieb. Versicherungsrechtlich wird es behandelt wie jede andere Studentenbeschäftigung: versicherungsfrei nur im Rahmen des Werkstudentenprivilegs oder als Minijob bis 603 € monatlich. Beim Mindestlohn gilt die Ausnahme des § 22 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 MiLoG für bis zu drei Monate — aber nur, wenn nicht zuvor bereits ein solches Praktikumsverhältnis mit demselben Arbeitgeber bestanden hat. Ab dem vierten Monat ist der volle Mindestlohn von 13,90 € geschuldet.
4. Orientierungspraktikum
Ein Praktikum von bis zu drei Monaten zur Orientierung vor Aufnahme einer Berufsausbildung oder eines Studiums (§ 22 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 MiLoG): mindestlohnfrei. Sozialversicherungsrechtlich handelt es sich mangels Immatrikulation um eine normale Beschäftigung; die Geringfügigkeitsgrenze und die Geringverdienerregel des § 20 Abs. 3 SGB IV sind zu prüfen. Ergänzt wird die Liste durch die Einstiegsqualifizierung und Berufsausbildungsvorbereitung nach § 22 Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 MiLoG.
Die Drei-Monats-Schwelle — und was das BAG dazu sagt
Bei den Nummern 2 und 3 ist die Drei-Monats-Grenze hart: Wird sie überschritten, entfällt die Ausnahme, und der Mindestlohn ist nach überwiegender Auffassung für die gesamte Praktikumsdauer nachzuzahlen — nicht erst ab dem ersten Tag des vierten Monats. Bei rund 40 Stunden pro Woche und 13,90 € summiert sich das über ein viermonatiges Praktikum auf gut 9.600 € brutto zuzüglich Sozialabgaben.
Entschärft hat das Bundesarbeitsgericht die Grenze für Unterbrechungen: Ein Orientierungspraktikum, das wegen Krankheit oder auf Wunsch des Praktikanten pausiert und sich dadurch über einen längeren Kalenderzeitraum erstreckt, bleibt mindestlohnfrei, solange die einzelnen Abschnitte in sachlichem und zeitlichem Zusammenhang stehen und die tatsächliche Gesamtdauer drei Monate nicht überschreitet (BAG, Urteil vom 30. Januar 2019 – 5 AZR 556/17).
Weit ausgelegt hat das Gericht auch die erste Fallgruppe: Ein Praktikum, das eine private, staatlich anerkannte Hochschule als Zulassungsvoraussetzung für die Aufnahme des Studiums verlangt, ist ein Pflichtpraktikum aufgrund hochschulrechtlicher Bestimmung und damit ohne zeitliche Begrenzung mindestlohnfrei (BAG, Urteil vom 19. Januar 2022 – 5 AZR 217/21).
Formalien, die im Dienstplanbetrieb regelmäßig fehlen
- Niederschrift vor dem ersten Tag (§ 2 Abs. 1a NachwG): Für Praktikanten gilt eine eigene, strengere Nachweispflicht. Die wesentlichen Vertragsbedingungen sind unverzüglich nach Vertragsschluss, spätestens vor Aufnahme der Tätigkeit, schriftlich niederzulegen, zu unterzeichnen und auszuhändigen. Die elektronische Form ist ausgeschlossen — anders als bei normalen Arbeitsverhältnissen genügt hier auch seit der Digitalisierungsnovelle keine Textform. Inhaltlich verlangt das Gesetz mindestens: Name und Anschrift der Vertragsparteien, Lern- und Ausbildungsziele, Beginn und Dauer, tägliche Praktikumszeit, Zahlung und Höhe der Vergütung, Dauer des Urlaubs sowie einen Hinweis auf anwendbare Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen. Der Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit.
- Aufzeichnung der Arbeitszeit (§ 17 MiLoG): Soweit Werkstudenten oder Praktikanten geringfügig beschäftigt sind oder der Betrieb zu den Branchen des § 2a SchwarzArbG gehört — Gaststätten und Beherbergung, Bau, Logistik, Speditionen, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft, Messebau und weitere —, müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit binnen sieben Tagen aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber zur Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG. Unabhängig davon gilt die allgemeine Zeiterfassungspflicht.
- Unter 18: JArbSchG statt ArbZG. Schülerpraktikanten und minderjährige Praktikanten fallen über § 1 JArbSchG in dessen Anwendungsbereich — mit acht Stunden Tageshöchstarbeitszeit ohne Verlängerungsmöglichkeit, zwölf Stunden Freizeit zwischen zwei Schichten und Nachtruhe ab 20 Uhr. Für das Betriebspraktikum während der Vollzeitschulpflicht macht § 5 Abs. 2 JArbSchG eine Ausnahme vom grundsätzlichen Beschäftigungsverbot für Kinder — die Schutzvorschriften zu Arbeitszeit, Pausen und Nachtruhe gelten aber entsprechend weiter. Details im Ratgeber zu Azubis und Jugendlichen im Dienstplan.
- Urlaub, Krankheit, Feiertage. Werkstudenten und Praktikanten haben vollen Urlaubsanspruch nach dem BUrlG, anteilig nach Arbeitstagen und nach § 5 BUrlG zu zwölfteln, Entgeltfortzahlung nach § 3 EFZG ab vierwöchiger Betriebszugehörigkeit und Feiertagsvergütung nach § 2 EFZG. Bei Praktika von drei bis sechs Monaten ist der anteilige Urlaub in der Praxis der am häufigsten vergessene Posten.
- Mitbestimmung. Auch die Einteilung von Werkstudenten unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG; die Einstellung ist nach § 99 BetrVG zustimmungspflichtig. Praktikanten zählen bei den Schwellenwerten des BetrVG regelmäßig nicht mit, ihre Arbeitszeitlage ist aber gleichwohl mitbestimmt.
Checkliste für den Dienstplan
- Status je Person hinterlegen — Werkstudent, Zwischenpraktikum, Vor-/Nachpraktikum, freiwilliges Praktikum, dual Studierender. Ohne diese Kennzeichnung lässt sich keine Regel automatisieren.
- Immatrikulationsbescheinigung je Semester nachhalten und mit einem Ablaufdatum im System verknüpfen.
- Vorlesungszeit und vorlesungsfreie Zeit als Perioden pflegen — die 20-Stunden-Grenze gilt nur in der ersten.
- Wochenstunden im Durchschnitt prüfen, nicht je Einzelwoche — und Nebentätigkeiten bei anderen Arbeitgebern schriftlich abfragen.
- Lage der Schichten auswerten: Wer über 20 Stunden geplant wird, muss überwiegend abends, nachts oder am Wochenende arbeiten — sonst trägt nur die 26-Wochen-Regel.
- Einen 26-Wochen-Zähler führen, rückschauend über zwölf Monate und arbeitgeberübergreifend ergänzt um selbst erklärte Fremdzeiten.
- Feste Wochenstundenzahl im Vertrag statt „nach Bedarf“ — sonst gelten 20 Stunden als vereinbart und sind zu bezahlen.
- Vier-Tage-Frist einhalten, wenn Abrufarbeit vereinbart ist; Einsätze unter drei Stunden vermeiden.
- Prüfungsphasen als Sperrzeitraum mit Anmeldestichtag im Plan abbilden.
- Drei-Monats-Uhr für freiwillige und Orientierungspraktika setzen — mit Warnung vor Ablauf, nicht danach.
- Niederschrift nach § 2 Abs. 1a NachwG unterschrieben ablegen, bevor der erste Dienst geplant wird.
- Alter prüfen: unter 18 gilt das JArbSchG, nicht das ArbZG.
Warum das ohne System nicht zuverlässig läuft
Die Regeln für Werkstudenten und Praktikanten haben eine Eigenart, die sie von den meisten anderen Arbeitszeitgrenzen unterscheidet: Sie sind nicht am einzelnen Dienst prüfbar. Ob eine Schicht zulässig und beitragsfrei ist, hängt vom Semesterkalender ab, vom Durchschnitt der zurückliegenden Wochen, von der Lage aller anderen Dienste desselben Monats, von einem rückschauenden Zwölf-Monats-Fenster und von Beschäftigungen, die in einem anderen Betrieb stattfinden. Kein Planer rechnet das beim Schichttausch am Freitagnachmittag nach.
Dienstplansoftware löst das als Stammdaten- plus Regelproblem: Der Beschäftigtenstatus liegt am Mitarbeiter, Vorlesungszeiten liegen als Perioden am Standort, und jede Zuweisung wird gegen den laufenden Wochendurchschnitt, den 26-Wochen-Zähler und die Drei-Monats-Uhr des Praktikums geprüft — inklusive Warnung, bevor die Grenze fällt, nicht erst im Prüfbericht der Deutschen Rentenversicherung. Welche Systeme das je nach Betriebsgröße abbilden, zeigt der Vergleich der Dienstplan-Software; was solche Lösungen kosten, steht im Ratgeber zu den Kosten von Dienstplan-Software.
Häufige Fragen zu Werkstudenten und Praktikanten
Dürfen Werkstudenten mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten?
Arbeitsrechtlich ja — die 20-Stunden-Grenze steht in keinem Arbeitszeitgesetz. Für Werkstudenten gelten dieselben Höchstgrenzen wie für alle anderen Beschäftigten: acht Stunden werktäglich, verlängerbar auf zehn Stunden bei Ausgleich im Halbjahresschnitt (§ 3 ArbZG). Die 20 Stunden sind eine sozialversicherungsrechtliche Grenze: Wird sie in der Vorlesungszeit regelmäßig überschritten, entfällt das Werkstudentenprivileg, und es werden Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung fällig — für Arbeitgeber und Beschäftigten. Ein Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz ist das nicht, ein Kostenproblem schon. Zwei Ausnahmen halten das Privileg trotz Mehrarbeit aufrecht: Beschäftigung überwiegend am Abend, in der Nacht oder am Wochenende sowie befristete Einsätze in der vorlesungsfreien Zeit im Rahmen der 26-Wochen-Regel.
Was besagt die 26-Wochen-Regel bei Werkstudenten?
Sie erlaubt befristete Überschreitungen der 20-Stunden-Grenze, ohne dass das Werkstudentenprivileg entfällt. Innerhalb eines Zeitjahres — gerechnet vom Ende der aktuellen befristeten Mehrarbeit ein Jahr zurück — darf ein Studierender an höchstens 26 Wochen beziehungsweise 182 Kalendertagen mehr als 20 Stunden wöchentlich arbeiten. Beschäftigungen bei verschiedenen Arbeitgebern werden dabei zusammengerechnet; vorgeschriebene Zwischenpraktika bleiben außen vor. Wichtig ist außerdem, dass der Zeitraum der Überschreitung von vornherein befristet und im Voraus bekannt sein muss. Reißt die Grenze, tritt Versicherungspflicht ein — und zwar nicht erst ab Woche 27, sondern rückwirkend ab dem Beginn der Beschäftigung, die zur Überschreitung führt.
Bekommen Praktikanten den Mindestlohn?
Im Grundsatz ja: § 22 Abs. 1 Satz 1 MiLoG stellt Praktikanten den Arbeitnehmern gleich, sodass 13,90 € pro Stunde (Stand 2026) geschuldet sind. Satz 2 nimmt jedoch vier Gruppen aus: Pflichtpraktika aufgrund schul-, ausbildungs- oder hochschulrechtlicher Bestimmungen ohne zeitliche Begrenzung, Orientierungspraktika vor einer Ausbildung oder einem Studium bis zu drei Monaten, studien- oder ausbildungsbegleitende Praktika bis zu drei Monaten (sofern nicht bereits ein solches Praktikum beim selben Arbeitgeber bestand) sowie Einstiegsqualifizierung und Berufsausbildungsvorbereitung. Das Bundesarbeitsgericht hat die erste Fallgruppe weit ausgelegt: Auch ein Praktikum, das nur Zulassungsvoraussetzung für die Aufnahme des Studiums an einer privaten, staatlich anerkannten Hochschule war, bleibt mindestlohnfrei (BAG, Urteil vom 19. Januar 2022 – 5 AZR 217/21).
Was passiert, wenn ein dreimonatiges Praktikum länger dauert?
Bei den zeitlich begrenzten Ausnahmen des § 22 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 und 3 MiLoG ist die Drei-Monats-Grenze eine harte Schwelle. Wird sie überschritten, entfällt die Ausnahme, und der Mindestlohn ist nach überwiegender Auffassung für die gesamte Praktikumsdauer nachzuzahlen — nicht erst ab dem ersten Tag des vierten Monats. Unterbrechungen sind dagegen unschädlich: Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass ein Praktikum, das wegen Krankheit oder auf Wunsch des Praktikanten pausiert und sich dadurch über einen längeren Kalenderzeitraum erstreckt, mindestlohnfrei bleibt, solange die einzelnen Abschnitte in sachlichem und zeitlichem Zusammenhang stehen und die tatsächliche Gesamtdauer drei Monate nicht übersteigt (BAG, Urteil vom 30. Januar 2019 – 5 AZR 556/17).
Muss für Praktikanten ein schriftlicher Vertrag vorliegen?
Ja, und zwar mit einer eigenen, strengeren Regel als bei normalen Arbeitsverhältnissen. Nach § 2 Abs. 1a NachwG muss der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrags, spätestens aber vor Aufnahme der Tätigkeit schriftlich niederlegen, unterzeichnen und dem Praktikanten aushändigen. Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen — eine PDF-Datei per E-Mail genügt nicht. Aufzunehmen sind mindestens Name und Anschrift der Vertragsparteien, die Lern- und Ausbildungsziele, Beginn und Dauer des Praktikums, die tägliche Praktikumszeit, Zahlung und Höhe der Vergütung, die Dauer des Urlaubs sowie ein Hinweis auf anwendbare Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen. Der Verstoß ist bußgeldbewehrt.
Gilt für Werkstudenten und Praktikanten ein Urlaubsanspruch?
Ja. Beide sind Arbeitnehmer im Sinne des § 2 BUrlG — Praktikanten als zu ihrer Berufsbildung Beschäftigte. Der gesetzliche Mindesturlaub von 24 Werktagen bei einer Sechs-Tage-Woche wird auf die tatsächliche Zahl der Arbeitstage umgerechnet: Wer an drei Tagen pro Woche arbeitet, hat Anspruch auf zwölf Urlaubstage im Jahr. Bei einem Praktikum von weniger als einem vollen Kalenderjahr entsteht nach § 5 BUrlG ein Zwölftel des Jahresanspruchs für jeden vollen Beschäftigungsmonat. Ebenso gelten Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall nach § 3 EFZG und Feiertagsvergütung nach § 2 EFZG uneingeschränkt — ein häufig unterschätzter Kostenfaktor bei Praktika, die auf Feiertage fallen.
Hinweis: Dieser Beitrag ist redaktionell sorgfältig recherchiert (u. a. § 6 Abs. 1 Nr. 3 und § 5 Abs. 4a SGB V, § 5 Abs. 3 SGB VI, § 27 Abs. 4 SGB III, §§ 20 Abs. 3 und 28g SGB IV, §§ 17 und 22 MiLoG, § 26 BBiG, § 12 TzBfG, § 2 Abs. 1a NachwG, §§ 2, 3, 4 und 5 ArbZG, §§ 1 und 5 JArbSchG, §§ 2 und 5 BUrlG, §§ 2 und 3 EFZG sowie BAG, Urteil vom 30. Januar 2019 – 5 AZR 556/17, und BAG, Urteil vom 19. Januar 2022 – 5 AZR 217/21; Rechengrößen der Sozialversicherung 2026), ersetzt aber keine Rechtsberatung im Einzelfall.