Teilkrankschreibung im Dienstplan: Was die neue Teilarbeitsunfähigkeit ab 2028 für Schichtbetriebe bedeutet, warum der Arbeitgeber in sieben Tagen entscheiden muss und wie man halb kranke Mitarbeiter richtig plant

Warum die Teilkrankschreibung den Dienstplan betrifft

Das deutsche Krankheitsrecht kannte bisher nur zwei Zustände: arbeitsfähig oder arbeitsunfähig. Eine Pflegekraft nach einer Knieoperation, ein Koch mit Bandscheibenvorfall oder eine Verkäuferin in der Krebsnachsorge war entweder voll im Dienstplan oder gar nicht. Wer stundenweise arbeiten wollte, konnte das nur über die stufenweise Wiedereingliederung tun, also erst am Ende einer langen Krankheit und ohne Arbeitslohn.

Die neue Teilarbeitsunfähigkeit schafft einen dritten Zustand: teilweise krank, teilweise im Dienst. Für die Dienstplanung ist das eine echte Änderung. Ein Mitarbeiter, der heute für sechs Wochen ausfällt und komplett ersetzt werden muss, kann künftig zum Beispiel mit der Hälfte seiner Stunden im Plan bleiben. Das hilft der Besetzung, bringt aber neue Pflichten: eine Entscheidungsfrist von sieben Tagen, eine feste Stundenobergrenze, geteilte Lohnabrechnung und Mitbestimmung bei der Verteilung. Wettbewerber-Blogs beschreiben die Teilkrankschreibung meist nur als Gesundheitsthema. Dieser Beitrag zeigt, was sie konkret im Schichtplan bedeutet.

Stand der Gesetzgebung: Was beschlossen ist und was noch offen ist

Die Regeln stehen im GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz vom 24. Juli 2026, verkündet am 29. Juli 2026 im Bundesgesetzblatt (BGBl. 2026 I Nr. 228). Kern ist der neue § 44c SGB V (Teilarbeitsunfähigkeit), flankiert von Änderungen beim Krankengeld (§ 44 Abs. 1a und § 47 Abs. 1a SGB V).

Punkt	Stand am 4. November 2026
Gesetz	Beschlossen und verkündet (BGBl. 2026 I Nr. 228)
Starttermin laut Gesetz	1. Januar 2028
Verschiebung	Bundestag hat am 15. Oktober 2026 den Start auf den 1. Juli 2028 verlegt, die Verkündung steht noch aus
Medizinische Kriterien	Der Gemeinsame Bundesausschuss soll in einer Richtlinie festlegen, wann welche Stufe vorliegt
Elektronische Meldung	Der Datenaustausch zur Teil-AU läuft künftig über das eAU-Verfahren, technische Details folgen

Für Arbeitgeber heißt das: Vor 2028 ändert sich im Dienstplan nichts. Wer aber 2027 Prozesse, Software und gegebenenfalls eine Betriebsvereinbarung vorbereitet, muss beim Start nicht improvisieren. Die Sieben-Tage-Frist lässt dafür keine Zeit.

Voraussetzungen: Wer eine Teilkrankschreibung bekommen kann

• Gesetzlich krankenversichert. Die Regel steht im SGB V und hängt am Krankengeld. Privatversicherte sind nicht erfasst. Minijobber haben aus dem Minijob keinen Krankengeldanspruch und fallen damit ebenfalls heraus.
• Längere Erkrankung. Die Arbeitsunfähigkeit muss voraussichtlich länger als vier Wochen dauern. Die Erkältung oder der Magen-Darm-Infekt sind ausdrücklich nicht gemeint. Für Krankheitswellen ändert sich also nichts.
• Ärztliche Feststellung mit Einwilligung. Die Ärztin oder der Arzt stellt die Stufe fest, aber nur, wenn der Mitarbeiter einwilligt. Der Arbeitgeber hat keinen Einfluss auf die Feststellung.
• Zustimmung des Arbeitgebers. Erst mit ihr wird aus der ärztlichen Feststellung eine tatsächliche Teilarbeit.

Die Stufen beziehen sich auf die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit. Wichtig ist die Lesrichtung: Die Prozentzahl beschreibt den Umfang der Arbeitsunfähigkeit. Bei 75 Prozent Teilarbeitsunfähigkeit arbeitet der Mitarbeiter noch ein Viertel seiner Stunden, bei 25 Prozent drei Viertel. Die Stufe gilt fest für den attestierten Zeitraum, anders als beim Stufenplan der Wiedereingliederung steigt sie nicht automatisch von Woche zu Woche.

Stufe Teil-AU	Arbeitet noch	bei 40 h/Woche	bei 30 h/Woche	bei 20 h/Woche
25 %	75 %	30 h	22,5 h	15 h
50 %	50 %	20 h	15 h	10 h
75 %	25 %	10 h	7,5 h	5 h

Das Verfahren: Sieben Kalendertage für die Entscheidung

Der Ablauf ist kurz getaktet. Er beginnt nicht beim Arbeitgeber, sondern in der Arztpraxis:

1. Der Arzt stellt mit Einwilligung des Mitarbeiters eine Teilarbeitsunfähigkeit von 25, 50 oder 75 Prozent fest.
2. Der Mitarbeiter zeigt dem Arbeitgeber an, dass er im festgestellten Umfang arbeiten möchte.
3. Der Arbeitgeber hat sieben Kalendertage, um zuzustimmen oder abzulehnen. Kalendertage heißt: Wochenende und Feiertage zählen mit.
4. Bei Zustimmung legen beide fest, wie die Stunden auf Tage und Schichten verteilt werden.
5. Beginn der Teilarbeit und ein vorzeitiges Ende werden in Textform mitgeteilt, also etwa per E-Mail oder App-Nachricht.

Schweigen ist Ablehnung. Der Regierungsentwurf sah noch vor, dass Schweigen als Zustimmung gilt. Diese Fiktion ist im Bundestag gestrichen worden. Antwortet der Arbeitgeber nicht rechtzeitig, gilt der Mitarbeiter für den ganzen Zeitraum als voll arbeitsunfähig. Das ist rechtlich die sichere Seite, organisatorisch aber ein Verlust: Die halbe Arbeitskraft, die der Mitarbeiter angeboten hat, ist weg.

Für Schichtbetriebe ist die Frist knapp. Eine Anzeige am Freitagabend muss bis zum folgenden Freitag beantwortet sein, und der Dienstplan für die Folgewoche ist dann oft schon veröffentlicht. Die Entscheidung gehört deshalb zu einer festen Stelle, typischerweise zur Personalabteilung oder zur Bereichsleitung, mit Vertretung im Urlaub. Die Schichtleitung allein sollte sie nicht treffen, weil Lohnabrechnung, Arbeitsschutz und Mitbestimmung betroffen sind.

Zustimmen oder ablehnen: Woran der Arbeitgeber die Entscheidung festmacht

Das Gesetz zwingt den Arbeitgeber nicht zur Zustimmung, und es gibt keinen Anspruch auf Einrichtung oder Anpassung eines Arbeitsplatzes für die Teilarbeit. Eine Ablehnung ist auch keine Arbeitsverweigerung des Mitarbeiters, er bleibt dann schlicht voll krankgeschrieben. Trotzdem sollte die Entscheidung nach festen Kriterien fallen, schon um Gleichbehandlung und Nachvollziehbarkeit zu sichern:

Prüffrage	Spricht für Zustimmung	Spricht für Ablehnung
Lässt sich die Tätigkeit teilen?	Kassen-, Verwaltungs-, Service- oder Pflegetätigkeiten mit planbaren Teilschichten	Tätigkeit nur als volle Schicht sinnvoll, etwa Einzelbesetzung im Nachtdienst
Gibt es eine passende Schichtlage?	Kurze Früh- oder Mittelschichten vorhanden oder einfach einzurichten	Nur 12-Stunden-Schichten oder geteilte Dienste
Ist die Arbeit gesundheitlich vertretbar?	Betriebsarzt oder Gefährdungsbeurteilung sehen keine Bedenken	Belastungen, die der Erkrankung erkennbar entgegenstehen, etwa schweres Heben nach einer Rücken-OP
Ist die Einarbeitung zumutbar?	Mitarbeiter kennt Team und Abläufe	Tätigkeit hat sich während der Abwesenheit grundlegend geändert

Nach Diagnosen darf der Arbeitgeber dabei nicht fragen. Er kann aber offen besprechen, welche Tätigkeiten und Schichtlagen in Frage kommen. Bei schwerbehinderten Mitarbeitern sind zusätzlich die Pflichten aus § 164 Abs. 4 SGB IX zu beachten, mehr dazu im Beitrag Schwerbehinderung im Dienstplan. Wer den Mitarbeiter dagegen zur Teilkrankschreibung drängt oder ihn benachteiligt, weil er sie nicht will, riskiert einen Verstoß gegen das Maßregelungsverbot (§ 612a BGB).

Lohn, Entgeltfortzahlung und Teilkrankengeld

Die Teilkrankschreibung teilt die Woche in zwei Hälften, die unterschiedlich bezahlt werden:

• Gearbeitete Stunden sind normale Arbeitsleistung und werden vom Arbeitgeber als Arbeitslohn bezahlt, einschließlich der dafür anfallenden Zuschläge.
• Der kranke Anteil fällt innerhalb der ersten sechs Wochen ab Beginn der Arbeitsunfähigkeit unter die Entgeltfortzahlung. Die sechs Wochen werden durch die Teilkrankschreibung nicht verlängert. Wie Zuschläge in der Entgeltfortzahlung berechnet werden, erklärt der Beitrag Zuschläge bei Krankheit und Urlaub.
• Nach den sechs Wochen zahlt der Arbeitgeber nur noch die gearbeiteten Stunden. Für den kranken Anteil zahlt die Krankenkasse anteiliges Krankengeld, berechnet aus dem Regelentgelt abzüglich des anteiligen Arbeitslohns (§ 47 Abs. 1a SGB V).

Für die Lohnabrechnung bedeutet das: In jeder Woche der Teil-AU müssen die tatsächlich geleisteten Stunden sauber von den ausgefallenen getrennt sein. Das geht nur, wenn der Dienstplan die Teilarbeit als eigene Abwesenheitsart führt und nicht einfach als verkürzte Schicht. Zum Ablauf am Monatsende siehe Monatsabschluss und Lohnabrechnung.

Die Teilarbeit im Schichtplan: Fünf Regeln

1. Die attestierten Stunden sind eine Obergrenze

Wer zu 50 Prozent teilarbeitsunfähig ist, darf nicht 60 Prozent arbeiten, auch nicht freiwillig und auch nicht in einer Notlage. Die übrige Zeit ist Arbeitsunfähigkeit. Überstunden, Einspringen aus dem Frei und Rufbereitschaft passen nicht zur Teilkrankschreibung. Die Dienstplan-Software sollte die Wochenobergrenze als harte Grenze prüfen, nicht nur als Hinweis.

2. Die Verteilung wird vereinbart, nicht angeordnet

Die Prozentstufe gilt pro Woche. Wie die Stunden auf die Tage verteilt werden, legen Arbeitgeber und Mitarbeiter gemeinsam fest. Ob 50 Prozent als fünf kurze Tage oder drei mittlere Schichten gearbeitet werden, macht gesundheitlich einen großen Unterschied. Das einseitige Weisungsrecht nach § 106 GewO reicht hier nicht.

3. Das Arbeitszeitgesetz gilt normal

Die Teilarbeit ist echte Arbeitszeit. Pausen ab sechs Stunden (§ 4 ArbZG), die elf Stunden Ruhezeit (§ 5 ArbZG) und die Aufzeichnungspflichten gelten unverändert. Kurze Schichten machen Pausenfragen oft überflüssig, der Wechsel von Spät auf Früh bleibt aber verboten.

4. Nachtschichten und Einzelbesetzung meiden

Gesetzlich verboten sind sie nicht. Eine teilkranke Person sollte aber nicht allein im Nachtdienst stehen, weil sie im Ernstfall schwerer ersetzbar ist und die Belastung höher ist. Die Gefährdungsbeurteilung (§ 5 ArbSchG) sollte Teilarbeit nach längerer Krankheit ausdrücklich berücksichtigen, siehe auch Alleinarbeit im Nachtdienst.

5. Nicht als volle Besetzung zählen

Die Teilarbeitskraft ist ein Zusatz, keine verlässliche Planstelle. Die Teilarbeit kann jederzeit vorzeitig beendet werden, dann gilt sofort wieder die volle Arbeitsunfähigkeit. In der Personalbedarfsrechnung sollte der Mitarbeiter deshalb nur mit seinem Anteil und nie als einzige Besetzung einer Pflichtposition stehen.

Was der Betriebsrat mitbestimmt

§ 44c SGB V gibt dem Betriebsrat kein Zustimmungsrecht zur einzelnen Teilkrankschreibung. Die Umsetzung berührt aber gleich mehrere Mitbestimmungsrechte aus § 87 Abs. 1 BetrVG:

• Nr. 2: Beginn, Ende und Verteilung der Arbeitszeit der teilkranken Mitarbeiter.
• Nr. 3: Ausschluss von Mehrarbeit während der Teil-AU.
• Nr. 6: Erfassung der Teil-AU in Dienstplan- und Zeiterfassungssystemen.
• Nr. 7: Regeln zum Gesundheitsschutz, etwa Kriterien, welche Arbeitsplätze geeignet sind.

Sinnvoll ist eine Betriebsvereinbarung zur Teilarbeitsunfähigkeit, die vorab regelt, wer über Anzeigen entscheidet, welche Schichtmodelle für Teilarbeit zur Verfügung stehen und wie der Betriebsrat informiert wird. Dann muss nicht jeder Einzelfall innerhalb von sieben Tagen verhandelt werden. Mehr zur Mitbestimmung beim Schichtplan im Beitrag Betriebsrat und Dienstplan. Das BEM nach § 167 Abs. 2 SGB IX bleibt unabhängig davon Pflicht, sobald jemand innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war, auch wenn er teilweise gearbeitet hat.

Teilkrankschreibung und Hamburger Modell im Vergleich

	Stufenweise Wiedereingliederung	Teilkrankschreibung
Grundlage	§ 74 SGB V, § 44 SGB IX	§ 44c SGB V (ab 2028)
Zeitpunkt	Typischerweise am Ende einer langen AU	Während der AU, ab voraussichtlich mehr als vier Wochen
Stunden	Stufenplan mit steigenden Stunden	Feste Stufe 25/50/75 % für den Zeitraum
Status	Voll arbeitsunfähig	Teilweise arbeitsunfähig
Geld	Krankengeld, in der Regel kein Arbeitslohn	Anteiliger Lohn plus Entgeltfortzahlung oder anteiliges Krankengeld
Arbeitgeberfrist	Keine gesetzliche	Sieben Kalendertage
Im Dienstplan	Keine Besetzung, Zusatz	Anteilige Arbeitsleistung mit Obergrenze

Beide Instrumente können nacheinander vorkommen: zuerst eine Teilkrankschreibung während der Behandlung, später eine Wiedereingliederung zur Rückkehr in die volle Stundenzahl. Das Bundesgesundheitsministerium soll die Teilkrankschreibung im Vergleich zum Hamburger Modell auswerten.

Rechenbeispiel: Pflegefachkraft im Seniorenheim

Eine Pflegefachkraft arbeitet 38,5 Stunden pro Woche zu einem Stundenlohn von 22 Euro, also 847 Euro Wochenentgelt ohne Zuschläge. Nach einer Schulteroperation ist sie zunächst zwei Wochen voll krankgeschrieben. Die Ärztin rechnet mit insgesamt zehn Wochen Ausfall und stellt mit Einwilligung der Pflegekraft ab Woche 3 eine Teilarbeitsunfähigkeit von 50 Prozent fest. Die Pflegekraft zeigt das am Donnerstag der zweiten Woche an, das Heim stimmt am Montag zu, die Frist läuft bis Donnerstag der dritten Woche.

Zeitraum	Arbeit	Arbeitslohn	Entgeltfortzahlung	Krankengeld
Woche 1–2	0 h	0 €	847 €	–
Woche 3–6	19,25 h	423,50 €	423,50 €	–
Woche 7–10	19,25 h	423,50 €	–	anteilig für 19,25 h

Im Dienstplan vereinbaren Heim und Pflegekraft drei Frühdienste von je 6,5 Stunden mit verkürztem Ende, das sind 19,5 Stunden. Weil das die Obergrenze von 19,25 Stunden überschreitet, wird ein Dienst auf 6,25 Stunden gekürzt. Die Pflegekraft übernimmt Medikamentenstellung, Dokumentation und Angehörigengespräche, nicht aber Lagerungen und Transfers. Sie wird nicht als Fachkraft für die Fachkraftquote der Frühschicht gezählt, sondern zusätzlich eingeplant. Nachtdienste und Einspringen sind bis Woche 10 ausgeschlossen. Ohne Teilkrankschreibung hätte das Heim für die Wochen 3 bis 10 rund 308 Stunden Ersatz finden müssen, so sind es noch rund 154.

Typische Fehler

• Die Anzeige landet bei der Schichtleitung, niemand antwortet, die sieben Tage laufen ab.
• Die Teilarbeit wird als normale verkürzte Schicht eingetragen, die Lohnabrechnung kann AU-Anteil und Arbeit nicht trennen.
• Der teilkranke Mitarbeiter springt bei Personalnot ein und überschreitet die attestierten Stunden.
• Die Teilarbeitskraft wird als volle Besetzung für eine Pflichtposition oder eine Mindestquote gezählt.
• Der Arbeitgeber fragt nach der Diagnose oder drängt Mitarbeiter zur Teilkrankschreibung.
• Die Verteilung der Stunden wird einseitig angeordnet, ohne Mitarbeiter und Betriebsrat.
• Minijobber oder privat Versicherte werden wie gesetzlich Versicherte behandelt.
• Das BEM wird vergessen, weil der Mitarbeiter ja teilweise gearbeitet hat.

Checkliste: Bis zum Start vorbereiten

• Ist festgelegt, wer Anzeigen zur Teilkrankschreibung entgegennimmt und innerhalb von sieben Kalendertagen entscheidet, inklusive Vertretung?
• Gibt es Kriterien für Zustimmung und Ablehnung, die für alle gleich angewendet und dokumentiert werden?
• Gibt es eine Antwortvorlage in Textform für Zustimmung, Ablehnung und vorzeitiges Ende?
• Sind geeignete kurze Schichtlagen definiert, in die Teilarbeit eingeplant werden kann?
• Kann die Dienstplan-Software Teil-AU als eigene Abwesenheitsart mit Wochenobergrenze führen?
• Kann die Lohnabrechnung Arbeitslohn, Entgeltfortzahlung und Krankengeldphase pro Woche trennen?
• Ist mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung zu Verfahren, Arbeitszeit und Datenschutz abgeschlossen?
• Berücksichtigt die Gefährdungsbeurteilung Teilarbeit nach längerer Krankheit?
• Sind Führungskräfte geschult, nicht nach Diagnosen zu fragen und keinen Druck auszuüben?
• Wird der Starttermin (1.1.2028 oder 1.7.2028) im Bundesgesetzblatt nachverfolgt?

Eine Dienstplan-Software, die Abwesenheitsarten mit Stundengrenzen kennt, Ruhezeiten prüft und Arbeitszeit von Krankheitszeiten getrennt an die Lohnabrechnung übergibt, macht die Teilkrankschreibung handhabbar. Welche Lösungen das können, zeigt der Vergleich der Dienstplan-Software. Allgemeine Regeln zur Krankmeldung stehen im Beitrag Krankmeldung im Dienstplan.

Fazit

Die Teilkrankschreibung ist die größte Änderung im Krankheitsrecht seit der eAU. Für Schichtbetriebe ist sie eine Chance, weil langzeitkranke Mitarbeiter mit einem Teil ihrer Stunden im Plan bleiben können, und zugleich eine Organisationsaufgabe. Sieben Kalendertage für die Entscheidung, eine harte Stundengrenze, geteilte Abrechnung und Mitbestimmung bei der Verteilung funktionieren nur mit einem festen Prozess. Wer 2027 nutzt, um Zuständigkeit, Schichtmodelle und Software vorzubereiten, ist beim Start bereit. Wer abwartet, lässt die Frist im Zweifel verstreichen, und dann bleibt alles wie bisher: ganz krank oder gar nicht.