Die letzten Wochen im Dienstplan: Kündigungsfrist, Freistellung, Resturlaub und Überstunden — wie ein Austritt geplant und abgerechnet wird, ohne dass am Ende nachgezahlt werden muss

Zehnter September, ein Kündigungsschreiben, ein fertiger Oktoberplan

Am 10. September legt eine Servicekraft ihre Kündigung vor: zum 31. Oktober, sie hat eine neue Stelle. Der Oktoberplan ist seit einer Woche veröffentlicht — 21 Schichten, davon vier Wochenenden und drei Spätdienste bis Mitternacht. Auf dem Zeitkonto stehen 38 Plusstunden, im Urlaubskonto 12 Resttage. Die Betriebsleitung reagiert so, wie viele Betriebe reagieren: Sie nimmt die Kollegin ab dem 15. Oktober aus dem Plan, „damit sie ihre Überstunden und den Urlaub abfeiern kann“, streicht die Wochenenden, weil „das bringt eh nichts mehr“, und schickt eine WhatsApp: „Ab dem 15. brauchst du nicht mehr kommen.“

Am 5. November kommt ein Anwaltsschreiben. Gefordert werden: Vergütung für die Zeit vom 15. bis 31. Oktober — die Kollegin sei freigestellt gewesen, das Gehalt sei gekürzt worden; Urlaubsabgeltung für 12 Tage — die Freistellung sei nicht unwiderruflich gewesen und Urlaub nie erklärt worden; Auszahlung von 38 Überstunden — von einer Anrechnung sei nie die Rede gewesen; und die Zuschläge für die gestrichenen Wochenendschichten, weil die Kollegin nach dem veröffentlichten Plan eingeteilt war und sich bereitgehalten hat. Alles davon ist berechtigt. Der Betrieb hat in gutem Glauben eine Freistellung gewährt und dafür zweimal bezahlt.

Der Austritt ist ein Planungsereignis mit eigenen Regeln. Die Kündigung ändert am Arbeitsverhältnis für die Dauer der Kündigungsfrist nichts — nicht an der Arbeitspflicht, nicht am Weisungsrecht, nicht am Plan. Was sich ändert, ist die Perspektive: Alle Ansprüche, die sonst über das Jahr gestreckt würden — Urlaub, Zeitguthaben, Freizeitausgleich —, müssen bis zu einem festen Tag entweder erfüllt oder in Geld umgerechnet sein. Wer das im Plan sauber abbildet, spart die Nachzahlung. Wer es dem Zufall überlässt, zahlt das Gleiche zweimal.

Die Kündigungsfrist im Planungszeitraum

Die gesetzliche Grundkündigungsfrist beträgt nach § 622 Abs. 1 BGB vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats. Für den Arbeitgeber verlängert sie sich nach § 622 Abs. 2 mit der Betriebszugehörigkeit — auf einen Monat nach zwei Jahren, zwei Monate nach fünf, drei nach acht, vier nach zehn, fünf nach zwölf, sechs nach fünfzehn und sieben Monate nach zwanzig Jahren, jeweils zum Monatsende. In der Probezeit von bis zu sechs Monaten gilt nach § 622 Abs. 3 eine Frist von zwei Wochen zu jedem Tag. Tarifverträge dürfen davon abweichen (§ 622 Abs. 4); Arbeitsverträge dürfen die Fristen verlängern, aber für den Arbeitnehmer nie länger als für den Arbeitgeber machen (§ 622 Abs. 6). Ausführlich zu den Kündigungsgründen und zur Sozialauswahl: Betriebsbedingte Kündigung im Schichtbetrieb.

Für die Planung ist entscheidend: Das Arbeitsverhältnis endet mit Ablauf des letzten Tages der Frist, und bis dahin ist der Beschäftigte ein Beschäftigter wie jeder andere. Er ist nach § 106 GewO nach billigem Ermessen einzuteilen, die Bekanntgabefrist gilt für ihn wie für alle, und Planänderungen unterliegen denselben Grenzen. Drei Fehler kommen in der Praxis besonders häufig vor.

Fehler 1: Die stille Streichung

Der gekündigte Mitarbeiter wird aus dem Plan genommen, ohne dass jemand von Freistellung spricht. Rechtlich ist das ein Fall des Annahmeverzugs nach § 615 Satz 1 BGB: Der Arbeitnehmer bietet seine Arbeitsleistung an — bei einem veröffentlichten Plan reicht dafür, dass er zur Verfügung steht —, der Arbeitgeber nimmt sie nicht an, und die Vergütung ist trotzdem geschuldet, ohne dass die Arbeit nachgeholt werden muss. Geschuldet ist die Vergütung, die bei Arbeit angefallen wäre — einschließlich der Zuschläge für die gestrichenen Nacht- oder Wochenendschichten, wenn der Plan sie vorsah. Wie das im Einzelnen zu rechnen ist, erklärt der Beitrag zur ausgefallenen Schicht.

Fehler 2: Die Kürzung auf das Minimum

Der Mitarbeiter bleibt im Plan, bekommt aber nur noch die unbeliebten oder die kurzen Schichten, „weil er eh geht“. Das Weisungsrecht ist auch in der Kündigungsfrist an billiges Ermessen gebunden; eine Einteilung, die erkennbar nur der Kündigung geschuldet ist, ist ermessensfehlerhaft und kann zugleich eine Maßregelung nach § 612a BGB sein, wenn der Mitarbeiter gekündigt hat, weil er zulässig Rechte ausgeübt hat. Bei Teilzeitkräften mit variabler Stundenzahl greift außerdem § 12 TzBfG: Die Abrufarbeit hat eine Mindestdauer, die nicht unterschritten werden darf, weil das Ende naht.

Fehler 3: Die Überlastung zum Schluss

Das Gegenteil: Der Mitarbeiter, der ohnehin geht, bekommt die Schichten, die niemand will, oder wird in den letzten zwei Wochen durchgeplant, „damit er die Minusstunden noch reinholt“. Auch das ist eine Ermessensfrage — und eine des Arbeitszeitgesetzes: Die Grenzen von § 3 ArbZG, die Ruhezeit und die Pausen gelten bis zum letzten Tag, und der Ausgleich für Mehrarbeit nach § 3 Satz 2 ArbZG muss innerhalb des Ausgleichszeitraums stattfinden, was am Ende eines Arbeitsverhältnisses nicht mehr möglich ist. Wer in den letzten vier Wochen 200 Stunden plant, verstößt gegen das Gesetz, auch wenn der Mitarbeiter zustimmt.

Freistellung: Was sie ist und was sie nicht ist

Freistellung bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Arbeitsleistung verzichtet und die Vergütung weiterzahlt. Sie ist kein gesetzlich geregeltes Institut, sondern ein Verzicht auf das Weisungsrecht — und deshalb kommt es auf die Erklärung an. Zwei Grundformen sind zu unterscheiden, und der Unterschied ist in der Abrechnung erheblich.

Merkmal	Widerrufliche Freistellung	Unwiderrufliche Freistellung
Rückruf zur Arbeit	Jederzeit möglich, mit angemessener Ankündigung	Ausgeschlossen; der Mitarbeiter darf sich darauf einstellen, nicht mehr zu arbeiten
Urlaubserfüllung	Nein — Urlaub setzt voraus, dass der Mitarbeiter sicher sein kann, frei zu sein (BAG 14. März 2006 — 9 AZR 11/05)	Ja, wenn die Anrechnung auf den Urlaub erklärt ist (BAG 19. Mai 2009 — 9 AZR 433/08)
Überstundenabbau	Nein	Nur bei ausdrücklicher Anrechnung des Zeitguthabens (BAG 20. November 2019 — 5 AZR 578/18)
Anrechnung anderweitigen Verdienstes	Grundsätzlich ja, § 615 Satz 2 BGB — der Mitarbeiter muss aber abrufbar bleiben, was einen neuen Job praktisch ausschließt	Nur, wenn vereinbart; ohne Regelung gilt die Freistellung als Verzicht auf die Anrechnung. Ein Wettbewerbsverbot nach § 60 HGB besteht bis zum Ende fort, sofern nicht freigegeben
Sozialversicherung	Läuft weiter	Läuft weiter bis zum Ende (BSG 24. September 2008 — B 12 KR 22/07 R)
Typischer Einsatz	Betrieb will sich Rückruf offenhalten, etwa bei Personalengpass; kein Interesse an Urlaubs- oder Überstundenabbau	Standardfall beim Austritt: Urlaub und Zeitguthaben sollen in der Freistellung aufgehen
Kosten für den Betrieb	Vergütung plus Urlaubsabgeltung plus Überstundenauszahlung am Ende	Vergütung; Urlaub und Überstunden sind erfüllt, soweit sie in die Freistellung passen

Aus der Tabelle folgt die Regel, die in Betrieben am häufigsten missachtet wird: Eine Freistellung, die Urlaub und Überstunden abbauen soll, muss unwiderruflich sein und beides ausdrücklich nennen. Das Bundesarbeitsgericht hat im Fall 5 AZR 578/18 eine Freistellung „unter Anrechnung auf Urlaubsansprüche“ aus einem gerichtlichen Vergleich ausgelegt und festgestellt, dass das Überstundenguthaben davon nicht erfasst ist — der Arbeitgeber musste rund 67 Stunden nachzahlen, obwohl der Mitarbeiter monatelang bezahlt zu Hause war. Der Grund: Freizeitausgleich für Überstunden ist ein eigener Anspruch, und der Arbeitnehmer muss erkennen können, dass die Freistellung ihn erfüllen soll.

Was in die Erklärung gehört

Eine Freistellungserklärung, die am Ende nicht doppelt kostet, enthält fünf Elemente:

1. Zeitraum: „vom 15. Oktober 2026 bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses am 31. Oktober 2026“.
2. Unwiderruflichkeit: „unwiderruflich“ — ohne Vorbehalt, ohne „soweit betrieblich möglich“, ohne „auf Abruf“.
3. Urlaubsanrechnung mit Lage: „Der Resturlaub von 12 Tagen wird in der Zeit vom 15. bis 30. Oktober 2026 gewährt.“ Der Urlaub muss so festgelegt sein, dass klar ist, welche Tage Urlaub sind — im Schichtbetrieb also mit Angabe der Arbeitstage, auf die er entfällt (dazu unten).
4. Anrechnung des Zeitguthabens: „Das Zeitguthaben von 38 Stunden wird durch die Freistellung am 31. Oktober 2026 ausgeglichen.“ Wo die Freistellung nicht ausreicht, wird der Rest ausgezahlt.
5. Fortzahlung: „Die Vergütung wird unverändert fortgezahlt.“ Bei Schichtkräften mit Zuschlägen: auf Basis des Durchschnitts der letzten drei Monate, um Streit über die entgangenen Zuschläge zu vermeiden — der Urlaubsanteil richtet sich ohnehin nach § 11 BUrlG.

Die Freistellung ist eine einseitige Erklärung des Arbeitgebers; sie kann auch im Aufhebungsvertrag vereinbart werden. Nicht jede Freistellung ist zulässig: Der Beschäftigte hat einen Beschäftigungsanspruch, und eine Freistellung gegen seinen Willen ist nur bei überwiegenden Interessen des Arbeitgebers wirksam — in der Kündigungsfrist werden diese Interessen von den Gerichten aber regelmäßig anerkannt, weil das Arbeitsverhältnis ohnehin endet. Wer freigestellt wird und lieber weiterarbeiten würde, kann das verlangen, wenn es ihm auf die Beschäftigung selbst ankommt — etwa bei Zuschlägen, die nur bei tatsächlicher Arbeit anfallen, oder bei Ausbildungsverhältnissen.

Resturlaub: berechnen, festlegen, abgelten

Wie viel Urlaub noch offen ist

Der Urlaubsanspruch beim Ausscheiden richtet sich nach § 5 BUrlG, und die Vorschrift hat eine Asymmetrie, die oft übersehen wird. Wer in der ersten Jahreshälfte ausscheidet, hat nach § 5 Abs. 1 Buchstabe c für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses ein Zwölftel des Jahresurlaubs. Wer nach dem 30. Juni ausscheidet und die Wartezeit von sechs Monaten erfüllt hat, hat den vollen gesetzlichen Jahresurlaub — die Zwölftelung gilt für ihn nicht. Bei 20 gesetzlichen Tagen und Austritt am 31. Oktober sind das 20 Tage, nicht 16,67.

Gekürzt werden darf nur der übergesetzliche Mehrurlaub, und auch das nur, wenn Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag eine anteilige Kürzung bei Ausscheiden in der zweiten Jahreshälfte ausdrücklich vorsehen. Fehlt die Regelung, gilt für den Mehrurlaub dasselbe wie für den gesetzlichen. Bei 30 Vertragstagen und einer Kürzungsklausel ergibt sich also: 20 gesetzliche Tage voll plus 10 Mehrurlaubstage × 10/12 = 8,33, aufgerundet nach § 5 Abs. 2 auf 8,5 — insgesamt 28,5 Tage, abzüglich der bereits genommenen. Hat der Mitarbeiter mehr genommen, als ihm nach der Kürzung zusteht, darf das Urlaubsentgelt nach § 5 Abs. 3 BUrlG nicht zurückgefordert werden. Die Grundlagen zur Berechnung — auch für Teilzeit und unterjährigen Eintritt — stehen im Beitrag Urlaubsanspruch berechnen.

Umrechnung im Schichtbetrieb

Das Bundesurlaubsgesetz rechnet in Werktagen einer Sechs-Tage-Woche (24 Werktage = 4 Wochen). Wer an weniger oder mehr Tagen arbeitet, bekommt den Anspruch umgerechnet, damit die Zahl der freien Wochen gleich bleibt: Urlaubstage × tatsächliche Arbeitstage pro Woche ÷ 6. Bei unregelmäßigen Schichtplänen ist die Bezugsgröße das Jahr: Urlaubstage × Arbeitstage im Jahr ÷ 312. Eine Pflegekraft mit 30 Vertragstagen (bezogen auf die Fünf-Tage-Woche) und einem Schichtsystem, das im Jahr durchschnittlich 4,3 Arbeitstage pro Woche ergibt, hat 30 × 4,3 ÷ 5 = 25,8, aufgerundet 26 Schichten Urlaub.

Das Prinzip dahinter ist für die Freistellung entscheidend: Urlaub verbraucht nur Tage, an denen Arbeitspflicht bestanden hätte. Eine Woche Urlaub in einer Woche mit drei geplanten Schichten kostet drei Urlaubstage, nicht fünf. Solange ein Plan existiert, ist das eindeutig. In der Freistellung gibt es aber keinen Plan mehr — und damit keinen Anhaltspunkt, welche Tage Urlaub sind und welche freie Tage. Der Betrieb muss sich dann auf eine Verteilung festlegen: entweder auf den bereits veröffentlichten Plan, der für die Freistellung gedanklich weitergilt, oder auf die vertragliche Regelverteilung (fünf Tage pro Woche, Montag bis Freitag). Wer das nicht tut, riskiert, dass die Anrechnung mangels Bestimmtheit scheitert — oder dass das Gericht die für den Beschäftigten günstigste Verteilung annimmt.

Praktikabel ist: Der Oktoberplan bleibt für die freigestellte Kollegin im System stehen, ihre Schichten werden auf „Urlaub“ gesetzt, bis die 12 Tage verbraucht sind, danach auf „Freistellung / Zeitausgleich“. Die Erklärung nennt die Schichttage. Das ist zugleich die Aufzeichnung, die bei einer späteren Klage den Verbrauch belegt.

Wer über die Lage entscheidet

Nach § 7 Abs. 1 BUrlG legt der Arbeitgeber den Urlaub fest und berücksichtigt dabei die Wünsche des Arbeitnehmers, es sei denn, dringende betriebliche Belange oder die Wünsche anderer Beschäftigter stehen entgegen. In der Kündigungsfrist ist die Interessenlage besonders: Der Arbeitgeber will den Urlaub erteilen, um die Abgeltung zu sparen; der Arbeitnehmer will ihn oft lieber ausgezahlt haben, weil er in der neuen Stelle zunächst keinen bekommt. Der Wunsch nach Geld statt Urlaub ist aber kein Urlaubswunsch, den § 7 Abs. 1 schützt — die Abgeltung ist nach § 7 Abs. 4 die Ausnahme für den Fall, dass Urlaub wegen Beendigung nicht mehr genommen werden kann, und der Arbeitgeber darf ihn deshalb in die Kündigungsfrist legen. Was er nicht darf: den Urlaub in eine Zeit legen, in der der Mitarbeiter arbeitsunfähig ist, ihn „auf Vorrat“ ohne konkrete Lage erklären oder ihn mit einem Rückrufvorbehalt versehen. Alles Weitere zur Ablehnung und zur Urlaubssperre im Beitrag zur Urlaubsplanung im Dienstplan.

Abgeltung: wenn es nicht mehr reicht

Urlaub, der wegen der Beendigung nicht mehr gewährt werden kann, ist nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten. Das gilt für den gesetzlichen Urlaub zwingend; für den Mehrurlaub kann der Vertrag anderes bestimmen. Die Abgeltung berechnet sich wie das Urlaubsentgelt nach § 11 BUrlG aus dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen vor dem Ausscheiden — einschließlich Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschlägen, aber ohne Überstundenvergütung. Für Schichtkräfte mit hohem Zuschlagsanteil ist das ein spürbarer Unterschied zum Grundgehalt; wie Zuschläge in Ausfallzeiten einfließen, erklärt der Beitrag Zuschläge bei Krankheit, Urlaub und Feiertag. Der Abgeltungsanspruch ist ein reiner Geldanspruch, entsteht mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses, unterliegt tariflichen und vertraglichen Ausschlussfristen und ist steuer- und beitragspflichtig — die Steuerfreiheit der Zuschläge nach § 3b EStG gilt für ihn nicht, weil keine tatsächliche Nacht- oder Sonntagsarbeit vorliegt.

Überstunden und Arbeitszeitkonto beim Austritt

Das Arbeitszeitkonto ist ein Stundenkonto ohne Ende — bis das Arbeitsverhältnis endet. Dann ist der Saldo glattzustellen, und dafür gelten drei Regeln.

Plusstunden

Plusstunden sind geleistete Arbeit, die noch nicht vergütet wurde. Können sie bis zum Austritt nicht mehr durch Freizeit ausgeglichen werden, sind sie auszuzahlen — mit dem Grundstundensatz und, soweit vereinbart oder tariflich vorgesehen, mit Überstundenzuschlag. Eine Vertragsklausel, nach der Zeitguthaben mit dem Ausscheiden verfällt, benachteiligt den Arbeitnehmer unangemessen und ist nach § 307 Abs. 1 BGB unwirksam; das Bundesarbeitsgericht hat solche Klauseln wiederholt kassiert. Ob der Arbeitgeber statt der Auszahlung den Abbau durch Freizeit in der Kündigungsfrist anordnen darf, hängt von der Rechtsgrundlage ab: Sehen Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag Freizeitausgleich vor — was bei Arbeitszeitkonten die Regel ist —, darf der Betrieb ihn mit angemessener Ankündigung einplanen, und die Freistellung unter Anrechnung ist der übliche Weg. Fehlt eine Regelung, bleibt nur die Auszahlung oder die Einigung. Was als Überstunde zählt, wer sie beweisen muss und wann sie verfällt, steht im Beitrag Überstunden.

Minusstunden

Minusstunden sind ein Vorschuss auf Arbeit, die noch nicht geleistet wurde. Ob sie beim Austritt verrechnet werden dürfen, hängt davon ab, wer sie zu verantworten hat. Sind sie entstanden, weil der Betrieb zu wenig Arbeit zugewiesen hat — dünne Pläne im Winter, gestrichene Schichten, Wartezeit auf Aufträge —, trägt er das Betriebsrisiko nach § 615 Satz 3 BGB und darf nichts abziehen. Hat der Mitarbeiter sie selbst aufgebaut — im Gleitzeitmodell früher gegangen, Freizeit auf Vorschuss genommen — und erlaubt eine Vereinbarung die Verrechnung, ist sie zulässig (BAG 21. März 2012 — 5 AZR 676/11). Ohne Vereinbarung ist auch dann nichts abzuziehen. Die Verrechnung mit der letzten Abrechnung ist eine Aufrechnung, für die nach § 394 BGB die Pfändungsfreigrenzen des § 850c ZPO gelten — der pfändungsfreie Teil des Nettolohns bleibt unangetastet. Wer Minusstunden in der Kündigungsfrist „reinholen“ lassen will, muss das im Plan tun, innerhalb der Grenzen des ArbZG; einen Anspruch auf Mehrarbeit zum Ausgleich hat der Betrieb nicht.

Der Kontoabschluss

Der Saldo am letzten Tag ist keine Zahl, die die Software ausgibt, sondern eine Abrechnung, die beide Seiten nachvollziehen müssen. Der Abschluss sollte enthalten: Saldo bei Kündigungszugang, Zu- und Abgänge in der Kündigungsfrist (geleistete Stunden nach Stempelung, Urlaubstage mit Stundenwert, Krankheitstage mit Sollstunden, Freistellungstage), den Saldo am letzten Tag und die Umrechnung in Geld. Wo Stempelzeiten und Planzeiten auseinanderlaufen, ist der Austritt der Moment, an dem die Differenz sichtbar wird — die Beschäftigte, die drei Jahre lang 15 Minuten vor Schichtbeginn die Übergabe gemacht hat, kann diese Stunden jetzt geltend machen, und die Darlegungslast nach BAG 5 AZR 359/21 ist mit den Rohstempelungen leicht zu erfüllen.

Das Beispiel durchgerechnet

Zurück zur Servicekraft: Kündigung am 10. September zum 31. Oktober, 12 Resturlaubstage (bezogen auf eine Fünf-Tage-Woche), 38 Plusstunden, Vertrag 39 Stunden pro Woche, Stundenlohn 16,50 Euro, Oktoberplan mit 21 Schichten à 7,8 Stunden. Der Betrieb stellt ab dem 15. Oktober unwiderruflich frei. So sieht die korrekte Abwicklung aus.

Zeitraum	Im Plan	Status	Wirkung
1.–14. Oktober	10 Schichten laut Plan, inkl. zwei Wochenendtage	Arbeit nach Plan	78 Stunden gearbeitet, Zuschläge nach Ist; Vorstellungsgespräch am 8. Oktober nach § 629 BGB freigegeben, Schicht getauscht
15.–30. Oktober	11 geplante Schichten (fiktiv weitergeführt)	Urlaub, 11 Tage	11 der 12 Urlaubstage erfüllt; Urlaubsentgelt nach § 11 BUrlG aus dem 13-Wochen-Durchschnitt inkl. Zuschlägen
31. Oktober (Samstag)	1 geplante Schicht	Urlaub, 12. Tag	Resturlaub vollständig erfüllt; keine Abgeltung
Zeitguthaben	38 Plusstunden	Kein Freistellungstag mehr übrig	Auszahlung 38 × 16,50 = 627,00 Euro brutto mit der Oktoberabrechnung

Hätte der Betrieb die Freistellung eine Woche früher begonnen, wären die 38 Stunden durch fünf Freistellungstage (5 × 7,8 = 39 Stunden) ausgeglichen gewesen — die Auszahlung entfiele, dafür fehlte eine Woche Arbeitskraft. Das ist die Abwägung, die der Austritt dem Betrieb abverlangt: Freistellung kostet Arbeitskraft, spart aber Abgeltung; Beschäftigung bis zum Schluss sichert den Betrieb, kostet aber die Auszahlung. Falsch ist nur die dritte Variante aus der Einleitung — freistellen, ohne es zu erklären.

Wäre die Kollegin am 20. Oktober mit Attest erkrankt, würden die Urlaubstage vom 20. bis 30. Oktober nach § 9 BUrlG nicht angerechnet: Von 12 Tagen wären dann nur 4 erfüllt, 8 Tage wären nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten. Die Freistellung bliebe bestehen, die Entgeltfortzahlung liefe nach § 3 EFZG bis zum 31. Oktober. Deshalb gehört die Krankmeldung auch in der Freistellung ins System — nicht, weil eine Schicht zu ersetzen wäre, sondern weil sie die Schlussrechnung verändert.

Vier Termine, die in die letzten Wochen gehören

Freizeit zur Stellensuche (§ 629 BGB)

Nach der Kündigung hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf Verlangen angemessene Zeit zum Aufsuchen eines anderen Arbeitsverhältnisses zu gewähren. Der Anspruch besteht unabhängig davon, wer gekündigt hat, und gegen Ende einer Befristung. Angemessen ist die Zeit, die das Vorstellungsgespräch einschließlich Anfahrt braucht; die Vergütung folgt aus § 616 BGB, sofern der Vertrag ihn nicht abbedingt — dann ist die Zeit frei, aber unbezahlt. Im Schichtbetrieb heißt das: Der Termin wird gemeldet, die Schicht wird getauscht oder verkürzt, der Ausfall wird als bezahlte Freistellung erfasst. Der Betrieb kann verlangen, dass der Mitarbeiter Termine nach Möglichkeit in freie Tage legt, nicht aber, dass er ein Gespräch ablehnt, das nur in der Schicht möglich ist. Weitere Freistellungsgründe und ihre Erfassung behandelt der Beitrag zu Sonderurlaub nach § 616 BGB.

Die Meldung als arbeitsuchend (§ 38 SGB III)

Der Mitarbeiter muss sich spätestens drei Monate vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses persönlich bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend melden; liegen zwischen Kenntnis vom Ende und dem Ende weniger als drei Monate, innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis. Versäumt er das, droht eine Sperrzeit von einer Woche. Der Arbeitgeber ist nach § 2 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 SGB III gehalten, ihn frühzeitig auf die Meldepflicht hinzuweisen und für den Termin freizustellen — die Freistellung dafür ist im Dienstplan zu erfassen wie die nach § 629 BGB.

Die Übergabe

Übergabe ist Arbeitszeit, und sie gehört in den Plan: als eigene Schicht oder als überlappende Zeit mit der Nachfolgerin, nicht als „kommst du noch mal kurz vorbei“ in der Freistellung. Wer einen unwiderruflich freigestellten Mitarbeiter zur Übergabe bittet, kann das nur mit seiner Zustimmung und gegen Vergütung — die Freistellung ist unwiderruflich, auch für den Betrieb. Bei Schlüsselpositionen ist es deshalb sinnvoll, die Freistellung erst nach der Übergabe beginnen zu lassen, und den Termin in die Erklärung aufzunehmen.

Der Abschluss im System

Am letzten Tag enden Zugang zur Dienstplan-App, zur Zeiterfassung und zum Schichttausch. Was nicht endet, ist die Aufbewahrung: Die Arbeitszeitaufzeichnungen sind nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG zwei Jahre, die Lohnunterlagen nach § 8 BVV sechs Jahre aufzubewahren. Der ausgeschiedene Mitarbeiter hat nach Art. 15 DSGVO weiterhin Anspruch auf Auskunft über seine Daten — Zeitkonto, Urlaubskonto, Stempelungen —, und die Löschfristen für den Rest richten sich nach dem Zweck, wie im Beitrag zum Datenschutz im Dienstplan beschrieben. Praktisch bewährt hat sich, dem Mitarbeiter mit der letzten Abrechnung einen Kontoabschluss auszuhändigen: Urlaubstage genommen, gewährt, abgegolten; Zeitkonto Anfang, Bewegungen, Ende, ausgezahlt. Das ist die Auskunft nach Art. 15 DSGVO und zugleich die Erledigung, die späteren Streit ausschließt.

Sonderfälle

Aufhebungsvertrag

Im Aufhebungsvertrag können Freistellung, Urlaubs- und Überstundenanrechnung, Anrechnung anderweitigen Verdienstes und Wettbewerbsfreigabe frei vereinbart werden — mit derselben Bestimmtheit, die für die einseitige Erklärung gilt. Die Erledigungsklausel am Ende („Mit Erfüllung dieses Vertrags sind alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis abgegolten“) erfasst den gesetzlichen Mindesturlaub nicht, weil auf ihn nach § 13 Abs. 1 Satz 3 BUrlG nicht verzichtet werden kann; der Abgeltungsanspruch nach dem Ende ist dagegen verzichtbar. Wer den Vertrag mit einer verkürzten Frist schließt, riskiert für den Mitarbeiter eine Sperrzeit nach § 159 SGB III und das Ruhen des Arbeitslosengelds nach § 158 SGB III bei einer Abfindung.

Kündigung in der Probezeit

Zwei Wochen Frist zu jedem Tag (§ 622 Abs. 3 BGB) — der Austritt fällt fast immer in einen laufenden Plan. Der Urlaubsanspruch ist noch ein Teilanspruch nach § 5 Abs. 1 Buchstabe a: ein Zwölftel pro vollen Monat, bei Austritt nach drei Monaten und drei Wochen also 3/12. Freistellung in der Probezeit ist üblich und problemlos; mit zwei Wochen bleibt aber kaum Raum, Urlaub zu erteilen — der Rest wird abgegolten.

Kündigung durch den Arbeitnehmer während Krankheit oder Elternzeit

Wer arbeitsunfähig kündigt, bleibt arbeitsunfähig; Entgeltfortzahlung und Krankengeld folgen den allgemeinen Regeln, Urlaub kann nicht erteilt werden und wird abgegolten. Wer aus der Elternzeit heraus kündigt, hat nach § 19 BEEG eine Sonderfrist von drei Monaten zum Ende der Elternzeit; der in der Elternzeit nach § 17 BEEG gekürzte Urlaub wird abgegolten, die Kürzung muss der Arbeitgeber vor dem Ende erklärt haben.

Befristung und Saisonende

Beim Ende einer Befristung gibt es keine Kündigungsfrist, aber dieselben Fragen: Der Plan läuft bis zum letzten Tag, Resturlaub wird nach § 5 BUrlG berechnet und nach § 7 Abs. 4 abgegolten, Zeitguthaben werden ausgezahlt. Für Saisonkräfte mit Arbeitszeitkonto ist das Saisonende der Moment, an dem sich zeigt, ob die Sommerstunden im Herbst noch abgebaut werden konnten — was in der Praxis selten gelingt und dann zur Auszahlung mit Sozialversicherungsfolgen führt.

Betriebsrat

Die Freistellung eines einzelnen Beschäftigten in der Kündigungsfrist ist keine Versetzung und nicht mitbestimmungspflichtig. Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG greift aber, wenn der Betrieb allgemeine Grundsätze aufstellt, wie Urlaub in Kündigungsfristen gelegt wird, und nach Nr. 2 und 3, wenn in den letzten Wochen Schichtlagen oder Mehrarbeit angeordnet werden, die vom Plan abweichen. Was der Betriebsrat im Dienstplan mitbestimmt, gilt für gekündigte Beschäftigte unverändert.

Musterformulierung

Eine Freistellungserklärung, die Urlaub und Zeitguthaben wirksam anrechnet, kann so lauten:

• „Wir stellen Sie ab dem 15. Oktober 2026 bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses am 31. Oktober 2026 unwiderruflich von der Verpflichtung zur Arbeitsleistung frei.“
• „Die Freistellung erfolgt zunächst unter Anrechnung Ihres restlichen Urlaubsanspruchs von 12 Tagen, der in der Zeit vom 15. bis 31. Oktober 2026 an den nach dem Dienstplan Oktober 2026 vorgesehenen Arbeitstagen gewährt wird.“
• „Im Anschluss erfolgt die Freistellung unter Anrechnung Ihres Zeitguthabens von 38 Stunden. Soweit das Zeitguthaben bis zum 31. Oktober 2026 nicht durch Freistellung ausgeglichen ist, wird der verbleibende Betrag mit der Abrechnung für Oktober 2026 ausgezahlt.“
• „Ihre Vergütung wird während der Freistellung unverändert fortgezahlt. Anderweitiger Verdienst wird nicht angerechnet. Von dem vertraglichen Wettbewerbsverbot stellen wir Sie ab dem 15. Oktober 2026 frei.“ [oder: „Das Wettbewerbsverbot besteht bis zum 31. Oktober 2026 fort.“]
• „Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie verpflichtet sind, sich unverzüglich, spätestens drei Tage nach Zugang dieses Schreibens, persönlich bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend zu melden (§ 38 Abs. 1 SGB III).“
• „Die Übergabe Ihrer Aufgaben findet am 14. Oktober 2026 in der Frühschicht statt. Bitte geben Sie Schlüssel, Transponder und Dienstkleidung an diesem Tag zurück; Ihr Zugang zur Dienstplan- und Zeiterfassungs-App endet mit dem 31. Oktober 2026.“

Die Erklärung sollte schriftlich erfolgen und der Zugang dokumentiert werden — nicht, weil das Gesetz Schriftform verlangt, sondern weil der Betrieb im Streit beweisen muss, wann er was erklärt hat.

Checkliste Austritt

1. Kündigungsfrist prüfen: § 622 BGB, Tarifvertrag, Arbeitsvertrag; letzter Tag im System hinterlegen.
2. Plan für die Kündigungsfrist unverändert lassen, bis über Freistellung entschieden ist; keine stille Streichung.
3. Resturlaub berechnen: Austritt vor oder nach dem 30. Juni, Kürzungsklausel für Mehrurlaub, Umrechnung auf Schichttage.
4. Zeitkonto abschließen: Saldo bei Kündigungszugang, Verantwortlichkeit für Minusstunden, Rechtsgrundlage für Freizeitausgleich.
5. Entscheiden: Beschäftigung bis zum Schluss, Freistellung ab wann — und was sie kosten und sparen soll.
6. Freistellung schriftlich: unwiderruflich, Urlaubsanrechnung mit Tagen und Lage, Zeitguthaben mit Stunden, Fortzahlung, Wettbewerb, Verdienstanrechnung.
7. Urlaubstage im Plan sichtbar setzen — an den Schichttagen des fiktiv weitergeführten Plans oder der vertraglichen Regelverteilung.
8. Freizeit für Vorstellungsgespräche (§ 629 BGB) und die Meldung bei der Agentur (§ 38 SGB III) im Plan erfassen.
9. Übergabe als Schicht planen, vor Beginn der Freistellung.
10. Krankmeldungen auch in der Freistellung erfassen; Urlaubsverbrauch nach § 9 BUrlG korrigieren.
11. Letzte Abrechnung: Urlaubsabgeltung nach § 11 BUrlG mit Zuschlägen, Zeitguthaben mit Grundlohn und ggf. Zuschlag, Pfändungsgrenzen bei Verrechnung.
12. Kontoabschluss aushändigen; App-Zugang deaktivieren; Aufzeichnungen zwei Jahre (ArbZG, MiLoG), Lohnunterlagen sechs Jahre (BVV) aufbewahren.
13. Zeugnis nach § 109 GewO; Abmeldung zur Sozialversicherung zum letzten Tag; Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III.

Warum das ein Planungsthema ist

Der Austritt wird in den meisten Betrieben als Personalthema behandelt: Kündigung ablegen, Zeugnis schreiben, Abmeldung schicken. Die Kosten entstehen aber im Dienstplan — in den Schichten, die still gestrichen werden, in der Freistellung, die nicht erklärt wird, in den Urlaubstagen, deren Lage niemand festgelegt hat, und in den Plusstunden, die drei Jahre lang niemand angesehen hat. Alles davon ist am letzten Tag fällig, und alles davon ist mit einem sauberen Plan für die letzten Wochen vermeidbar.

Die Rechtslage ist dabei nicht kompliziert: Bis zum letzten Tag gilt der Plan; wer nicht arbeiten lassen will, stellt frei und sagt, was die Freistellung erfüllen soll; was nicht erfüllt werden kann, wird bezahlt. Ein Betrieb, der diese drei Sätze in seinen Austrittsprozess übersetzt, hat keine Anwaltsschreiben im November — und er hat, nebenbei, ein Zeit- und Urlaubskonto, dem beide Seiten bis zum Ende trauen.

Wie Urlaubs- und Zeitkonten, Freistellungstage und der Kontoabschluss in der Dienstplanung mit Software abgebildet werden — und welche Systeme den Austritt als eigenen Vorgang mit Enddatum, Kontoabschluss und Zugangsende führen —, zeigt die Übersicht der Funktionen.