Personalbemessung im Pflegeheim nach § 113c SGB XI: Wie aus Vollzeitäquivalenten ein Dienstplan wird, warum der Plan der Nachweis für die Pflegekasse ist und was sich zum 1. Januar 2027 ändert

Warum die Personalbemessung im Dienstplan ankommt

Die Personalbemessung nach § 113c SGB XI wird meist als Thema der Pflegesatzverhandlung behandelt: Der Träger verhandelt mit Pflegekassen und Sozialhilfeträger, wie viele Stellen finanziert werden, und am Ende steht eine Zahl in Vollzeitäquivalenten (VZÄ). Für die Pflegedienstleitung beginnt die Arbeit aber erst danach. Aus 37,7 Stellen muss ein Dienstplan werden, der jeden Tag Früh-, Spät- und Nachtdienst mit der richtigen Mischung aus Fach-, Assistenz- und Hilfskräften besetzt, Urlaub und Krankheit abfängt und dabei das Arbeitszeitgesetz einhält.

Gleichzeitig ist der Dienstplan das Dokument, mit dem die Einrichtung gegenüber den Kostenträgern beweisen muss, dass sie das bezahlte Personal tatsächlich eingesetzt hat. Wettbewerber-Blogs zu Dienstplan-Software behandeln Pflegeheime meist mit allgemeinen Tipps zur Schichtplanung. Dieser Beitrag zeigt, wie die gesetzlichen Personalanhaltswerte in einen Dienstplan übersetzt werden und welche Folgen ein Plan hat, der sie verfehlt. Für Krankenhäuser gelten andere Regeln, dazu der Beitrag zu den Pflegepersonaluntergrenzen.

Die Personalanhaltswerte nach § 113c Abs. 1 SGB XI

§ 113c Abs. 1 SGB XI unterscheidet drei Qualifikationsstufen und gibt für jeden Pflegegrad einen Wert in Vollzeitäquivalenten je Pflegebedürftigem vor:

Qualifikationsstufe	PG 1	PG 2	PG 3	PG 4	PG 5
Nr. 1: Hilfskräfte ohne Ausbildung	0,0872	0,1202	0,1449	0,1627	0,1758
Nr. 2: Hilfskräfte mit mind. einjähriger Helfer- oder Assistenzausbildung	0,0564	0,0675	0,1074	0,1413	0,1102
Nr. 3: Fachkräfte	0,0770	0,1037	0,1551	0,2463	0,3842
Summe je Bewohner	0,2206	0,2914	0,4074	0,5503	0,6702
Fachkraftanteil	35 %	36 %	38 %	45 %	57 %

Zwei Dinge fallen auf. Erstens steigt der Fachkraftanteil mit dem Pflegegrad deutlich, eine starre Fachkraftquote über alle Bewohner gibt es im Bundesrecht nicht mehr. Zweitens ist der Wert für Assistenzkräfte in Pflegegrad 5 niedriger als in Pflegegrad 4, weil schwerstpflegebedürftige Bewohner mehr Fachkraftanteil brauchen. Die Werte gehen auf das wissenschaftliche Personalbemessungsverfahren zurück, das nach § 8 Abs. 3b SGB XI weiter begleitet und erprobt wird. Das Bundesgesundheitsministerium prüft alle zwei Jahre, ob die Werte angepasst werden (§ 113c Abs. 7 SGB XI).

Ein Korridor, kein fester Wert

Der häufigste Denkfehler: Die Personalanhaltswerte werden als Pflichtbesetzung gelesen. Nach dem Wortlaut von § 113c Abs. 1 kann in der Pflegesatzvereinbarung aber höchstens die sich daraus ergebende Ausstattung vereinbart werden. Die Personalbemessung funktioniert als Korridor mit drei Ebenen:

Ebene	Rechtsgrundlage	Bedeutung für den Dienstplan
Untergrenze	Landesrahmenvertrag, § 113c Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 SGB XI, plus Landesheimrecht	Mindestens zu vereinbarende Ausstattung, inklusive Vorgaben zur Nacht und zu Einrichtungsgrößen
Obergrenze	§ 113c Abs. 1 SGB XI	Höchstwerte je Qualifikationsstufe, Überschreitung nur mit Ausnahme nach Abs. 2
Verbindlicher Wert	Pflegesatzvereinbarung, § 84 Abs. 5 Satz 2 Nr. 2 SGB XI	Die vorzuhaltende Ausstattung, gegliedert nach Berufsgruppen. Diese Zahl muss der Plan erfüllen.

Zusätzlich zur Ausstattung nach Absatz 1 können nach dem Landesrahmenvertrag besondere Personalbedarfe vereinbart werden, etwa für Pflegedienstleitung, Qualitätsbeauftragte oder Praxisanleitung (§ 113c Abs. 5 Satz 1 Nr. 2). Diese Stellen stehen nicht in der Pflegeschicht und sollten im Dienstplan getrennt geführt werden, sonst wird die Besetzung in der direkten Pflege zu hoch ausgewiesen.

Über die Höchstwerte hinaus darf eine Einrichtung nur in drei Fällen mehr Personal vereinbaren (§ 113c Abs. 2): Sie hatte schon vorher eine höhere vereinbarte und tatsächlich vorgehaltene Ausstattung, der Landesrahmenvertrag vom 30. Juni 2023 sah mehr Fachkräfte vor, oder sie kann sachliche Gründe darlegen. Als sachlicher Grund gilt ausdrücklich Personal, das nach einem betrieblichen Konzept in Personalpools oder vergleichbaren Ausfallkonzepten arbeitet. Wer einen Springerpool aufbaut, kann ihn also zusätzlich finanzieren lassen, braucht dafür aber ein schriftliches Konzept und muss den Einsatz im Dienstplan nachweisen können.

Wer zählt als was: Qualifikationen im Plan

Welche Qualifikationen für die drei Stufen anerkannt werden, regelt der Landesrahmenvertrag (§ 113c Abs. 5 Satz 1 Nr. 3). Bundesrechtlich sind zwei Punkte festgelegt, die direkt den Dienstplan betreffen:

• Fachkräfte sind nicht nur Pflegefachpersonen. Neben Pflegefachfrauen und -männern sollen auch andere Fachkräfte aus dem Gesundheits- und Sozialbereich vorgehalten werden können, etwa staatlich anerkannte Hauswirtschafter, Ergotherapeuten, Logopäden, Medizinische Fachangestellte, Physiotherapeuten und konzeptabhängig Heilerziehungspfleger. Für die dem Pflegeberuf vorbehaltenen Aufgaben nach § 4 PflBG, also Pflegebedarfserhebung, Steuerung des Pflegeprozesses und Qualitätssicherung, braucht es aber weiterhin Pflegefachpersonen.
• Höher qualifiziert darf niedriger einspringen. Die Anforderungen für Hilfs- und Assistenzstellen sind auch erfüllt, wenn höher qualifiziertes Personal eingesetzt wird. Umgekehrt gilt das nicht: Eine Hilfskraft füllt keine Fachkraftstelle, auch nicht ausnahmsweise.

Für den Dienstplan heißt das: Jede Person braucht eine hinterlegte Qualifikationsstufe, und jeder Dienst muss erkennen lassen, auf welcher Stufe die Person eingesetzt war. Eine Fachkraft, die einen Hilfskraftdienst übernimmt, zählt für diesen Dienst nicht als Fachkraftstunde. Wie man Einsatzberechtigungen systematisch pflegt, zeigt der Beitrag Qualifikationsmatrix im Dienstplan.

Stichtag 31. Dezember 2026: Was zum Jahreswechsel ausläuft

§ 113c Abs. 3 SGB XI enthält zwei Erleichterungen für Stellenanteile, die über die Mindestausstattung hinausgehen:

• Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Assistenz-Stellenanteile (Nr. 2) auch mit Personal besetzt werden, das eine mindestens einjährige medizinische, soziale oder hauswirtschaftliche Qualifikation hat und Fachkräfte bei administrativen oder pflegerischen Aufgaben entlastet. Stellenanteile, die bis zu diesem Stichtag so besetzt wurden, können ab dem 1. Januar 2027 zusätzlich zu den verhandelten Assistenz-Stellenanteilen vereinbart werden. Neubesetzungen nach diesem Weg sind ab 2027 nicht mehr vorgesehen.
• Pflegehilfskräfte in berufsbegleitender Ausbildung können auf Assistenz- oder Fachkraft-Stellenanteilen vorgehalten werden. Finanziert werden kann auch die Differenz zwischen Gehalt und Ausbildungsvergütung, wenn die Hilfskraft mindestens ein Jahr beruflich tätig war. Gleichgestellt sind langjährig erfahrene Hilfskräfte (mindestens fünf Jahre mit im Jahresdurchschnitt mindestens halber Vollzeit), wenn die Ausbildung spätestens bis zum 30. Dezember 2028 beginnt.

Für die Dienstplanung im November und Dezember 2026 ist das ein konkreter Arbeitsauftrag: Mitarbeiter, die über die Übergangsregel auf Assistenzstellen geführt werden, sollten im System als eigene Gruppe mit Einsatzbeginn dokumentiert sein. Ebenso Hilfskräfte in Ausbildung, deren Schul- und Praxisblöcke im Plan als Abwesenheit auftauchen und nicht als ungeplante Lücke. Mehr zur Planung von Auszubildenden im Beitrag Azubis im Dienstplan.

Von Vollzeitäquivalenten zu Diensten: die Umrechnung

Ein Vollzeitäquivalent ist eine bezahlte Vollzeitstelle, keine anwesende Person. In jeder Stelle stecken Urlaub, Feiertage, Krankheit und Fortbildung. Die Umrechnung in Dienststunden läuft deshalb über die Netto-Jahresarbeitszeit:

Position	Stunden pro Jahr
Brutto: 39 Stunden × 52,14 Wochen	2.034
– Urlaub: 30 Tage × 7,8 Stunden	234
– Wochenfeiertage: rund 9 Tage × 7,8 Stunden	70
– Krankheit: 7 Prozent der verbleibenden Sollzeit	121
– Fortbildung und Pflichtschulungen: 3 Tage	23
Netto-Jahresarbeitszeit je VZÄ	rund 1.585

Die Werte sind Annahmen und müssen an Tarifvertrag, tatsächliche Krankenquote und Bundesland angepasst werden. Feiertagsarbeit im Pflegeheim wird je nach Tarif über Ersatzruhetage oder Zeitgutschriften ausgeglichen, das verändert die Rechnung. Die Formel bleibt gleich: VZÄ × Netto-Jahresarbeitszeit ÷ 365 = verfügbare Dienststunden pro Tag. Die allgemeine Methode steht im Beitrag Personalbedarf berechnen.

Rechenbeispiel: Pflegeheim mit 80 Bewohnern

Ein Pflegeheim versorgt 80 Bewohner: 2 in Pflegegrad 1, 14 in Pflegegrad 2, 26 in Pflegegrad 3, 24 in Pflegegrad 4 und 14 in Pflegegrad 5. Die Pflegesatzvereinbarung schöpft die Höchstwerte nach § 113c Abs. 1 aus.

Stufe	VZÄ	Dienststunden pro Tag	Dienste à 8 h (gerundet)
Fachkräfte	16,93	73,5	9
Assistenzkräfte	8,78	38,1	5
Hilfskräfte	11,99	52,1	6 bis 7
Summe	37,70	163,7	rund 20

Der Fachkraftanteil liegt bei 45 Prozent. Verteilt auf die Schichten könnte ein Regeltag so aussehen:

Dienst	Fachkräfte	Assistenz	Hilfskräfte	Stunden
Frühdienst (8 h)	4	3	3	80
Zwischendienst (8 h)	1	–	–	8
Spätdienst (8 h)	3	2	2	56
Nachtdienst (10 h)	1	–	1	20
Summe	74 h	40 h	50 h	164

Das Beispiel zeigt drei typische Spannungen. Erstens die Nacht: Zwei Nachtwachen für 80 Bewohner sind knapp, viele Landesrahmenverträge und Heimgesetze verlangen mehr. Jede zusätzliche Nachtkraft fehlt bei gleichem Stellenbudget am Tag. Zweitens die Wochenenden: Wird am Wochenende dünner besetzt, muss die Differenz unter der Woche zusätzlich eingeplant werden, sonst unterschreitet der Durchschnitt die vereinbarte Ausstattung. Drittens die Rundung: 73,5 Fachkraftstunden lassen sich nicht exakt in Diensten abbilden. Wer dauerhaft nach unten rundet, liegt im Personalabgleich systematisch unter dem Soll. Pflegedienstleitung und Praxisanleitung kommen in diesem Beispiel noch hinzu und sind hier nicht enthalten. Wie die Nacht sicher besetzt wird, steht im Beitrag Alleinarbeit im Nachtdienst.

Der Dienstplan als Beweismittel: Personalabgleich nach § 84 Abs. 6 SGB XI

§ 84 Abs. 6 SGB XI verpflichtet den Träger, mit der vereinbarten Personalausstattung die Versorgung jederzeit sicherzustellen und bei Engpässen oder Ausfällen durch geeignete Maßnahmen dafür zu sorgen, dass die Versorgung nicht beeinträchtigt wird. Auf Verlangen einer Vertragspartei muss er in einem Personalabgleich nachweisen, dass die vereinbarte Ausstattung tatsächlich bereitgestellt und bestimmungsgemäß eingesetzt wird. Die Details regelt der Landesrahmenvertrag.

Die zwei Teile des Nachweises verlangen unterschiedliche Unterlagen:

• Bereitgestellt: Stellenplan, Arbeitsverträge, Lohnjournal. Hier geht es um bezahlte Stellen nach Qualifikation.
• Bestimmungsgemäß eingesetzt: Dienstpläne und Zeiterfassung. Hier geht es darum, dass Fachkräfte in der Pflege und Betreuung und auf der ausgewiesenen Qualifikationsstufe gearbeitet haben, nicht in der Verwaltung, Küche oder Haustechnik.

Ein Dienstplan, der nur Namen und Schichtzeiten zeigt, reicht dafür nicht. Er sollte für jeden Dienst die Qualifikationsstufe, den Wohnbereich und den Einsatzzweck erkennen lassen, und Ist-Zeiten müssen vom Soll-Plan getrennt nachvollziehbar sein. Wer Pläne nachträglich überschreibt, verliert die Spur, wer kurzfristig umgeplant hat. Die Aufbewahrungsfristen gelten auch hier.

Was eine dauerhafte Unterschreitung kostet: § 115 Abs. 3a SGB XI

Hält eine Pflegeeinrichtung ihre Verpflichtungen nicht ein, wird die Pflegevergütung für die Dauer der Pflichtverletzung gekürzt (§ 115 Abs. 3 SGB XI). Beim Personal gibt es eine Verschärfung: Eine Pflichtverletzung wird unwiderlegbar vermutet (§ 115 Abs. 3a SGB XI)

• bei einem planmäßigen und zielgerichteten Verstoß gegen die vereinbarte Personalausstattung oder
• bei nicht nur vorübergehenden Unterschreitungen der vereinbarten Personalausstattung.

Die Einrichtung kann also nicht einwenden, die Pflege sei trotzdem gut gewesen. Der Kürzungsbetrag geht bis zur Höhe des Eigenanteils an die betroffenen Bewohner zurück, im Übrigen an die Pflegekassen, und er kann nicht über künftige Pflegesätze refinanziert werden. Bei planmäßigen Verstößen können die Landesverbände der Pflegekassen den Versorgungsvertrag kündigen.

Für die Dienstplanung folgt daraus eine klare Grenze: Kurzfristige Ausfälle durch eine Krankheitswelle sind eine vorübergehende Unterschreitung, die mit geeigneten Maßnahmen beantwortet werden muss. Unbesetzte Stellen über Monate, die im Plan einfach durch weniger Dienste ersetzt werden, sind es nicht. Die Pflegedienstleitung sollte den monatlichen Ist-Wert je Qualifikationsstufe gegen das Soll aus der Pflegesatzvereinbarung auswerten und Abweichungen schriftlich mit Ursache und Maßnahme festhalten.

Arbeitsrecht bleibt Arbeitsrecht

Die Personalbemessung sagt, wie viele Stunden gebraucht werden. Wie sie gearbeitet werden dürfen, regelt weiter das Arbeitsrecht. Eine Personalunterdeckung rechtfertigt keine Verstöße:

• Arbeitszeitgesetz: Höchstarbeitszeit (§ 3), Pausen (§ 4) und Ruhezeiten (§ 5) gelten auch, wenn Stellen offen sind. Die Verkürzung der Ruhezeit in Pflegeeinrichtungen nach § 5 Abs. 2 ArbZG muss ausgeglichen werden.
• Überstunden sind keine Stellen. Dauerhafte Mehrarbeit verdeckt eine Unterschreitung im Plan, ändert aber nichts daran, dass die vereinbarten VZÄ nicht besetzt sind.
• Mitbestimmung: Die Personalplanung ist mit dem Betriebsrat zu beraten (§ 92 BetrVG). Dienstplan, Mehrarbeit und Ausfallregeln sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG mitbestimmungspflichtig. In kirchlichen Einrichtungen gelten stattdessen MAVO oder MVG. Mehr im Beitrag Betriebsrat und Dienstplan.
• Überlastung melden: Wenn Schichten dauerhaft unter der vereinbarten Besetzung laufen, schreiben Pflegekräfte oft Überlastungsanzeigen. Diese sind für den Personalabgleich ein starkes Indiz gegen die Einrichtung.

Typische Fehler

• Die Personalanhaltswerte werden als Mindestbesetzung pro Schicht verstanden statt als Stellenbudget im Jahresdurchschnitt.
• VZÄ werden direkt in Köpfe pro Tag umgerechnet, ohne Urlaub, Krankheit und Fortbildung abzuziehen.
• Pflegedienstleitung, Praxisanleitung oder Qualitätsbeauftragte werden in der Pflegeschicht mitgezählt.
• Fachkräfte, die als Hilfskraft eingesetzt sind, werden in der Auswertung als Fachkraftstunden geführt.
• Personal aus der Übergangsregel nach § 113c Abs. 3 wird nicht gesondert dokumentiert und fehlt beim Stichtag 31.12.2026.
• Unbesetzte Stellen werden über Monate mit dauerhaften Überstunden ausgeglichen, bis die Unterschreitung nicht mehr vorübergehend ist.
• Ein Springerpool wird ohne schriftliches Konzept betrieben und kann deshalb nicht als sachlicher Grund nach § 113c Abs. 2 geltend gemacht werden.
• Dienstpläne werden nachträglich überschrieben, sodass im Personalabgleich Soll und Ist nicht mehr unterscheidbar sind.

Checkliste für die Pflegedienstleitung

• Liegt die aktuelle Pflegesatzvereinbarung mit der vereinbarten Ausstattung je Qualifikationsstufe vor, und kennt die Dienstplanung diese Zahlen?
• Ist die Netto-Jahresarbeitszeit je VZÄ mit den eigenen Ausfallquoten berechnet?
• Hat jede Person im Dienstplan eine hinterlegte Qualifikationsstufe nach Landesrahmenvertrag?
• Lässt der Dienstplan erkennen, auf welcher Stufe und in welchem Bereich jemand eingesetzt war?
• Werden Leitungs-, Anleitungs- und Qualitätsstellen getrennt von der direkten Pflege geführt?
• Gibt es eine monatliche Soll-Ist-Auswertung je Qualifikationsstufe mit dokumentierten Ursachen bei Abweichungen?
• Ist das Personal nach der Übergangsregel des § 113c Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis zum 31.12.2026 vollständig erfasst?
• Gibt es ein schriftliches Ausfallkonzept, das bei Engpässen greift (§ 84 Abs. 6 Satz 2 SGB XI)?
• Ist die Nachtbesetzung mit den Vorgaben des Landesrahmenvertrags und des Landesheimrechts abgeglichen?
• Sind Soll-Pläne und Ist-Zeiten revisionssicher getrennt archiviert?

Eine Dienstplan-Software, die Qualifikationen pro Dienst führt, Soll und Ist trennt und eine Auswertung nach Qualifikationsstufen liefert, macht den Personalabgleich von einer Wochenaufgabe zu einem Export. Welche Lösungen das können, zeigt der Vergleich der Dienstplan-Software. Grundlagen zur Schichtplanung im Beitrag Schichtmodelle.

Fazit

§ 113c SGB XI hat die Personalbemessung im Pflegeheim bundesweit vereinheitlicht, aber nicht vereinfacht. Die Personalanhaltswerte begrenzen, was finanziert wird, der Landesrahmenvertrag setzt die Untergrenze, und die Pflegesatzvereinbarung legt fest, was das Heim tatsächlich vorhalten muss. Im Alltag entscheidet der Dienstplan, ob diese Zahl erreicht wird, und er ist zugleich der Beleg dafür. Wer Qualifikationen im Plan führt, die Netto-Jahresarbeitszeit kennt und Soll und Ist monatlich vergleicht, besteht den Personalabgleich. Wer das nicht tut, riskiert bei dauerhafter Unterschreitung eine Vergütungskürzung, die nicht refinanzierbar ist. Der Jahreswechsel 2026/2027 ist ein guter Anlass, die Zahlen einmal sauber aufzustellen.