Monatsabschluss: Vom Dienstplan zur Lohnabrechnung — Stichtag, Zuschläge, Krankheit, Urlaub, Arbeitszeitkonto und Korrekturen, damit die Abrechnung stimmt

Warum der Monatsabschluss im Dienstplan beginnt

In Betrieben mit festen Bürozeiten ist die Gehaltsabrechnung Routine: Monatsgehalt, ein paar Abwesenheiten, fertig. In Schichtbetrieben ändert sich jede Abrechnung mit dem Plan. Nachtschichten, Sonntage, Feiertage, Krankheitstage mitten in einer Zuschlagsschicht, getauschte Dienste, eingesprungene Aushilfen, Plusstunden aus einer Grippewelle — all das entsteht im Dienstplan und in der Zeiterfassung und muss am Monatsende in Euro übersetzt werden.

Die Lohnbuchhaltung, ob intern oder beim Steuerbüro, sieht davon meist nur eine Exportdatei oder eine Stundenliste. Sie kann nicht beurteilen, ob eine fehlende Stempelung eine vergessene Buchung oder eine ausgefallene Schicht ist, ob ein Tausch genehmigt war oder ob die Krankmeldung vorliegt. Diese Fragen müssen vorher geklärt werden, also in der Planung. Darum lohnt es sich, den Monatsabschluss als festen Prozess der Dienstplanung zu verstehen und nicht als Aufgabe „der Buchhaltung“.

Die Ursachen für falsche Abrechnungen sind fast immer dieselben: nicht abgeschlossene Ist-Zeiten, falsch klassifizierte Zuschläge, Abwesenheiten ohne eindeutige Kategorie und fehlende Regeln für Nachträge. Dieser Beitrag zeigt, welche rechtlichen Vorgaben dahinterstehen und wie ein Ablauf aussieht, der sie abdeckt.

Stichtag und Fälligkeit: Wann was gezahlt sein muss

Die Grundregel: § 614 BGB und der Arbeitsvertrag

Nach § 614 BGB ist die Vergütung nach Ablauf des Zeitabschnitts zu zahlen, nach dem sie bemessen ist. Beim Monatslohn heißt das: am Ersten des Folgemonats. Diese Regel ist abdingbar. Arbeits- und Tarifverträge sehen oft einen anderen Termin vor, etwa den letzten Werktag des laufenden Monats oder den 15. des Folgemonats. Maßgeblich ist, was vereinbart ist; der Monatsabschluss muss rechtzeitig vor diesem Termin stehen.

Die äußerste Grenze: § 2 Abs. 1 MiLoG

Für den gesetzlichen Mindestlohn gibt es eine harte Obergrenze: Er ist spätestens am letzten Bankarbeitstag (Frankfurt am Main) des Monats zu zahlen, der auf den Monat folgt, in dem die Arbeit geleistet wurde (§ 2 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 MiLoG). Für die im Oktober 2026 geleisteten Stunden ist das Montag, der 30. November 2026. Wer diesen Termin reißt, verstößt gegen das Mindestlohngesetz; nach § 21 Abs. 1 Nr. 9 MiLoG ist das eine Ordnungswidrigkeit mit Bußgeld bis 500.000 Euro. Für die Praxis bedeutet das: Auch wenn Zuschläge und Mehrarbeit später abgerechnet werden, muss jede geleistete Stunde mindestens mit dem Mindestlohn rechtzeitig bezahlt sein.

Zeitversetzte Abrechnung variabler Bestandteile

Kaum ein Betrieb schafft es, am letzten Tag des Monats alle Ist-Zeiten zu prüfen und am nächsten Tag die Abrechnung fertig zu haben. Üblich ist deshalb ein Stichtag für variable Bestandteile: Das feste Monatsentgelt wird für den laufenden Monat abgerechnet, Zuschläge, Überstundenvergütung und Stundenlohn von Aushilfen dagegen bis zum Stichtag — etwa vom 21. des Vormonats bis zum 20. des laufenden Monats. Was danach geleistet wird, fließt in die nächste Abrechnung.

Dieses Verfahren ist zulässig, wenn es vertraglich vorgesehen oder betrieblich geregelt ist und einheitlich angewendet wird. Die Sozialversicherung erlaubt seit langem, solche variablen Entgeltbestandteile beitragsrechtlich dem Abrechnungsmonat zuzuordnen, in dem sie gezahlt werden. Zwei Grenzen bleiben: Die Mindestlohn-Fälligkeit nach § 2 Abs. 1 MiLoG (für Stundenlöhner kann der Stichtag deshalb nicht beliebig spät liegen), und ein Wechsel des Verfahrens mitten im Jahr sollte mit der Lohnbuchhaltung abgestimmt sein. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er nach § 87 Abs. 1 Nr. 4 BetrVG über Zeit, Ort und Art der Auszahlung mit.

Verzug

Zahlt der Arbeitgeber zu spät, kommt er ohne Mahnung in Verzug, weil der Zahltag kalendermäßig bestimmt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Beschäftigte können Verzugszinsen verlangen. Die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB gilt im Arbeitsverhältnis dagegen nicht; das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (BAG, Urteil vom 25. September 2018, 8 AZR 26/18). Wiederholte Verspätungen können aber eine Abmahnung durch die Beschäftigten und im Extremfall ein Zurückbehaltungsrecht an der Arbeitsleistung begründen — was im Schichtbetrieb ein eigenes Planungsproblem ist.

Der Monatsabschluss in zehn Schritten

Der folgende Ablauf hat sich in Betrieben mit Schichtarbeit bewährt. Er funktioniert mit Excel ebenso wie mit einer Software; mit Software lassen sich viele Prüfungen automatisieren.

1. Stichtag festhalten. Ab wann gilt der Zeitraum als geschlossen? Spätere Buchungen sind Nachträge und laufen über einen eigenen Weg (Schritt 10).
2. Offene Stempelungen klären. Fehlende Kommen- oder Gehen-Buchungen, Schichten ohne Pausenbuchung, Doppelbuchungen. Für Minijobber und die Branchen des § 2a SchwarzArbG müssen Beginn, Ende und Dauer ohnehin bis zum siebten Tag nach dem Arbeitstag aufgezeichnet sein (§ 17 Abs. 1 MiLoG); wer das wöchentlich prüft, hat am Monatsende weniger Lücken. Mehr dazu unter Aufzeichnungspflicht nach dem MiLoG.
3. Soll-Ist-Abgleich. Abweichungen zwischen Plan und tatsächlicher Arbeitszeit prüfen: Wer hat länger gearbeitet, war das angeordnet oder geduldet, gilt eine Rundungs- oder Toleranzregel? Einzelheiten im Beitrag zu Stempelzeit, Rundung und Soll-Ist-Abgleich.
4. Tausch und Änderungen nachziehen. Getauschte Schichten, kurzfristige Änderungen und Einspringer müssen im Ist-Plan stehen, sonst landen Zuschläge bei der falschen Person. Siehe Schichttausch und Änderung des Dienstplans.
5. Abwesenheiten zuordnen. Krankheit (mit eAU-Abruf), Urlaub, Feiertage, Sonderurlaub, unbezahlte Freistellung, Kinderkrankentage. Jede Abwesenheit hat eine andere Vergütungsfolge (siehe unten).
6. Zuschläge klassifizieren. Für jede Stunde festhalten, ob sie eine tatsächlich geleistete Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsstunde ist (steuerfrei nach § 3b EStG, soweit die Grenzen eingehalten sind) oder ein fortgezahlter Zuschlag bei Abwesenheit (steuer- und beitragspflichtig).
7. Arbeitszeitkonto fortschreiben. Plus- und Minusstunden buchen, Kappungsgrenzen der Betriebsvereinbarung und die Grenzen des § 2 Abs. 2 MiLoG prüfen, Auszahlungen markieren.
8. Grenzen prüfen. Minijob-Verdienstgrenze, Übergangsbereich, Werkstudierende (20-Stunden-Grenze in der Vorlesungszeit), kurzfristig Beschäftigte (70 Arbeitstage), Höchstarbeitszeiten nach dem Arbeitszeitgesetz.
9. Freigeben. Schichtleitung oder Abteilungsleitung bestätigt die Stunden ihres Bereichs, eine zweite Person prüft stichprobenartig. Erst danach geht der Export an die Lohnbuchhaltung.
10. Nachträge und Archiv. Was nach dem Stichtag auffällt, wird als Korrektur für den nächsten Lauf erfasst — mit Datum, Grund und Person. Der freigegebene Stand wird gesichert, damit er bei der Betriebsprüfung oder vor Gericht nachvollziehbar bleibt (siehe Aufbewahrungsfristen).

Zuschläge: steuerfrei nur für geleistete Arbeit

Der größte Hebel im Monatsabschluss sind die Zuschläge. § 3b EStG stellt Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit steuerfrei, soweit sie bestimmte Prozentsätze des Grundlohns nicht übersteigen:

Zeit	steuerfrei bis
Nachtarbeit 20 bis 6 Uhr	25 %
Nachtarbeit 0 bis 4 Uhr, wenn die Arbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde	40 %
Sonntagsarbeit (auch 0 bis 4 Uhr des Folgetags, wenn vorher begonnen)	50 %
Arbeit an gesetzlichen Feiertagen und am 31. Dezember ab 14 Uhr	125 %
24. Dezember ab 14 Uhr, 25. und 26. Dezember, 1. Mai	150 %

Der Grundlohn wird dabei höchstens mit 50 Euro pro Stunde angesetzt. In der Sozialversicherung sind die Zuschläge nur beitragsfrei, soweit der Grundlohn 25 Euro pro Stunde nicht übersteigt (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV). Liegt der Stundenlohn darüber, ist der überschießende Teil zwar steuerfrei, aber beitragspflichtig — eine Unterscheidung, die die Lohnsoftware nur trifft, wenn die Stunden richtig klassifiziert ankommen.

Entscheidend für den Monatsabschluss ist das Wort „tatsächlich“. Steuerfrei sind nur Zuschläge für Stunden, die zu den begünstigten Zeiten wirklich gearbeitet wurden, und dafür verlangt die Finanzverwaltung einen Einzelnachweis: Wer hat wann wie lange gearbeitet. Pauschale Zuschläge ohne Stundenaufstellung sind nur als Abschlag zulässig, der später mit den nachgewiesenen Stunden abgerechnet wird. Ein Dienstplan allein reicht als Nachweis nur, wenn er nach der Schicht auf den tatsächlichen Stand gebracht wird. Mehr zu den Sätzen und ihrer Kombination im Beitrag zu SFN-Zuschlägen.

Typische Fehler: Eine Schicht von 22 bis 6 Uhr wird als „Nachtschicht“ pauschal mit Nachtzuschlag für acht Stunden gebucht, obwohl die Pause innerhalb der Nachtzeit liegt und nicht bezahlt ist. Eine Schicht am Samstag, 3. Oktober 2026 (Tag der Deutschen Einheit), wird nur mit dem Samstagszuschlag des Tarifvertrags abgerechnet, weil der Feiertag im System fehlt. Oder Stunden einer getauschten Sonntagsschicht landen bei der Person, die laut Ursprungsplan eingeteilt war.

Abwesenheiten: was bei Krankheit, Feiertag und Urlaub gezahlt wird

Krankheit: Lohnausfallprinzip und eAU

Bei Arbeitsunfähigkeit wird das Entgelt bis zu sechs Wochen fortgezahlt (§ 3 EFZG), und zwar in der Höhe, die bei Arbeit angefallen wäre (Lohnausfallprinzip, § 4 Abs. 1 EFZG). Hätte die Person laut Plan eine Nachtschicht gehabt, gehören die Nachtzuschläge dazu — anders als die Vergütung für Überstunden, die § 4 Abs. 1a EFZG ausdrücklich herausnimmt. Weil diese Zuschläge nicht für geleistete Arbeit gezahlt werden, sind sie steuer- und beitragspflichtig. Der Dienstplan ist hier das Beweismittel dafür, was ausgefallen ist. Wer Kranke aus dem Plan löscht, statt sie als krank zu markieren, verliert diese Grundlage.

Seit 2023 ruft der Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse ab (§ 109 SGB IV). Der Monatsabschluss ist ein guter Zeitpunkt, offene Abrufe nachzuholen und Fälle zu klären, in denen keine eAU vorliegt. Einzelheiten zu Fristen und Nachweis im Beitrag zur Krankmeldung, zur Höhe der fortgezahlten Zuschläge unter Zuschläge bei Krankheit und Urlaub.

Feiertage

Fällt Arbeit wegen eines gesetzlichen Feiertags aus, wird das Entgelt gezahlt, das ohne den Feiertag angefallen wäre (§ 2 Abs. 1 EFZG). Im Schichtbetrieb ist das nur zu beurteilen, wenn erkennbar ist, ob die Person ohne Feiertag gearbeitet hätte — der Dienstplan, der Schichtrhythmus und die Frage, ob der Betrieb am Feiertag geschlossen war, entscheiden. Wer am Feiertag arbeitet, bekommt keine Feiertagsvergütung, sondern Lohn plus gegebenenfalls Feiertagszuschlag. Siehe Feiertagsvergütung.

Urlaub

Das Urlaubsentgelt bemisst sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn, ohne zusätzlich für Überstunden gezahlten Verdienst (§ 11 Abs. 1 BUrlG). Regelmäßig anfallende Zuschläge gehören in den Durchschnitt. Dafür braucht die Lohnbuchhaltung die Verdienste der vorangegangenen Monate in der richtigen Aufteilung — ein weiterer Grund, Überstunden und reguläre Stunden im Monatsabschluss getrennt auszuweisen. Auch hier sind die im Urlaubsentgelt enthaltenen Zuschlagsanteile steuerpflichtig.

Weitere Abwesenheiten

Sonderurlaub nach § 616 BGB ist bezahlt, sofern er nicht vertraglich ausgeschlossen ist. Kinderkrankentage nach § 45 SGB V sind unbezahlt, die Krankenkasse zahlt Kinderkrankengeld. Bei unbezahltem Urlaub entfällt die Vergütung; die versicherungspflichtige Beschäftigung gilt nur für längstens einen Monat als fortbestehend (§ 7 Abs. 3 SGB IV). Jede dieser Abwesenheiten braucht im Planungssystem eine eigene Kategorie; ein Sammelbegriff „frei“ führt zwangsläufig zu Abrechnungsfehlern.

Arbeitszeitkonto und Überstunden

Plus- und Minusstunden werden im Monatsabschluss auf das Arbeitszeitkonto gebucht oder ausgezahlt. Welche Grenzen gelten, steht in der Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag: Ober- und Untergrenzen, Ausgleichszeiträume, wann ausgezahlt wird. Ohne solche Regelung sind Überstunden grundsätzlich im Monat ihrer Entstehung zu vergüten.

Für Beschäftigte, deren Lohn nahe am Mindestlohn liegt, setzt § 2 Abs. 2 MiLoG zwingende Grenzen: Die über die vertragliche Arbeitszeit hinausgehenden Stunden dürfen monatlich höchstens zu 50 Prozent der vertraglichen Arbeitszeit auf das Konto gebucht werden und müssen spätestens innerhalb von zwölf Kalendermonaten nach ihrer monatlichen Erfassung ausgeglichen sein — durch bezahlte Freizeit oder Auszahlung. Die Regel gilt nicht, soweit der Mindestlohn für alle geleisteten Stunden bereits durch das verstetigte Entgelt gedeckt ist. Der Monatsabschluss sollte deshalb nicht nur den Kontostand zeigen, sondern auch das Alter der Plusstunden: Stunden aus dem Oktober 2026 müssen bis Ende Oktober 2027 ausgeglichen sein.

Ab 1. Januar 2027 steigt der Mindestlohn auf 14,60 Euro. Wer Plusstunden aus 2026 im Jahr 2027 auszahlt, muss prüfen, ob der Vertragslohn die neue Grenze erreicht; Einzelheiten unter Mindestlohn 2027 im Dienstplan.

Minijobs, Übergangsbereich und andere Grenzen

Die Minijob-Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 Euro im Monat und steigt mit dem Mindestlohn zum 1. Januar 2027 auf 633 Euro. Maßgeblich ist das regelmäßige Entgelt; ein gelegentliches und nicht vorhersehbares Überschreiten ist in bis zu zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres zulässig, wenn das Entgelt dabei höchstens das Doppelte der Grenze erreicht (§ 8 Abs. 1b SGB IV). Eine Krankheitsvertretung im Dezember kann so ein Fall sein, das geplante Weihnachtsgeschäft nicht. Der Monatsabschluss muss deshalb nicht nur die Summe zeigen, sondern auch, ob und wann die Grenze schon überschritten wurde. Mehr im Beitrag zum Minijob im Dienstplan.

Im Übergangsbereich bis 2.000 Euro gelten verringerte Arbeitnehmerbeiträge; ein Monat mit vielen Zuschlägen kann eine Teilzeitkraft vorübergehend darüber oder darunter schieben. Bei Werkstudierenden ist die 20-Stunden-Grenze in der Vorlesungszeit zu beachten, bei kurzfristig Beschäftigten die 70 Arbeitstage im Kalenderjahr. Und jede Abrechnung ist auch eine Gelegenheit, Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz zu erkennen: Wer regelmäßig mehr als zehn Stunden am Tag oder ohne elfstündige Ruhezeit gearbeitet hat, fällt hier auf.

Die Abrechnung an die Beschäftigten

Nach § 108 GewO erhalten Beschäftigte bei Zahlung eine Abrechnung in Textform. Sie muss den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts angeben, insbesondere Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen und Abzüge; die Einzelheiten regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung. Ändern sich die Angaben gegenüber dem Vormonat nicht, entfällt die Pflicht. In Schichtbetrieben ändert sich praktisch jeden Monat etwas. Für Beschäftigte ist die Abrechnung nur nachvollziehbar, wenn sie mit dem Ist-Plan zusammenpasst: Zuschlagsstunden, Kontostand und Abwesenheiten sollten sich in beiden Dokumenten wiederfinden. Viele Rückfragen — und viele Streitigkeiten über Zuschläge — entstehen genau dort, wo das nicht der Fall ist.

Korrekturen und Nachträge

Kein Monatsabschluss ist fehlerfrei. Wichtig ist, dass Korrekturen einen geregelten Weg haben:

• Nachzahlung. Zu wenig gezahlter Lohn ist nachzuzahlen, entweder per Rückrechnung des betroffenen Monats oder als Nachzahlung im nächsten Lauf. Was steuerlich und beitragsrechtlich richtig ist, hängt vom Fall ab und sollte mit Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung abgestimmt werden.
• Überzahlung. Zu viel gezahlter Lohn kann grundsätzlich nach §§ 812 ff. BGB zurückverlangt werden. Beschäftigte können sich unter Umständen auf den Wegfall der Bereicherung berufen (§ 818 Abs. 3 BGB), und vertragliche Ausschlussfristen gelten auch für Rückforderungen des Arbeitgebers. Wer eine Überzahlung erst nach Monaten bemerkt, hat oft schlechte Karten.
• Dokumentation. Jede nachträgliche Änderung an Ist-Zeiten wird mit Datum, Grund und Person festgehalten. Ein überschriebener Wert ohne Historie ist in der Betriebsprüfung und vor Gericht wertlos — und kann bei Manipulation in Richtung Arbeitszeitbetrug nicht mehr aufgeklärt werden.

Sonderfall Jahreswechsel

Der Dezember-Abschluss hat drei Besonderheiten. Erstens fallen die höchsten Zuschläge des Jahres an (Heiligabend und Silvester ab 14 Uhr, die Weihnachtsfeiertage; siehe Weihnachten und Silvester im Dienstplan). Zweitens stellt sich bei zeitversetzter Abrechnung die Frage, welchem Jahr Zuschläge für Dezember zugeordnet werden, die erst im Januar gezahlt werden. Laufender Arbeitslohn gilt steuerlich in dem Kalenderjahr als bezogen, in dem der Lohnzahlungszeitraum endet (§ 38a Abs. 1 Satz 2 EStG); für Nachzahlungen, die in den ersten Wochen des Folgejahres zufließen, enthalten die Lohnsteuer-Richtlinien Sonderregeln. Das sollte vor dem Jahreswechsel mit der Steuerberatung geklärt werden. Drittens ändern sich zum 1. Januar 2027 Mindestlohn und Minijob-Grenze — die Stammdaten müssen vor dem Januar-Lauf angepasst sein, nicht danach. Außerdem müssen ab 1. Januar 2027 alle Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden (§ 8 BVV).

Rechenbeispiel: Hotelrezeption im Oktober 2026

Eine Rezeptionsmitarbeiterin in einem Stadthotel hat einen Vertrag über 130 Stunden im Monat zu 16,00 Euro brutto pro Stunde, also 2.080 Euro Grundvergütung. Der Arbeitsvertrag sieht Nachtzuschläge von 25 %, Sonntagszuschläge von 50 % und Feiertagszuschläge von 125 % vor; variable Bestandteile werden zum Monatsende abgerechnet. Im Oktober 2026 ergibt der Monatsabschluss:

• 128 tatsächlich gearbeitete Stunden, davon 42 Nachtstunden (20 bis 6 Uhr, ohne Pausen), 16 Sonntagsstunden und 8 Stunden am Samstag, 3. Oktober (Feiertag); keine Überschneidungen.
• 2 Krankheitstage mit eAU, an denen laut Plan zwei Nachtdienste à 8 Stunden mit je 6 Nachtstunden vorgesehen waren.
• Vergütungsrelevant also 128 + 16 = 144 Stunden, 14 Stunden mehr als vertraglich vereinbart.

Position	Berechnung	Betrag	Behandlung
Grundvergütung	130 h × 16,00 €	2.080,00 €	steuer- und beitragspflichtig
Nachtzuschlag (gearbeitet)	42 h × 4,00 €	168,00 €	steuer- und beitragsfrei
Sonntagszuschlag (gearbeitet)	16 h × 8,00 €	128,00 €	steuer- und beitragsfrei
Feiertagszuschlag 3.10. (gearbeitet)	8 h × 20,00 €	160,00 €	steuer- und beitragsfrei
Nachtzuschlag in der Entgeltfortzahlung	12 h × 4,00 €	48,00 €	steuer- und beitragspflichtig
Mehrstunden	14 h	—	Arbeitszeitkonto, Ausgleich nach Betriebsvereinbarung
Brutto Oktober		2.584,00 €	davon 456,00 € steuer- und beitragsfrei

Die Zuschläge liegen genau auf den Höchstsätzen des § 3b EStG und der Grundlohn unter 25 Euro, deshalb sind die Zuschläge für gearbeitete Stunden auch in der Sozialversicherung frei. Die 48 Euro für die ausgefallenen Nachtdienste sind dagegen voll steuer- und beitragspflichtig. Wäre die Krankheit im System nur als „frei“ eingetragen worden, hätte die Mitarbeiterin entweder diese 48 Euro nicht erhalten oder — wenn die Schichten als gearbeitet durchgerutscht wären — wären sie fälschlich steuerfrei abgerechnet worden. Der Fehler wäre erst bei der nächsten Lohnsteuer-Außenprüfung aufgefallen, mit Nachforderung beim Arbeitgeber.

Wird der Feiertag im System nicht gepflegt, fehlen 160 Euro Feiertagszuschlag — oder, wenn der Tarif nur einen Samstagszuschlag kennt, werden sie mit dem falschen Satz abgerechnet. Die 14 Mehrstunden gehen auf das Arbeitszeitkonto. Weil der Stundenlohn deutlich über dem Mindestlohn liegt, greifen die Grenzen des § 2 Abs. 2 MiLoG hier nicht; maßgeblich sind die Regeln der Betriebsvereinbarung. Läge der Stundenlohn bei 13,90 Euro, müssten die 14 Stunden bis spätestens Ende Oktober 2027 ausgeglichen sein.

Wer macht was: Rollen im Monatsabschluss

• Beschäftigte prüfen ihre eigenen Zeiten wöchentlich und melden Lücken.
• Schicht- oder Teamleitung klärt offene Stempelungen, bestätigt Tausch und Mehrarbeit und gibt den Bereich frei.
• Personalabteilung oder Betriebsleitung prüft Abwesenheiten, eAU, Grenzen und Kontostände und übergibt den Export.
• Lohnbuchhaltung oder Steuerbüro rechnet ab, meldet Auffälligkeiten zurück und klärt Sonderfälle.
• Betriebsrat hat Mitbestimmung bei Auszahlungsterminen (§ 87 Abs. 1 Nr. 4 BetrVG), bei Arbeitszeitkonten und bei technischen Systemen der Zeiterfassung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG); siehe Mitbestimmung beim Dienstplan.

Checkliste Monatsabschluss

• Stichtag und Auszahlungstermin schriftlich festlegen und Mindestlohn-Fälligkeit (letzter Bankarbeitstag des Folgemonats) einhalten.
• Offene Stempelungen spätestens wöchentlich klären, nicht erst am Monatsende.
• Ist-Plan auf den tatsächlichen Stand bringen: Tausch, Einspringer, Verlängerungen, Ausfälle.
• Krankheit, Urlaub, Feiertag, Sonderurlaub, Kinderkrankentage und unbezahlte Freistellung als getrennte Kategorien führen.
• Offene eAU-Abrufe nachholen.
• Zuschläge für gearbeitete Stunden und fortgezahlte Zuschläge getrennt exportieren; Feiertage im System pflegen.
• Arbeitszeitkonto mit Alter der Plusstunden führen; § 2 Abs. 2 MiLoG bei Mindestlohnnähe prüfen.
• Minijob-Grenze (603 €, ab 2027: 633 €), Übergangsbereich, Werkstudierende und kurzfristig Beschäftigte prüfen.
• Vier-Augen-Freigabe vor dem Export.
• Nachträge mit Datum, Grund und Person dokumentieren und im nächsten Lauf abrechnen.
• Vor Januar 2027: Mindestlohn, Minijob-Grenze und elektronische Entgeltunterlagen umstellen.

Eine Dienstplan-Software mit integrierter Zeiterfassung erledigt einen großen Teil dieser Liste automatisch: Sie erkennt fehlende Stempelungen, berechnet Zuschläge getrennt nach gearbeiteten und fortgezahlten Stunden, führt das Arbeitszeitkonto, warnt vor Minijob-Grenzen und liefert einen Export für die Lohnabrechnung. Mehr dazu unter Dienstplanung mit Software.

Fazit

Der Monatsabschluss entscheidet, ob die Lohnabrechnung stimmt. Rechtlich hängen daran die Fälligkeit des Mindestlohns, die Steuer- und Beitragsfreiheit der Zuschläge, die korrekte Entgeltfortzahlung und die Grenzen für Arbeitszeitkonten und Minijobs. Praktisch hängt daran, ob der Dienstplan am Monatsende zeigt, was wirklich passiert ist. Wer den Abschluss als festen Prozess mit Stichtag, klaren Kategorien, Freigabe und geregelten Nachträgen organisiert, spart der Lohnbuchhaltung Rückfragen, den Beschäftigten Ärger und dem Betrieb Nachforderungen bei der nächsten Prüfung.