Events, Messen und Weihnachtsmarkt im Dienstplan: Sonntagsarbeit, Zehn-Stunden-Grenze, Auf- und Abbau, Ruhezeit, Jugendliche und Aushilfen — was bei Einsätzen außerhalb des Betriebs gilt

Warum Events eigene Planungsregeln brauchen

Im Restaurant oder Laden kennt der Dienstplan feste Öffnungszeiten, ein eingespieltes Team und einen Ort. Bei einer Veranstaltung ist alles davon anders: Der Stand muss vorher aufgebaut und nachher abgebaut werden, die Öffnungszeiten diktiert der Veranstalter, Sonntage sind die umsatzstärksten Tage, das Team besteht zur Hälfte aus Aushilfen, und der Arbeitsort liegt woanders. Dazu kommt Wetter, Kälte und das Risiko, dass das Event kurzfristig abgesagt wird.

Rechtlich gibt es für Veranstaltungen kein Sonderarbeitsrecht. Das Arbeitszeitgesetz, das Jugendarbeitsschutzgesetz, der Mindestlohn und die Mitbestimmung gelten unverändert. Der Unterschied liegt darin, an welchen Stellen die Regeln typischerweise reißen. Dieser Beitrag geht sie der Reihe nach durch — vom Sonntag über den langen Messetag bis zur Absage.

Sonn- und Feiertage: erlaubt, aber nicht kostenlos

§ 9 ArbZG verbietet die Beschäftigung an Sonn- und Feiertagen von 0 bis 24 Uhr. § 10 Abs. 1 ArbZG macht davon Ausnahmen für Arbeiten, die nicht an Werktagen vorgenommen werden können. Für Veranstaltungen sind vor allem drei Nummern einschlägig:

• Nr. 4: Gaststätten und andere Einrichtungen zur Bewirtung und Beherbergung — also auch der Glühweinstand, der Food-Truck oder das Catering.
• Nr. 5: Musikaufführungen, Theatervorstellungen, Filmvorführungen, Schaustellungen, Darbietungen und andere ähnliche Veranstaltungen.
• Nr. 9: Messen, Ausstellungen und Märkte im Sinne der Gewerbeordnung sowie Volksfeste.

Wichtig ist der Einleitungssatz: Die Ausnahme deckt nur die Arbeiten, die nicht an Werktagen erledigt werden können. Der Verkauf am Weihnachtsmarktstand am Sonntag gehört dazu, die Inventur des Lagers oder das Vorbereiten der Buchhaltung nicht. Sinnvoll ist deshalb, Sonntagsschichten auf den Veranstaltungsbetrieb zu beschränken und Vorbereitungsarbeiten auf den Samstag oder Montag zu legen. Verkaufsoffene Sonntage im eigenen Ladengeschäft folgen anderen Regeln — dazu Weihnachtsgeschäft im Dienstplan.

Der Ausgleich steht in § 11 ArbZG und ist der Teil, der in der Praxis am häufigsten vergessen wird:

• Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben (§ 11 Abs. 1). Wer im Restaurant ohnehin jeden zweiten Sonntag arbeitet und dann noch vier Weihnachtsmarkt-Sonntage dazubekommt, kann diese Grenze erreichen.
• Für jeden Sonntag, an dem gearbeitet wird, ist ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen zu gewähren, für einen Feiertag an einem Werktag innerhalb von acht Wochen (§ 11 Abs. 3). Der Ersatzruhetag gehört als freier Werktag in den Plan; bei vier Event-Sonntagen hintereinander sind das vier zusätzliche Planungspunkte pro Person.
• Ein Anspruch auf Sonntagszuschlag besteht gesetzlich nicht, nur aus Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag. Wer ihn zahlt, kann ihn bis zu 50 Prozent des Grundlohns steuerfrei stellen (§ 3b EStG) — Details unter SFN-Zuschläge und Sonntags- und Feiertagsarbeit.

Ob ein einzelner Mitarbeiter sonntags eingeteilt werden darf, ist eine zweite Frage. Das Gesetz erlaubt die Sonntagsarbeit, verpflichtet aber niemanden dazu. Die Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag und dem Weisungsrecht nach § 106 GewO. In der Gastronomie ist Wochenendarbeit meist vereinbart oder branchenüblich, bei einer Bürokraft, die auf die Messe mitgenommen wird, oft nicht.

Die Zehn-Stunden-Grenze am langen Messetag

Die klassische Messesituation: Anreise am Vorabend, Aufbau ab 7 Uhr, Messe von 9 bis 18 Uhr, danach Standdienst beim Kundenabend. Rechnet man ehrlich, kommen schnell zwölf oder dreizehn Stunden zusammen. Das Gesetz lässt höchstens zehn Stunden pro Werktag zu (§ 3 ArbZG), und zwar nur, wenn im Ausgleichszeitraum von sechs Monaten oder 24 Wochen durchschnittlich acht Stunden erreicht werden. Für Sonn- und Feiertagsarbeit gilt dieselbe Grenze (§ 11 Abs. 2 ArbZG).

Was alles zählt

• Auf- und Abbau sind Arbeitszeit, ebenso das Einräumen, Kassensturz, Reinigung und Warenübergabe am Ende. Gerade der Abbau nach Schluss fällt im Plan oft unter den Tisch.
• Fahrt mit dem Firmenwagen und Material ist Arbeitszeit für den Fahrer. Mitfahrer und Bahnreisende ohne Arbeitsauftrag erbringen nach der Rechtsprechung regelmäßig keine Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes, die Fahrt ist aber meist zu vergüten. Ausführlich unter Reisezeit und Fahrtzeit im Dienstplan.
• Angeordnete Abendveranstaltungen — Standparty, Kundendinner, Netzwerkabend — sind Arbeitszeit, wenn die Teilnahme erwartet wird. Echt freiwillige Teilnahme ohne Aufgaben ist es nicht. Zur Abgrenzung siehe Weihnachtsfeier und Betriebsausflug.
• Wartezeiten am Stand, in denen jemand ansprechbar sein muss, sind Arbeitszeit, auch wenn wenig los ist.

Was keine Lösung ist

Die Ausnahme für Notfälle in § 14 ArbZG wird oft als Rettung genannt, passt aber nicht: Sie setzt unvorhersehbare Ereignisse voraus. Eine Messe ist Monate vorher gebucht, ihr Aufbauzeitplan bekannt. Ein Notfall kann allenfalls der kurzfristig ausgefallene Lkw oder die Sturmwarnung sein, die einen vorgezogenen Abbau erzwingt — nicht der normale Ablauf.

Wie es rechtssicher länger geht

• Ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung auf Grundlage eines Tarifvertrags kann nach § 7 ArbZG längere Arbeitszeiten zulassen, etwa wenn in erheblichem Umfang Arbeitsbereitschaft anfällt.
• Die Aufsichtsbehörde kann für Bau- und Montagestellen eine längere tägliche Arbeitszeit bewilligen (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 b ArbZG), für Saisonbetriebe für die Dauer der Saison mit Ausgleich (§ 15 Abs. 1 Nr. 2). Ob ein Messestandbau als Montagestelle gilt, entscheidet die Behörde — der Antrag muss vorher gestellt werden.
• Die praktische Lösung ist meist die einfachste: Aufbau und Messebetrieb mit verschiedenen Personen besetzen, den Aufbau auf den Vortag legen und die Abendveranstaltung einer eigenen Schicht zuteilen.

Ruhezeit nach dem Abendeinsatz

Zwischen zwei Arbeitstagen müssen elf Stunden ununterbrochene Ruhe liegen (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Bei Veranstaltungen ist das die Regel, die am häufigsten gebrochen wird, weil zwei Tage nahtlos ineinander greifen: Wer am Freitag um 22:30 Uhr den Stand geschlossen und abgerechnet hat, darf frühestens am Samstag um 9:30 Uhr wieder anfangen — auch wenn der Markt um 10 Uhr öffnet und das Vorbereiten eine halbe Stunde dauert.

In Gaststätten und anderen Einrichtungen zur Bewirtung und Beherbergung erlaubt § 5 Abs. 2 ArbZG eine Verkürzung um bis zu eine Stunde, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. Das hilft dem Glühweinstand eines Gastronomen, nicht aber dem Messeteam eines Industriebetriebs. Mehr unter Ruhezeit von elf Stunden.

Die saubere Lösung im Plan ist ein Früh-Spät-Rhythmus: Wer abends abbaut, öffnet am nächsten Tag nicht. Wer morgens öffnet, geht vor dem Abbau. Bei mehrtägigen Events sollte die Spätschicht nicht in die Frühschicht des Folgetages rotieren, sondern in Blöcken von mehreren Tagen geplant werden.

Pausen am Stand

Bei mehr als sechs Stunden sind 30 Minuten Pause Pflicht, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Die Pause muss im Voraus feststehen und echte Freizeit sein. Wer allein am Stand steht und „nebenbei“ isst, macht keine Pause, sondern arbeitet weiter. Das hat Folgen für die Besetzung: Ein Stand, der den ganzen Tag mit einer Person besetzt sein soll, braucht eine Ablösung — oder zwei Schichten, die jeweils höchstens sechs Stunden dauern. Dazu Ruhepausen im Dienstplan.

Jugendliche auf Events

Schüler und Auszubildende unter 18 sind auf Weihnachtsmärkten und Stadtfesten beliebte Aushilfen. Für sie gelten strengere Regeln aus dem Jugendarbeitsschutzgesetz:

• Arbeitsende: grundsätzlich 20 Uhr (§ 14 Abs. 1 JArbSchG). Über 16-Jährige im Gaststätten- und Schaustellergewerbe bis 22 Uhr, in mehrschichtigen Betrieben bis 23 Uhr (§ 14 Abs. 2). Abbauarbeiten danach sind tabu.
• Dauer: höchstens acht Stunden am Tag und 40 Stunden in der Woche, an fünf Tagen (§§ 8, 15 JArbSchG).
• Pausen: 30 Minuten schon bei mehr als viereinhalb Stunden, 60 Minuten bei mehr als sechs Stunden (§ 11 JArbSchG).
• Ruhezeit: zwölf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen (§ 13 JArbSchG).
• Wochenende: Samstags- und Sonntagsarbeit ist unter anderem auf Märkten, im Schaustellergewerbe, in Gaststätten und bei Musikaufführungen erlaubt; mindestens zwei Samstage und zwei Sonntage im Monat sollen beziehungsweise müssen frei bleiben, und die Fünf-Tage-Woche ist durch Freistellung an einem anderen Tag sicherzustellen (§§ 16, 17 JArbSchG).

Für Jugendliche lohnt sich deshalb eine eigene Schichtschablone, die um 21:30 Uhr endet und eine Pause nach spätestens viereinhalb Stunden enthält. Mehr unter Azubis und Jugendliche im Dienstplan.

Aushilfen: Minijob, kurzfristige Beschäftigung, Abruf

Kaum ein Event lässt sich mit der Stammbelegschaft allein besetzen. Für die Zusatzkräfte gibt es drei gängige Modelle:

Modell	Grenze	Passt für
Minijob	603 € im Monat (2026), bei 13,90 € Mindestlohn rund 43 Stunden	wiederkehrende Events über das ganze Jahr, wenige Stunden pro Monat
Kurzfristige Beschäftigung	3 Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr, nicht berufsmäßig, keine Stundengrenze	Weihnachtsmarkt, Festivalsaison, Messewochen mit vielen Stunden
Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG)	Einsatz mindestens vier Tage im Voraus ankündigen, vereinbarte Mindeststunden zahlen	Eventpool mit wechselnden Einsätzen

Für alle drei gilt der volle Mindestlohn, das Arbeitszeitgesetz und das Recht auf Ruhepausen. Bei der kurzfristigen Beschäftigung zählen Vorbeschäftigungen bei anderen Arbeitgebern im selben Kalenderjahr mit — vor dem ersten Einsatz also abfragen und dokumentieren. Die 70 Tage werden schnell knapp, wenn eine Studentin im Sommer schon auf Festivals gearbeitet hat. Details unter Minijob im Dienstplan, Saisonkräfte und kurzfristige Beschäftigung und Arbeit auf Abruf.

Wichtig für den Planer: Eine Aushilfe, die gleichzeitig einen Hauptjob hat, bringt ihre dortige Arbeitszeit mit. Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern werden zusammengerechnet (§ 2 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 2 ArbZG). Wer tagsüber acht Stunden im Büro war, darf abends nur noch zwei Stunden am Stand stehen — siehe Nebentätigkeit und Zweitjob.

Absage, Unwetter, schwacher Besuch

Sturmwarnung, Behördenauflage, Stromausfall auf dem Festgelände oder einfach Regen und leere Gassen: Bei Veranstaltungen fällt öfter etwas aus als im eigenen Laden. Arbeitsrechtlich gilt die Betriebsrisikolehre (§ 615 Satz 3 BGB): Kann der Arbeitgeber eingeteilte Mitarbeiter aus Gründen nicht beschäftigen, die in seiner Sphäre liegen, schuldet er den Lohn trotzdem. Dazu zählen Wetter, Absage durch den Veranstalter und fehlende Nachfrage.

Wer Aushilfen kurzfristig nach Hause schickt, muss die geplante Schicht also in der Regel bezahlen. Eine Klausel, nach der Einsätze bei schlechtem Wetter entschädigungslos entfallen, ist in Formularverträgen problematisch. Rechtssicher ist nur, Einsätze erst verbindlich zu vereinbaren, wenn sie feststehen, und bei Abrufarbeit die Regeln des § 12 TzBfG einzuhalten. Mehr unter ausgefallene Schicht und Betriebsrisiko und Winter, Glatteis und Unwetter im Dienstplan.

Kälte, Lärm und Arbeitsschutz am Stand

Ein Weihnachtsmarktstand ist ein Arbeitsplatz im Freien, oft bei Temperaturen um den Gefrierpunkt. Der Arbeitgeber muss die Gefährdungen beurteilen (§ 5 ArbSchG) und Maßnahmen treffen: Wetterschutz, Wärmequelle oder beheizter Aufenthaltsraum für Pausen, geeignete Kleidung und Schuhe, regelmäßige Aufwärmpausen bei großer Kälte. Für Konzerte und Festivals kommt Lärm dazu, für Ausschank und Kasse die Frage, wer allein arbeitet — siehe Alleinarbeit und Gefährdungsbeurteilung im Schichtplan.

Für den Dienstplan heißt das: Bei Kälte sind kürzere Schichten oder zusätzliche Aufwärmpausen nicht nur Fürsorge, sondern Teil des Arbeitsschutzes. Und wer die Kasse übergibt, braucht eine klare Übergabe mit Zählprotokoll — zur Mankohaftung unter Schichtübergabe und Übergabezeit.

Security, Fremdpersonal und Personaldienstleister

Bei größeren Events arbeiten eigene Leute neben Personal von Dienstleistern: Security, Garderobe, Servicekräfte einer Agentur. Zwei Punkte sind dabei wichtig:

• Bewachung ist erlaubnispflichtig (§ 34a GewO). Wer eigene Mitarbeiter für Einlass- oder Ordnungsdienste einsetzt, braucht keine Erlaubnis, sobald aber ein Dritter beauftragt wird, muss dieser sie haben und sein Personal muss unterrichtet oder geprüft sein.
• Werkvertrag oder Leiharbeit? Wenn Agenturkräfte vom eigenen Schichtleiter eingeteilt und angewiesen werden, ist das in der Regel Arbeitnehmerüberlassung. Fehlt dem Dienstleister die Erlaubnis nach dem AÜG, drohen ein Arbeitsverhältnis mit dem Einsatzbetrieb und Bußgelder. Die Abgrenzung erklärt Werkvertrag und Fremdpersonal im Dienstplan.

Betriebsrat und Planungsvorlauf

Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und bei vorübergehender Verlängerung mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG). Das gilt auch für Event-Einsätze außerhalb des Betriebs. Bei regelmäßigen Veranstaltungen lohnt eine Rahmenbetriebsvereinbarung, die Schichtschablonen, Ausgleich und Freiwilligkeit regelt, statt jeden Einsatz einzeln zu verhandeln. Siehe Betriebsrat und Dienstplan.

Ohne Betriebsrat bleibt die Pflicht zur rechtzeitigen Bekanntgabe des Plans: Tarifverträge sehen oft Fristen vor, für Abrufarbeit gelten mindestens vier Tage. Wer erst am Donnerstag sagt, wer am Wochenende auf die Messe fährt, riskiert berechtigte Absagen — siehe Dienstplan-Bekanntgabefrist.

Rechenbeispiel: Glühweinstand eines Restaurants

Ein Restaurant betreibt einen Stand auf dem städtischen Weihnachtsmarkt. Der Markt läuft vier Wochen, von Donnerstag, 26. November, bis Mittwoch, 23. Dezember 2026, täglich von 11 bis 21 Uhr. Der Stand braucht eine halbe Stunde Vorbereitung und eine halbe Stunde Abrechnung und Reinigung — Besetzung also von 10:30 bis 21:30 Uhr, elf Stunden pro Tag.

• Besetzung: Montag bis Donnerstag zwei Personen, Freitag bis Sonntag drei Personen.
• Schichtschnitt: statt einer Elf-Stunden-Schicht zwei Schichten von je 5,5 Stunden — 10:30 bis 16:00 Uhr und 16:00 bis 21:30 Uhr. So bleibt jede Schicht unter sechs Stunden, und für Erwachsene ist keine Pause nach § 4 ArbZG nötig. Die Übergabe um 16 Uhr wird mit fünf Minuten Überlappung geplant.
• Schichten: 16 Werktage (Mo–Do) × 2 Plätze × 2 Schichten = 64; 12 Tage (Fr–So) × 3 Plätze × 2 Schichten = 72. Zusammen 136 Schichten oder 748 Stunden.
• Sonntage: Vier Marktsonntage (29. November, 6., 13. und 20. Dezember) mit je sechs Schichten — 24 Sonntagsschichten. Jede Person, die sonntags arbeitet, braucht innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag. Für Stammkräfte aus dem Restaurant, die ohnehin an Sonntagen arbeiten, prüft der Planer zusätzlich die 15 freien Sonntage im Jahr.
• Jugendliche: Zwei 17-jährige Aushilfen dürfen die Spätschicht bis 21:30 Uhr übernehmen (Grenze 22 Uhr), brauchen bei 5,5 Stunden aber eine Pause von 30 Minuten — die Schicht wird für sie auf 16:00 bis 22:00 Uhr mit Pause gelegt oder eine Ablösung eingeplant.
• Team: zwei Stammkräfte als Standleitung (je etwa 20 Schichten) und zehn kurzfristig Beschäftigte mit je neun bis zehn Schichten, also zwei bis drei Einsätzen pro Woche — weit unter der Grenze von 70 Arbeitstagen.
• Lohnkosten Grundlohn: 748 Stunden × 13,90 Euro = 10.397,20 Euro bei Mindestlohn, ohne Arbeitgeberanteile der Stammkräfte und ohne Zuschläge. Fällt ein Markttag wegen Sturm aus, kostet das bei 4 bis 6 eingeteilten Schichten rund 306 bis 459 Euro Lohn ohne Umsatz.

Das Beispiel zeigt den wichtigsten Hebel: Der Schichtschnitt entscheidet. Zwei kurze Schichten statt einer langen lösen die Pausenfrage, die Ruhezeitfrage beim Abbau und die Grenze für Jugendliche auf einmal. Wer dagegen eine Person von 10:30 bis 21:30 Uhr einplant, verstößt gleich zweimal gegen das Arbeitszeitgesetz — elf Stunden Arbeit und keine geplante Pause.

Checkliste für Event-Dienstpläne

• Besetzungszeit inklusive Auf- und Abbau, Vorbereitung und Abrechnung planen, nicht nur Öffnungszeiten.
• Tagesarbeitszeit pro Person einschließlich Fahrt als Fahrer und angeordneter Abendtermine auf höchstens zehn Stunden begrenzen.
• Schichten so schneiden, dass Pausen nach § 4 ArbZG und § 11 JArbSchG tatsächlich möglich sind.
• Elf Stunden Ruhezeit zwischen Abbau und nächstem Einsatz sicherstellen; Spät- und Frühschichten blockweise planen.
• Sonntagsschichten auf den Veranstaltungsbetrieb beschränken; Ersatzruhetage im Plan eintragen und 15 freie Sonntage pro Jahr prüfen.
• Jugendliche mit eigener Schichtschablone planen (Ende spätestens 22 Uhr, Pause nach 4,5 Stunden).
• Bei Aushilfen Beschäftigungsform, Vorbeschäftigungen und Hauptjob abfragen und dokumentieren.
• Einsätze verbindlich vereinbaren und Ausfallrisiko einkalkulieren; bei Abruf vier Tage Vorlauf.
• Gefährdungsbeurteilung für Kälte, Lärm und Alleinarbeit am Stand machen; Aufwärmpausen planen.
• Bei Fremdpersonal Erlaubnisse (§ 34a GewO, AÜG) und Weisungswege klären.
• Betriebsrat rechtzeitig beteiligen; bei wiederkehrenden Events Rahmenvereinbarung schließen.

Eine Dienstplan-Software, die Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Jugendschutz automatisch prüft und Einsätze an einem zweiten Standort als eigenen Bereich führt, zeigt Verstöße, bevor der Plan veröffentlicht wird. Mehr dazu unter Dienstplanung mit Software.

Fazit

Veranstaltungen sind für viele Betriebe die umsatzstärksten Tage des Jahres — und die, an denen der Dienstplan am leichtesten gegen das Arbeitszeitgesetz verstößt. Die Regeln sind dieselben wie im Alltag: Sonntagsarbeit ist erlaubt, braucht aber Ersatzruhetage; zehn Stunden sind die Grenze, auch mit Aufbau; nach dem Abbau kommen elf Stunden Ruhe; Jugendliche gehen um 22 Uhr. Wer Besetzungszeiten statt Öffnungszeiten plant, Schichten kurz schneidet und Aufbau, Betrieb und Abbau auf verschiedene Personen verteilt, bekommt einen Plan, der dem Event und dem Gesetz gerecht wird.