BEM und stufenweise Wiedereingliederung: Sechs Wochen krank — und warum der Dienstplan darüber entscheidet, ob die Rückkehr gelingt

Der Zähler läuft, ohne dass jemand hinsieht

Die meisten Betriebe merken zu spät, dass eine BEM-Pflicht entstanden ist. Nicht, weil die Vorschrift kompliziert wäre — sie ist es nicht —, sondern weil ihr Auslöser in einer Zahl liegt, die im Dienstplan nirgends steht. Sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb eines Jahres sind 42 Kalendertage, und diese 42 Tage müssen weder am Stück anfallen noch dieselbe Ursache haben. Zwei Wochen Bandscheibe im März, zehn Tage Magen-Darm im Juni, drei Wochen Erschöpfung im Oktober — die Pflicht ist entstanden, und niemand hat es bemerkt.

Im Schichtbetrieb verschärft sich das aus zwei Gründen. Erstens sind die Fehlzeiten dort strukturell höher: Nacht-, Wechsel- und Schichtarbeit gelten arbeitsmedizinisch als Belastung, und die Rückkehr in einen rotierenden Rhythmus ist ungleich schwerer als die Rückkehr an einen Schreibtisch. Zweitens ist die Vertretung teuer: Wer ausfällt, wird nicht durch Liegenbleiben von Arbeit ersetzt, sondern durch Mehrarbeit anderer — was die nächsten Ausfälle vorbereitet.

Dieser Beitrag behandelt beides zusammen, weil es im Betrieb zusammengehört: das Verfahren nach § 167 Abs. 2 SGB IX, das die Rückkehr organisiert, und die stufenweise Wiedereingliederung, die sie durchführt. Und er behandelt es aus der Perspektive, die in den meisten Darstellungen fehlt — der des Dienstplans, in dem am Ende alles landet.

Der Auslöser: § 167 Abs. 2 SGB IX im Detail

Sechs Wochen, ununterbrochen oder wiederholt

Die Norm verlangt, dass Beschäftigte „innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig" waren. Drei Merkmale, drei Fehlerquellen:

• „Innerhalb eines Jahres" meint einen rollierenden Zwölf-Monats-Zeitraum, gerechnet rückwärts vom jeweiligen Tag — nicht das Kalenderjahr. Wer den Zähler am 1. Januar zurücksetzt, übersieht genau die Fälle, die über den Jahreswechsel laufen.
• „Ununterbrochen oder wiederholt" heißt: Kurzerkrankungen werden addiert. Es gibt keine Mindestdauer je Einzelfall und keine Karenz.
• „Länger als sechs Wochen" zählt Kalendertage der Arbeitsunfähigkeit, nicht geplante Schichten. Ein Teilzeitbeschäftigter mit drei Diensten pro Woche erreicht die Schwelle also genauso schnell wie eine Vollzeitkraft.

Ohne Bedeutung ist dagegen, woran jemand erkrankt war, ob die Ursachen zusammenhängen und ob sie betrieblich veranlasst waren. Auch ein Arbeits- oder Wegeunfall löst die Pflicht aus. Und sie entsteht erneut: Das Bundesarbeitsgericht hat am 18. November 2021 (2 AZR 138/21) klargestellt, dass nach einem durchgeführten BEM ein weiteres erforderlich wird, wenn erneut mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit in einem Jahr zusammenkommen.

Kein Schwellenwert, keine Schwerbehinderung nötig

Weil die Vorschrift im SGB IX steht, halten viele Betriebe sie für Sonderrecht für schwerbehinderte Menschen. Sie ist es nicht. § 167 Abs. 2 SGB IX spricht von „Beschäftigten" ohne Einschränkung und kennt — anders als das Kündigungsschutzgesetz, das TzBfG oder das Pflegezeitgesetz — keinen Schwellenwert für die Betriebsgröße. Die Pflicht gilt ab dem ersten Beschäftigten, für Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Befristung und Ausbildung gleichermaßen.

Bei schwerbehinderten und gleichgestellten Menschen kommt lediglich eine zusätzliche Beteiligung hinzu — neben der zuständigen Interessenvertretung ist auch die Schwerbehindertenvertretung einzubeziehen — und es kommen zusätzliche Leistungsträger in Betracht, namentlich das Integrationsamt mit den begleitenden Hilfen im Arbeitsleben.

Wer beteiligt wird — und wer nur mit Zustimmung

Beteiligte	Grundlage	Beteiligung
Betroffene Person	§ 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX	Zustimmung und Beteiligung zwingend — ohne sie findet kein BEM statt
Betriebs- oder Personalrat	§ 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX	gesetzlich vorgesehen, aber nur mit Zustimmung der betroffenen Person im Einzelfall
Schwerbehindertenvertretung	§ 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX	zusätzlich bei schwerbehinderten und gleichgestellten Menschen
Vertrauensperson eigener Wahl	§ 167 Abs. 2 Satz 2 SGB IX (seit 10. Juni 2021)	auf Wunsch der betroffenen Person — betriebsintern oder extern, ohne gesetzliche Einschränkung
Betriebsarzt	§ 167 Abs. 2 Satz 4 SGB IX	hinzuzuziehen, soweit erforderlich
Rehabilitationsträger / Integrationsamt	§ 167 Abs. 2 Satz 5 SGB IX	wenn Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen in Betracht kommen

Die Zeile zur Vertrauensperson ist neu genug, dass viele BEM-Einladungen sie noch nicht enthalten. Das Teilhabestärkungsgesetz hat § 167 Abs. 2 SGB IX zum 10. Juni 2021 um den Satz ergänzt: „Beschäftigte können zusätzlich eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuziehen." Das Gesetz macht keine Vorgaben, wer das sein darf — in Betracht kommen Kolleginnen und Kollegen, Betriebsratsmitglieder, aber ebenso Angehörige, behandelnde Ärzte oder Rechtsanwälte. Wer den Hinweis darauf in seiner Einladung weglässt, riskiert, dass das Angebot später als nicht ordnungsgemäß gilt.

Die Einladung: der Vorgang, an dem die meisten BEM scheitern

Das BEM ist ein ergebnisoffener Suchprozess — es gibt kein gesetzlich vorgeschriebenes Verfahren, keine Formularpflicht und keine Frist. Was es gibt, sind Anforderungen an das Angebot. Nach BAG 20. November 2014 (2 AZR 755/13) muss die Einladung

• auf die Ziele des BEM hinweisen — Arbeitsunfähigkeit überwinden, erneuter vorbeugen, Arbeitsplatz erhalten;
• über Art und Umfang der erhobenen und verwendeten Daten aufklären, einschließlich der Klarstellung, dass nur solche Daten erhoben werden, deren Kenntnis für ein zielführendes BEM erforderlich ist;
• die Freiwilligkeit deutlich machen und klarstellen, dass eine Ablehnung keine Nachteile hat;
• auf die Vertrauensperson eigener Wahl hinweisen (seit 2021).

Fehlt einer dieser Punkte, ist das BEM nicht ordnungsgemäß angeboten — und der Arbeitgeber steht im Kündigungsschutzprozess so da, als hätte er keines versucht. Weil es im Streitfall auf den Zugang ankommt, gehört die Einladung nicht in das Postfach, sondern nachweisbar zugestellt; Landesarbeitsgerichte haben Kündigungen bereits daran scheitern lassen, dass weder der Inhalt der Datenschutzhinweise noch der Zugang belegt werden konnte.

Ein praktischer Hinweis für Schichtbetriebe: Die Einladung erreicht Menschen, die krank zu Hause sind. Ein Gesprächstermin, der auf „Dienstag 9 Uhr in der Verwaltung" lautet, wirkt auf eine Nachtschichtkraft mit Rückenleiden anders als gedacht. Terminvorschläge mit Alternativen, ein neutraler Ort und die ausdrückliche Möglichkeit, jemanden mitzubringen, erhöhen die Zustimmungsquote deutlich — und die Zustimmungsquote ist das, worauf es ankommt: Ein abgelehntes BEM hilft niemandem, auch wenn es die Rechtspflicht formal erfüllt.

Was beim BEM herauskommt — und was davon den Plan berührt

Das Gesetz schreibt kein Ergebnis vor. In der Praxis sind es aber immer wieder dieselben Maßnahmen — und die meisten davon sind Planungsentscheidungen, keine Personalaktenvermerke.

Maßnahme	Rechtlicher Hebel	Wirkung im Dienstplan
Stufenweise Wiedereingliederung	§ 74 SGB V, § 44 SGB IX	zusätzliche Person mit ansteigender Stundenzahl, keine Besetzung, kein Entgelt
Herausnahme aus der Nachtschicht	§ 6 Abs. 4 ArbZG; § 106 GewO (billiges Ermessen)	dauerhafte Sperre einer Schichtart; Umverteilung der Nachtdienste im Team
Wechsel von Wechselschicht in feste Schichtlage	§ 106 GewO, ggf. Änderungsvertrag	Rotationsmodell für die Restbelegschaft ändert sich mit
Reduzierung der Wochenstunden	§ 8 TzBfG oder einvernehmlich, ggf. befristet	neue Sollstunden, geänderte Urlaubs- und Zuschlagsberechnung
Verlängerte Ruhezeiten / kein Kurzwechsel	§ 5 ArbZG als Minimum, darüber hinaus vertraglich	Ausschluss bestimmter Schichtfolgen (z. B. Spät → Früh)
Leidensgerechter Arbeitsplatz / Aufgabenumverteilung	§ 106 GewO, § 164 Abs. 4 SGB IX bei Schwerbehinderung	Qualifikationsmatrix und Einsatzregeln ändern sich
Technische Hilfsmittel, Umbau, Qualifizierung	§§ 49, 50 SGB IX; begleitende Hilfen des Integrationsamts	meist planungsneutral, aber förderfähig

Der Punkt, der dabei am häufigsten unterschätzt wird: Fast jede dieser Maßnahmen verändert nicht nur die Situation der betroffenen Person, sondern die Lastenverteilung im ganzen Team. Wer eine Person dauerhaft aus der Nachtschicht nimmt, verteilt deren Nachtdienste auf die übrigen — und erzeugt dort eine Belastung, die im schlechtesten Fall die nächsten BEM-Fälle produziert. Diese Konsequenz gehört in das BEM-Gespräch, nicht in den Plan des Folgemonats.

Die stufenweise Wiedereingliederung: das Hamburger Modell im Schichtbetrieb

Zwei Rechtsgrundlagen, ein Verfahren

Die stufenweise Wiedereingliederung heißt umgangssprachlich „Hamburger Modell". Rechtlich gibt es sie in zwei Ausprägungen, die sich nach dem Kostenträger unterscheiden:

• § 74 SGB V — der Regelfall: Können Versicherte ihre bisherige Tätigkeit nach ärztlicher Feststellung teilweise verrichten und lassen sie sich durch eine stufenweise Wiederaufnahme voraussichtlich besser wieder eingliedern, gibt der Arzt Art und Umfang der möglichen Tätigkeiten auf der Bescheinigung an. Kostenträger ist die Krankenkasse (Krankengeld).
• § 44 SGB IX — im Anschluss an eine medizinische Rehabilitation: Dort ist die stufenweise Wiedereingliederung Teil der Leistungen zur Teilhabe; Kostenträger ist der Rehabilitationsträger, regelmäßig die Rentenversicherung (Übergangsgeld). Bei Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten tritt die gesetzliche Unfallversicherung ein.

Für den Betrieb ist der Unterschied vor allem administrativ, für die Beschäftigten finanziell. Planerisch ist beides identisch — und beides beginnt mit einem ärztlichen Wiedereingliederungsplan, der Stufen, Stundenzahl und voraussichtliche Dauer festlegt. Üblich sind sechs Wochen bis sechs Monate.

Der Satz, der alles entscheidet: keine Arbeitspflicht

Während der stufenweisen Wiedereingliederung ist die Person weiterhin arbeitsunfähig. Sie arbeitet nicht, sie übt. Aus diesem einen Satz folgt fast alles, was im Betrieb regelmäßig falsch gemacht wird:

• Kein Entgeltanspruch. Nach Ablauf der sechs Wochen Entgeltfortzahlung zahlt die Krankenkasse Krankengeld nach § 44 SGB V oder der Rentenversicherungsträger Übergangsgeld. Das Krankengeld ruht, soweit Arbeitsentgelt erzielt oder Übergangsgeld gezahlt wird. Freiwillige Zahlungen des Arbeitgebers sind zulässig, werden aber angerechnet.
• Kein Arbeitszeitkonto. Weder Plus- noch Minusstunden. Ein Plus setzt eine Vergütungspflicht voraus, ein Minus setzt eine Nachholpflicht voraus — beides fehlt. Die Stunden werden in einer eigenen Maßnahmenart geführt, getrennt vom Arbeitszeitkonto.
• Kein Urlaub. Wo keine Arbeitspflicht besteht, kann von ihr auch nicht freigestellt werden — Urlaub während der Wiedereingliederung ist deshalb nicht zu gewähren und nicht abzubuchen. Der Urlaubsanspruch entsteht währenddessen aber weiter; er wird nicht gekürzt.
• Keine Zuschläge, keine Mehrarbeit, kein Einspringen. Da keine reguläre Arbeitsleistung erbracht wird, entstehen weder SFN-Zuschläge noch Überstundenansprüche. Umgekehrt darf die Person auch nicht für Mehrarbeit oder kurzfristiges Einspringen eingeteilt werden, selbst wenn sie sich bereit erklärt.
• Jederzeitige Beendigung. Beide Seiten können abbrechen; typischerweise geschieht das auf ärztliche Empfehlung, wenn die Belastung zu früh zu hoch war.

Versichert ist die Person dabei gleichwohl: Der Weg zur Wiedereingliederung und die Tätigkeit im Betrieb stehen unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung — mit denselben Abgrenzungsfragen wie sonst auch, siehe dazu den Ratgeber zum Arbeits- und Wegeunfall.

Freiwilligkeit — und wo sie endet

Die Wiedereingliederung ist ein Vertragsverhältnis eigener Art zwischen Arbeitgeber, Beschäftigtem und Kostenträger. Grundsätzlich gilt für beide Vertragsseiten Freiwilligkeit: Der Arbeitgeber muss nicht mitwirken, der Beschäftigte muss nicht antreten.

Die Ausnahme betrifft schwerbehinderte und gleichgestellte Menschen. Aus dem Anspruch auf behinderungsgerechte Beschäftigung nach § 164 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 SGB IX folgt nach BAG 13. Juni 2006 (9 AZR 229/05) grundsätzlich auch der Anspruch, entsprechend einem Wiedereingliederungsplan beschäftigt zu werden. Grenzenlos ist er nicht: § 164 Abs. 4 Satz 3 SGB IX nimmt aus, was dem Arbeitgeber unzumutbar ist. Das Bundesarbeitsgericht hat am 16. Mai 2019 (8 AZR 530/17) eine Schadensersatzklage abgewiesen, weil der Arbeitgeber den Plan ablehnen durfte: Die betriebsärztliche Beurteilung schloss Tätigkeiten unter hohem Zeitdruck und mit hohen Teamanforderungen aus, genau diese Anforderungen prägten aber die vorgesehene Tätigkeit als Bauleiter — und der behandelnde Arzt setzte sich mit dem Widerspruch nicht auseinander.

Die praktische Lehre daraus gilt weit über die Schwerbehinderung hinaus: Ein pauschales Nein trägt nicht, ein begründetes Nein zu einem widersprüchlichen Plan schon. Wer einen Wiedereingliederungsplan für nicht umsetzbar hält, sollte den Betriebsarzt einschalten und den Widerspruch benennen, statt formlos abzulehnen.

Warum Stufenpläne im Schichtbetrieb anders aussehen müssen

Ein typischer Stufenplan lautet: zwei Wochen je vier Stunden, dann zwei Wochen je sechs Stunden, dann volle Stundenzahl. Für ein Büro mit Gleitzeit ist das trivial. Für einen Schichtbetrieb ist es die Quelle fast aller Probleme, weil vier Stunden in kein Schichtraster passen. Vier typische Konflikte:

• Die halbe Schicht existiert nicht. Eine Frühschicht von 6:00 bis 14:30 Uhr lässt sich nicht halbieren, ohne dass jemand um 10:00 Uhr geht — mitten in der Übergabe, mitten im Betrieb. Besser sind eigene, kurze Wiedereingliederungszeitfenster, die bewusst nicht am Schichtwechsel enden.
• Der Plan sieht fünf Tage vor, das Schichtmodell nicht. Rotierende Modelle haben planmäßig lange Freiblöcke. Ein Stufenplan über fünf Tage pro Woche kollidiert damit — und eine Unterbrechung von mehr als sieben Kalendertagen gilt als Abbruch.
• Nachtschicht kommt zu früh. Der Wiedereingliederungsplan sollte die Schichtlage benennen, nicht nur die Stundenzahl. „Sechs Stunden täglich" ist keine Aussage darüber, ob diese sechs Stunden nachts liegen dürfen. Ohne ausdrückliche Regelung wird darüber gestritten, sobald die Rotation dort ankommt.
• Die Ruhezeit gilt trotzdem. Auch Wiedereingliederungsstunden lösen die elfstündige Ruhezeit nach § 5 ArbZG aus. Wer morgens zwei Stunden übt und abends regulär einspringen soll, hat gleich zwei Probleme — ein rechtliches und ein medizinisches.

Sechs Konstellationen, die es nur im Schichtbetrieb gibt

1. Nachtdienstuntauglichkeit ist keine Arbeitsunfähigkeit

Der wichtigste Satz für die Praxis stammt aus einem Fall des Zehnten Senats: Eine Krankenschwester, die aus gesundheitlichen Gründen keine Nachtschichten mehr leisten konnte, ist nicht arbeitsunfähig — sie hat Anspruch darauf, ohne Einteilung zu Nachtdiensten beschäftigt zu werden (BAG 9. April 2014 — 10 AZR 637/13). Bietet sie ihre Arbeitsleistung mit dieser Einschränkung an, ist das ein ordnungsgemäßes Angebot im Sinne der §§ 294, 295 BGB; wer sie dann nach Hause schickt, gerät in Annahmeverzug und schuldet die Vergütung, ohne die Arbeitsleistung zu erhalten.

Rechtlich ist das eine Frage des billigen Ermessens nach § 106 GewO: Der Arbeitgeber übt sein Weisungsrecht nur dann billig aus, wenn er einen möglichen, zumutbaren und leidensgerechten Einsatz zuweist. Daneben steht der Umsetzungsanspruch aus § 6 Abs. 4 ArbZG: Ergibt die arbeitsmedizinische Untersuchung, dass die weitere Nachtarbeit die Gesundheit gefährdet, ist der Nachtarbeitnehmer auf seinen Wunsch auf einen geeigneten Tagesarbeitsplatz umzusetzen, sofern dem keine dringenden betrieblichen Erfordernisse entgegenstehen — und ob solche vorliegen, ist mit dem Betriebsrat zu erörtern. Dieselbe Vorschrift gilt übrigens auch für Beschäftigte mit einem Kind unter zwölf Jahren oder einem schwerpflegebedürftigen Angehörigen im Haushalt. Details dazu im Ratgeber zur Nachtarbeit.

2. Der Ausstieg aus der Rotation verschiebt die Last

Wird jemand dauerhaft aus der Wechselschicht genommen, entstehen zwei Folgefragen. Die erste ist entgeltrechtlich: Wechselschicht- und Schichtzulagen entfallen, wenn ihre tarifliche oder vertragliche Voraussetzung — die tatsächliche Wechselschichtarbeit — wegfällt; das kann eine spürbare Einkommenseinbuße sein und sollte im BEM-Gespräch ausdrücklich angesprochen werden. Die zweite ist kollektiv: Die frei gewordenen Nacht- und Wochenenddienste verteilen sich auf ein kleineres Kollektiv. Wer das nicht ausdrücklich regelt, regelt es implizit — über den Plan, und damit über die Menschen, die am wenigsten widersprechen.

3. Vertretung während der Wiedereingliederung

Weil die Person keine Besetzung darstellt, bleibt die Stelle offen. Eine Vertretungsbefristung ist möglich, verlangt aber Sorgfalt: Der Sachgrund der Vertretung nach § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 TzBfG setzt voraus, dass ein Ausfall tatsächlich überbrückt wird, und die Befristungsabrede muss nach § 14 Abs. 4 TzBfG vor Arbeitsaufnahme schriftlich geschlossen sein — eine E-Mail genügt nicht. Der Rückkehrzeitpunkt ist bei einer Wiedereingliederung naturgemäß unsicher; eine Zweckbefristung mit Unterrichtungspflicht ist deshalb oft passender als ein festes Enddatum.

4. Der Betriebsurlaub, der die Maßnahme beendet

Betriebliche Unterbrechungen sind bis zu sieben Kalendertagen unschädlich. Dauert die Unterbrechung länger, gilt die stufenweise Wiedereingliederung ab dem ersten Tag als abgebrochen, und der Anspruch auf Übergangsgeld entfällt entsprechend. Ein zweiwöchiger Betriebsurlaub, eine Weihnachtsschließung oder ein Umbau mitten im Stufenplan sind damit keine Randnotiz, sondern das Ende der Maßnahme — es sei denn, sie wird vorher mit dem Kostenträger abgestimmt und der Plan entsprechend verschoben.

5. Der Rückfall und die neue Sechs-Wochen-Frist

Wird jemand wegen derselben Krankheit erneut arbeitsunfähig, entsteht der Anspruch auf Entgeltfortzahlung nur unter den Voraussetzungen des § 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG neu: Entweder war die Person vor der erneuten Arbeitsunfähigkeit mindestens sechs Monate nicht wegen derselben Krankheit arbeitsunfähig, oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit sind zwölf Monate vergangen. Für Betriebe mit langfristigen Krankheitsverläufen ist das die entscheidende Rechenaufgabe der Entgeltabrechnung — und ein Grund mehr, die Wiedereingliederung nicht zu überstürzen: Ein zu früher Vollzeitwiedereinstieg mit anschließendem Rückfall kostet doppelt.

6. Der Springerpool als eigentliche BEM-Maßnahme

Die meisten Wiedereingliederungen scheitern nicht am Recht, sondern an der Vertretung: Der Betrieb kann sich eine Person, die nicht als Besetzung zählt, schlicht nicht leisten. Genau hier liegt aber der betriebswirtschaftliche Punkt. Ein Personalbedarf mit realistischem Ausfallzeitfaktor — also ein Puffer, der Krankheit, Urlaub und Fortbildung einkalkuliert — macht Wiedereingliederung planbar. Wer mit einem Faktor von 1,0 plant, hat für jeden BEM-Fall nur eine Antwort: Mehrarbeit der anderen.

Datenschutz: das dünnste Eis des Verfahrens

Beim BEM werden Gesundheitsdaten verarbeitet — besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Drei Regeln tragen:

• Aufklärung vor Zustimmung. § 167 Abs. 2 Satz 3 SGB IX verlangt, dass die betroffene Person zuvor auf die Ziele des BEM sowie auf Art und Umfang der erhobenen und verwendeten Daten hingewiesen wurde. Ohne diesen Hinweis ist die Zustimmung wertlos.
• Datensparsamkeit und Zweckbindung. Erhoben werden darf nur, was für ein zielführendes BEM erforderlich ist. Diagnosen gehören in aller Regel nicht dazu — relevant ist die Funktionseinschränkung („keine Nachtarbeit", „kein Heben über 10 kg"), nicht ihre Ursache.
• Getrennte Akte. BEM-Unterlagen gehören nicht in die Personalakte, sondern in eine separate, zugriffsbeschränkte Ablage, und sie sind zu löschen, wenn der Zweck entfallen ist. Wer sie in der Personalakte führt, macht sie für Personalentscheidungen zugänglich, für die sie nie erhoben wurden.

Für den Dienstplan folgt daraus dieselbe Linie wie bei jeder anderen Abwesenheit: Im Plan steht die Verfügbarkeit, nicht der Grund. Eine Einsatzsperre für Nachtschichten ist eine Planungsregel; warum sie besteht, geht die Kolleginnen und Kollegen nichts an. Mehr dazu im Ratgeber zum Datenschutz im Dienstplan.

Mitbestimmung: viel Verfahren, wenig Einzelfall

Das Bundesarbeitsgericht hat am 22. März 2016 (1 ABR 14/14) die Grenzen gezogen. Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungs- und Initiativrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG, wenn es um die allgemeinen Verfahrensgrundsätze des BEM geht — also darum, wie im Betrieb eingeladen wird, wer beteiligt ist, wie dokumentiert und wie mit Daten umgegangen wird. Er hat aber kein Mitbestimmungsrecht am einzelnen BEM-Verfahren, und ein generelles Teilnahmerecht lässt sich über eine Einigungsstelle nicht erzwingen; ebenso wenig kann per Spruch ein Gremium geschaffen werden, auf das die gesetzlichen Arbeitgeberpflichten übergehen.

Sobald aus dem BEM konkrete Planungsmaßnahmen folgen, greifen die üblichen Tatbestände: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und die Verteilung auf die Wochentage nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG, die vorübergehende Verkürzung oder Verlängerung nach Nr. 3 — Details im Ratgeber zur Mitbestimmung beim Dienstplan. Eine Betriebsvereinbarung BEM, die Verfahren und Fristen einmal sauber regelt, erspart im Ergebnis genau die Diskussionen, die sonst in jedem Einzelfall neu geführt werden.

Das BEM im Kündigungsschutzprozess

Formal ist das BEM keine Wirksamkeitsvoraussetzung der krankheitsbedingten Kündigung. Praktisch entscheidet es sie, weil es die Darlegungslast verschiebt. Die krankheitsbedingte Kündigung setzt eine negative Gesundheitsprognose, eine erhebliche Beeinträchtigung betrieblicher Interessen und eine Interessenabwägung voraus — und auf allen drei Stufen wirkt der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz, den § 167 Abs. 2 SGB IX konkretisiert.

Wurde kein BEM durchgeführt, muss der Arbeitgeber darlegen und beweisen, dass auch ein BEM kein milderes Mittel als die Kündigung hätte hervorbringen können (BAG 18. November 2021 — 2 AZR 138/21). Er muss also ausschließen, dass eine geänderte Schichtlage, eine reduzierte Stundenzahl, ein anderer Arbeitsplatz, technische Hilfsmittel, eine Qualifizierung oder Leistungen der Rehabilitationsträger die Arbeitsunfähigkeit hätten überwinden können. Diese negative Beweisführung gelingt nur selten — und sie ist im Schichtbetrieb besonders schwer, weil dort mit Schichtlage, Rotation, Stundenzahl und Einsatzbereich gleich vier Stellschrauben existieren, an denen erkennbar noch niemand gedreht hat.

Dasselbe gilt sinngemäß für die betriebsbedingte Kündigung, wenn im Hintergrund Leistungseinschränkungen stehen: Die Frage, ob jemand auf einem anderen Arbeitsplatz einsetzbar gewesen wäre, ist dieselbe. Und ein wichtiger Unterschied zur Abmahnung: Krankheit ist kein steuerbares Verhalten. Wer Fehlzeiten abmahnt, verwendet das falsche Instrument — das richtige ist das BEM.

Rechenbeispiel: Pflegeeinrichtung mit 45 Beschäftigten

Eine examinierte Pflegefachkraft, 52 Jahre, arbeitet seit zwölf Jahren im Dreischichtbetrieb (Früh 6:00 bis 14:30, Spät 13:30 bis 22:00, Nacht 21:45 bis 6:15). Sie war vom 4. Februar bis 28. März arbeitsunfähig (53 Kalendertage), zuvor im Vorjahr bereits zweimal je eine Woche.

Schritt	Grundlage	Ergebnis
Zähler prüfen	§ 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX	53 + 14 Tage in zwölf rollierenden Monaten → Schwelle deutlich überschritten, BEM ist Pflicht
Einladung	BAG 2 AZR 755/13; § 167 Abs. 2 Sätze 2, 3 SGB IX	Ziele, Datenhinweis, Freiwilligkeit, Vertrauensperson — nachweisbar zugestellt, zwei Terminalternativen
Entgeltfortzahlung	§ 3 Abs. 1 EFZG	4. Februar bis 17. März (6 Wochen), danach Krankengeld
Ärztlicher Stufenplan	§ 74 SGB V	Woche 1–2: 3 Std./Tag, Woche 3–4: 5 Std./Tag, Woche 5–6: 6 Std./Tag, danach volle Stundenzahl — ohne Nachtdienst
Planerische Umsetzung	§ 106 GewO, § 5 ArbZG	eigenes Zeitfenster 9:00–12:00 bzw. 9:00–14:00 im Frühdienst, zusätzlich zur Sollbesetzung; keine Übergabeverantwortung
Zeitkonto und Entgelt	keine Arbeitspflicht	Stunden in eigener Maßnahmenart; kein Plus, kein Minus; kein Urlaubsabzug; keine SFN-Zuschläge
Osterferien-Schließung Station B	Sieben-Tage-Regel	geplante Unterbrechung 10 Tage → Abbruchrisiko; Stufenplan vorab mit Kasse verschoben
Nach Abschluss	§ 6 Abs. 4 ArbZG, BAG 10 AZR 637/13	Nachtdienstsperre bleibt bestehen; 14 Nachtdienste pro Quartal verteilen sich auf 9 statt 10 Kräfte → Rotationsmodell wird angepasst

Der teuerste Fehler in diesem Beispiel wäre nicht der Stufenplan, sondern die Osterschließung: Zehn Tage Unterbrechung hätten die Maßnahme rückwirkend ab dem ersten Tag beendet — mit der Folge, dass die Pflegefachkraft in die volle Arbeitsunfähigkeit zurückfällt und der Betrieb weitere Wochen mit Mehrarbeit überbrückt. Der zweitteuerste wäre die Einplanung der drei Stunden als Besetzung: Sie hätte den Frühdienst rechnerisch voll erscheinen lassen und faktisch eine Kraft weniger bedeutet.

Fünf Gestaltungshebel

• Den Sechs-Wochen-Zähler automatisieren. Die Pflicht entsteht rechnerisch, also sollte sie auch rechnerisch erkannt werden: rollierend über zwölf Monate, Kurzerkrankungen addiert, mit Vorwarnung ab etwa 30 Tagen. Kein Betrieb bemerkt diese Schwelle zuverlässig von Hand.
• Eine BEM-Einladung als Standardtext hinterlegen — mit allen vier Pflichtbestandteilen und nachweisbarem Zugang. Der häufigste Grund, aus dem ein BEM später als „nicht ordnungsgemäß" gilt, ist eine Einladung, die vor 2021 geschrieben und seitdem nicht angefasst wurde.
• Wiedereingliederungsstunden als eigene Kategorie führen, sichtbar im Plan, aber außerhalb der Sollbesetzung und außerhalb des Arbeitszeitkontos. Das ist eine reine Konfigurationsfrage — und sie verhindert die beiden teuersten Fehler des Themas auf einmal.
• Den Stufenplan vor der Unterschrift auf das Schichtmodell legen. Passen die Stunden in eine Schichtlage? Kollidiert eine Freiblockphase mit der Sieben-Tage-Grenze? Ist die Schichtart geregelt oder nur die Stundenzahl? Drei Fragen, die zehn Minuten kosten und Wochen retten.
• Dauerhafte Einsatzeinschränkungen als Planungsregel hinterlegen, nicht als Gedächtnisleistung. „Keine Nachtschicht", „keine Spät-Früh-Folge", „maximal fünf Tage am Stück" gehören als harte Regel in das Planungssystem — sonst hängt die Umsetzung an der Person, die den Plan gerade schreibt.

Checkliste für den Dienstplan

• Zähler: mehr als sechs Wochen AU in zwölf rollierenden Monaten, ununterbrochen oder wiederholt — BEM anbieten, unabhängig von Betriebsgröße und Schwerbehinderung.
• Einladung vollständig: Ziele, Art und Umfang der Daten, Freiwilligkeit und Folgenlosigkeit, Hinweis auf die Vertrauensperson eigener Wahl (§ 167 Abs. 2 Satz 2 SGB IX).
• Zugang dokumentieren — im Streitfall trägt der Arbeitgeber die Beweislast.
• Beteiligte klären: Interessenvertretung nur mit Zustimmung der betroffenen Person, SBV zusätzlich bei Schwerbehinderung, Betriebsarzt soweit erforderlich.
• Ergebnisoffen führen: kein vorgefertigtes Maßnahmenpaket, keine Diagnoseabfrage — relevant ist die Funktionseinschränkung.
• Wiedereingliederung richtig verbuchen: keine Besetzung, kein Entgelt, kein Arbeitszeitkonto, kein Urlaubsabzug, keine Zuschläge, keine Mehrarbeit.
• Schichtart im Stufenplan festhalten, nicht nur die Stundenzahl — insbesondere zur Nachtschicht.
• Ruhezeit auch für Übungsstunden beachten (§ 5 ArbZG); keine Kombination aus Wiedereingliederung und regulärem Einspringen am selben Tag.
• Sieben-Tage-Grenze prüfen: Betriebsurlaub, Schließzeiten und lange Freiblöcke vorab mit dem Kostenträger abstimmen.
• Vertretung schriftlich vor Arbeitsaufnahme befristen (§ 14 Abs. 4 TzBfG), besser zweckbefristet als mit festem Enddatum.
• Einsatzeinschränkungen als Planungsregel hinterlegen; im Aushang steht die Verfügbarkeit, nie der Grund.
• BEM-Unterlagen getrennt von der Personalakte führen und nach Zweckfortfall löschen.
• Verteilungsfolgen im Team mitverhandeln: Wer Nachtdienste abgibt, erzeugt sie woanders.
• Vor jeder krankheitsbedingten Kündigung prüfen: Gab es ein ordnungsgemäßes BEM? Wenn nein, ist die Beweislast praktisch nicht zu tragen.

Warum das eine Planungsfrage ist und keine Personalaktenfrage

Das BEM scheitert selten am Gesetz. Es scheitert daran, dass die Schwelle nicht bemerkt wird, dass die Einladung aus einer alten Vorlage stammt und dass die vereinbarten Einschränkungen zwei Monate später niemand mehr auf dem Schirm hat — weil sie in einem Gesprächsprotokoll stehen und nicht dort, wo geplant wird.

Was hilft, ist unspektakulär: ein automatischer Zähler über die Arbeitsunfähigkeitstage der letzten zwölf Monate, hinterlegte Einsatzregeln je Person statt mündlicher Absprachen, eine eigene Kategorie für Wiedereingliederungsstunden außerhalb von Sollbesetzung und Arbeitszeitkonto, und Wiedervorlagen für Stufenwechsel, Maßnahmenende und Befristungsablauf. Dienstplansoftware bildet genau das ab — individuelle Qualifikations- und Einsatzsperren, Prüfregeln für Ruhezeit und Schichtfolge, getrennte Abwesenheits- und Maßnahmenarten sowie Auswertungen, die Fehlzeiten rollierend statt kalenderjährlich zählen. Laufen die Ist-Zeiten aus der Zeiterfassung zurück, lässt sich außerdem belegen, dass der Stufenplan tatsächlich eingehalten wurde — ein Nachweis, den im Streitfall niemand rückwirkend führen kann. Was solche Systeme kosten, steht im Ratgeber zu den Kosten von Dienstplan-Software.

Und noch ein Argument, das jenseits des Rechts liegt: Die Belegschaften, die Schichtbetriebe tragen, werden älter. Wer heute kein Verfahren dafür hat, wie jemand nach langer Krankheit zurückkommt, wird es in fünf Jahren nicht seltener brauchen, sondern häufiger. Das BEM ist deshalb weniger eine Pflicht als eine Vorbereitung — und der Dienstplan ist der Ort, an dem sich entscheidet, ob sie funktioniert.