Kurzarbeit im Dienstplan: Rechtsgrundlage, Anzeige und die Abrechnung nach Soll und Ist

Zwei Ebenen, die regelmäßig verwechselt werden

Wer Kurzarbeit plant, arbeitet an zwei völlig verschiedenen Fragen — und die Praxis behandelt sie fälschlich als eine. Die arbeitsrechtliche Frage lautet: Darf ich die vertraglich geschuldete Arbeitszeit einseitig absenken und das Entgelt entsprechend kürzen? Die sozialrechtliche Frage lautet: Ersetzt die Bundesagentur für Arbeit einen Teil des Verdienstausfalls?

Die erste Frage beantworten Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Betriebsverfassungsrecht. Die zweite beantworten die §§ 95 bis 109 SGB III. Beide Ebenen sind voneinander unabhängig, und die gefährliche Richtung ist immer dieselbe: Der Betrieb bekommt Kurzarbeitergeld bewilligt, hält das für die Bestätigung, dass alles rechtens sei — und stellt Monate später fest, dass die Kürzung des Entgelts arbeitsrechtlich nie gedeckt war. Die Agentur prüft nämlich nicht, ob die Arbeitszeitverkürzung gegenüber den Beschäftigten wirksam vereinbart wurde.

Für die Dienstplanung heißt das: Bevor die erste Schicht gestrichen wird, muss die Rechtsgrundlage stehen. Danach wird der Plan zum wichtigsten Beweismittel des gesamten Verfahrens.

Die Rechtsgrundlage: Das Weisungsrecht reicht nicht

Das Direktionsrecht nach § 106 GewO erlaubt es, Zeit, Ort und Art der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen zu konkretisieren. Es erlaubt nicht, den Umfang der Arbeitszeit und damit die Höhe der Vergütung zu ändern — das ist der Kern des Vertrags, nicht sein Rahmen. Wie weit das Weisungsrecht bei der bloßen Lage der Schichten reicht, behandelt der Ratgeber Dienstplan kurzfristig ändern; Kurzarbeit liegt jenseits dieser Grenze.

Als Rechtsgrundlage kommen vier Wege in Betracht:

• Tarifvertrag mit Kurzarbeitsklausel — der sauberste Weg, weil er Voraussetzungen, Ankündigungsfrist und Verfahren meist vollständig regelt. In tarifgebundenen Betrieben ist er vorrangig zu prüfen.
• Betriebsvereinbarung — der Regelfall in Betrieben mit Betriebsrat. Sie wirkt nach § 77 Abs. 4 BetrVG unmittelbar und zwingend auf die Arbeitsverhältnisse und ersetzt damit die individuelle Zustimmung.
• Arbeitsvertragliche Kurzarbeitsklausel — zulässig, aber AGB-rechtlich heikel: Sie muss die Voraussetzungen und eine Ankündigungsfrist benennen. In der Literatur werden überwiegend drei Wochen für angemessen gehalten; eine höchstrichterliche Festlegung fehlt. Zu unbestimmte Klauseln scheitern an § 307 BGB.
• Individuelle Zustimmung — jederzeit möglich, aber praktisch mühsam: Wer nicht unterschreibt, arbeitet zu unveränderten Bedingungen weiter. Als letzte Möglichkeit bleibt die Änderungskündigung mit ihren Kündigungsfristen — für kurzfristige Auftragseinbrüche regelmäßig zu langsam.

Was passiert ohne Rechtsgrundlage

Fehlt die Grundlage, bietet der Beschäftigte seine Arbeitsleistung an und der Arbeitgeber nimmt sie nicht an — das ist Annahmeverzug nach § 615 Satz 1 BGB. Folge: Der volle Lohn bleibt geschuldet. Das Bundesarbeitsgericht hat das mit Urteil vom 18. November 2015 (5 AZR 491/14) bestätigt: Die Bewilligung von Kurzarbeitergeld durch die Agentur ändert an der arbeitsvertraglichen Lage nichts. Der Arbeitgeber zahlt dann die Differenz zwischen Kurzarbeitergeld und vollem Entgelt nach — und das gezahlte Kurzarbeitergeld ist zurückzuerstatten, weil der Entgeltausfall nachträglich entfällt.

Mitbestimmung: § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG

Kurzarbeit ist eine vorübergehende Verkürzung der betriebsüblichen Arbeitszeit und damit nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Wo ein Betriebsrat besteht, führt an seiner Zustimmung kein Weg vorbei — und zwar nicht nur beim „Ob“, sondern auch bei Beginn, Dauer, Lage der verkürzten Arbeitszeit und der Auswahl der betroffenen Abteilungen und Beschäftigten. Die Betriebsvereinbarung erledigt in der Praxis beides zugleich: Sie erfüllt die Mitbestimmung und schafft die kollektivrechtliche Rechtsgrundlage.

In eine Betriebsvereinbarung Kurzarbeit gehören mindestens:

• Beginn und Dauer der Kurzarbeit sowie die Verlängerungs- und Beendigungsmodalitäten,
• der betroffene Betrieb, die Abteilungen und der Kreis der betroffenen Beschäftigten,
• Umfang und Verteilung der verkürzten Arbeitszeit — also die Kopplung an den Dienstplan,
• die Ankündigungsfrist für den Abruf zur Arbeit und für die Rückkehr zur Normalarbeitszeit,
• der Umgang mit Urlaub, Arbeitszeitguthaben, Überstunden und Nebentätigkeiten.

Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle nach § 76 BetrVG; ihr Spruch ersetzt die Einigung. Wird Kurzarbeit ohne Beteiligung eingeführt, greifen dieselben Sanktionen wie bei jedem anderen mitbestimmungswidrigen Plan — Unterlassungsanspruch, einstweilige Verfügung und Ordnungsgeld nach § 23 Abs. 3 BetrVG. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber Betriebsrat und Dienstplan. Praktisch relevant ist außerdem § 99 Abs. 1 Satz 3 SGB III: Der Anzeige des Arbeitsausfalls ist eine Stellungnahme der Betriebsvertretung beizufügen — ohne Betriebsrat fehlt sie zwar zulässigerweise, mit Betriebsrat ist sie Zulässigkeitsvoraussetzung.

Der erhebliche Arbeitsausfall: die vier Hürden des § 96 SGB III

§ 95 SGB III knüpft den Anspruch an vier Bedingungen: erheblicher Arbeitsausfall, betriebliche Voraussetzungen, persönliche Voraussetzungen und die rechtzeitige Anzeige. Der erhebliche Arbeitsausfall ist in § 96 SGB III definiert und für den Dienstplan die eigentliche Prüfung.

• Wirtschaftliche Ursache oder unabwendbares Ereignis: Auftragsmangel, Absatzeinbruch, Lieferkettenprobleme, aber auch behördliche Anordnungen oder außergewöhnliche Witterung. Rein betriebsorganisatorische oder saisonal übliche Ausfälle genügen nicht — Letztere fallen unter das eigenständige Saison-Kurzarbeitergeld (§ 101 SGB III).
• Vorübergehend: Es muss mit überwiegender Wahrscheinlichkeit absehbar sein, dass der Betrieb zur Vollarbeit zurückkehrt. Ein endgültiger Wegfall von Arbeitsplätzen — die klassische Strukturkrise — ist kein Kurzarbeitsfall, sondern ein Fall für die Personalplanung.
• Unvermeidbar: Alle zumutbaren Mittel zur Vermeidung müssen ausgeschöpft sein (§ 96 Abs. 4 SGB III) — dazu unten mehr.
• Das 10-%-Quorum: Im jeweiligen Kalendermonat müssen mindestens 10 % der im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer von einem Entgeltausfall von jeweils mehr als 10 % ihres monatlichen Bruttoentgelts betroffen sein. Beide Werte sind Monatswerte und monatlich neu zu prüfen: Ein Monat, in dem das Quorum reißt, ist schlicht kein Kurzarbeitsmonat.

Unvermeidbarkeit: Urlaub und Zeitkonten zuerst

Die Unvermeidbarkeit ist der Punkt, an dem Kurzarbeit unmittelbar in die Dienst- und Urlaubsplanung eingreift. § 96 Abs. 4 SGB III verlangt insbesondere:

• Urlaub vorrangig einsetzen. Übertragener Resturlaub aus dem Vorjahr ist einzubringen. Beim Urlaub des laufenden Jahres bleiben vorrangige Urlaubswünsche der Beschäftigten nach § 7 Abs. 1 BUrlG geschützt — liegt ein konkreter Wunsch vor, darf dieser Urlaub nicht zur Vermeidung von Kurzarbeit verplant werden. Wie weit die Steuerung des Urlaubs reicht, steht im Ratgeber Urlaubsplanung im Dienstplan.
• Arbeitszeitguthaben auflösen. Plusstunden auf dem Arbeitszeitkonto sind abzubauen — mit Ausnahme der gesetzlich geschützten Bereiche: ein Guthaben von bis zu 50 Stunden zur Überbrückung von Arbeitsausfällen, der Anteil oberhalb von 10 % der Jahresarbeitszeit, Guthaben, die länger als ein Jahr unverändert bestehen, sowie Guthaben, die für eine geplante Freistellung oder zur Vermeidung von Saison-Kurzarbeit angespart wurden.
• Aufbau von Minusstunden ist keine Alternative. Wo eine Vereinbarung den Aufbau negativer Salden zulässt, verlangt die Agentur regelmäßig deren Nutzung, bevor Kurzarbeitergeld fließt — das ist im Vorfeld mit der Betriebsvereinbarung abzustimmen.
• Zumutbare andere Arbeit im Betrieb ist anzubieten; dazu zählen Wartung, Inventur, Schulungen und Qualifizierung. Genau hier setzen die ergänzenden Leistungen nach § 106a SGB III für Weiterbildung während der Kurzarbeit an.

Betriebliche und persönliche Voraussetzungen

Betrieblich (§ 97 SGB III) genügt es, dass im Betrieb oder in der betroffenen Betriebsabteilung mindestens ein Arbeitnehmer beschäftigt ist. Eine Mindestbetriebsgröße gibt es nicht — auch Kleinbetriebe können Kurzarbeit anmelden. Maßgeblich ist stets die Betriebsabteilung als organisatorisch abgegrenzte Einheit; Kurzarbeit lässt sich also auf einen einzelnen Bereich beschränken, das Quorum wird dann für diese Abteilung berechnet.

Persönlich (§ 98 SGB III) ist anspruchsberechtigt, wer nach dem Beginn des Arbeitsausfalls eine versicherungspflichtige Beschäftigung fortsetzt und dessen Arbeitsverhältnis nicht gekündigt oder durch Aufhebungsvertrag aufgelöst ist. Für den Dienstplan folgen daraus klare Trennlinien:

• Minijobber sind in der Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei und haben deshalb keinen Anspruch. Ihre Stunden lassen sich zwar kürzen, aber nur nach den allgemeinen Regeln des Vertrags — siehe Minijob im Dienstplan und, bei schwankendem Einsatz, Arbeit auf Abruf. Wer die Abrufvereinbarung nicht sauber gestaltet hat, zahlt hier die fingierten 20 Wochenstunden weiter.
• Auszubildende: Die Ausbildung hat Vorrang; der Betrieb muss zunächst alle Möglichkeiten ausschöpfen, sie fortzuführen (Umstellung des Ausbildungsplans, Lehrgänge, Praxis in anderen Abteilungen). Zusätzlich ist die Vergütung nach § 19 Abs. 1 Nr. 2 BBiG bei Arbeitsausfall sechs Wochen fortzuzahlen. Erst danach kommt Kurzarbeitergeld überhaupt in Betracht. Für Minderjährige gelten daneben unverändert die Grenzen des Jugendarbeitsschutzgesetzes.
• Leiharbeitnehmer: Nach § 11 Abs. 4 Satz 2 AÜG trägt der Verleiher das Risiko einsatzfreier Zeiten. Kurzarbeitergeld in der Zeitarbeit ist nur möglich, wenn eine Rechtsverordnung es ausdrücklich öffnet — zuletzt befristet während der Pandemie. Beim Entleiher fallen Leiharbeitnehmer ohnehin nicht unter dessen Kurzarbeit; hier endet schlicht der Einsatz. Details im Ratgeber Leiharbeiter im Dienstplan.
• Gekündigte Beschäftigte scheiden ab dem Zugang der Kündigung aus dem Bezug aus (§ 98 Abs. 1 Nr. 2 SGB III) — der Arbeitgeber schuldet ihnen für die ausgefallene Zeit dann wieder das volle Entgelt, soweit die Kurzarbeit arbeitsrechtlich nicht anderweitig gedeckt ist.
• Nebeneinkommen wird nach § 106 Abs. 3 SGB III auf das Ist-Entgelt angerechnet, wenn die Nebentätigkeit erst während der Kurzarbeit aufgenommen wurde. Eine bereits vorher ausgeübte Nebentätigkeit bleibt anrechnungsfrei — auch dann, wenn sich das Einkommen daraus während der Kurzarbeit erhöht.

Verfahren und Fristen: Anzeige, Antrag, Abschlussprüfung

Das Verfahren ist zweistufig, und beide Stufen haben eigene Fristen. Wer sie verwechselt, verliert Geld — nicht wegen fehlender Voraussetzungen, sondern wegen der Uhr.

1. Anzeige des Arbeitsausfalls (§ 99 SGB III)

Der Arbeitsausfall ist der Agentur für Arbeit am Sitz des Betriebs schriftlich oder elektronisch anzuzeigen; anzeigeberechtigt sind nur der Arbeitgeber und die Betriebsvertretung. Der entscheidende Satz steht in § 99 Abs. 2 SGB III: Kurzarbeitergeld wird frühestens von dem Kalendermonat an geleistet, in dem die Anzeige eingegangen ist. Eine Anzeige am 2. September rettet also den ganzen September — eine Anzeige am 1. Oktober rettet den September nicht mehr. Die Anzeige ist damit die erste Handlung überhaupt, noch vor der ersten gestrichenen Schicht.

Wird die Kurzarbeit für mindestens drei zusammenhängende Monate unterbrochen, ist eine neue Anzeige erforderlich. In Betrieben, die die Kurzarbeit im Sommer aussetzen und im Herbst wieder aufnehmen, ist das der häufigste Fehler.

2. Leistungsantrag und Abrechnung (§ 325 Abs. 3 SGB III)

Der Arbeitgeber rechnet das Kurzarbeitergeld selbst ab, zahlt es mit der Lohnabrechnung aus und lässt es sich anschließend erstatten. Dafür gilt eine Ausschlussfrist von drei Kalendermonaten, beginnend mit dem Ablauf des Monats, für den die Leistung beantragt wird. Diese Frist ist streng: Nach der Rechtsprechung ist eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand ausgeschlossen — versäumt ist versäumt. Für den Kurzarbeitsmonat September endet die Frist also mit Ablauf des 31. Dezember.

3. Bezugsdauer (§ 104 SGB III und 4. KugBeV)

Die gesetzliche Bezugsdauer beträgt zwölf Monate. Über die Verordnungsermächtigung des § 109 Abs. 4 SGB III hat die Bundesregierung sie mit der Vierten Verordnung über die Bezugsdauer für das Kurzarbeitergeld (4. KugBeV) — in Kraft seit 1. Januar 2026, BGBl. 2025 I Nr. 338 — auf bis zu 24 Monate verlängert. Die Regelung zielt auf Betriebe, die sich bereits in Kurzarbeit befinden, und ist bis zum 31. Dezember 2026 befristet; ab dem 1. Januar 2027 gilt wieder die reguläre Bezugsdauer von zwölf Monaten. Wer die Kurzarbeit über den Jahreswechsel hinaus plant, sollte diesen Stichtag im Personalplan stehen haben.

4. Abschlussprüfung

Nach dem Ende der Kurzarbeit prüft die Agentur für Arbeit den gesamten Zeitraum abschließend. Geprüft werden Soll- und Ist-Stunden je Beschäftigtem und Kalendermonat, die Arbeitszeitnachweise, die Entgeltunterlagen und die Rechtsgrundlage der Arbeitszeitverkürzung. Weicht die Abrechnung ab, wird das Kurzarbeitergeld zurückgefordert — deshalb ist die lückenlose Dokumentation des Dienstplans kein Nebenschauplatz, sondern die Grundlage des ganzen Vorgangs.

Rechenbeispiel: Quorum, Soll-Ist und Kurzarbeitergeld

Ein Zulieferbetrieb mit 40 Beschäftigten verliert kurzfristig einen Großauftrag. Die Fertigung (18 Beschäftigte) soll für drei Monate von der Drei-Schicht- auf die Zwei-Schicht-Besetzung zurückgehen; Verwaltung und Versand arbeiten weiter.

• Quorum: 18 von 40 Beschäftigten sind betroffen — das sind 45 % und damit weit über den geforderten 10 %. Zweite Bedingung: Jeder dieser 18 muss im Kalendermonat mehr als 10 % Bruttoentgelt verlieren. Bei einer Reduzierung von 3 auf 2 Schichten je Kopf entspricht das rund einem Drittel — die Bedingung ist erfüllt. Ergebnis: erheblicher Arbeitsausfall bejaht, sofern zuvor Resturlaub und Zeitguthaben abgebaut wurden.
• Soll-Entgelt einer Facharbeiterin: 160 Sollstunden × 21,00 € = 3.360,00 € brutto.
• Ist-Entgelt im Kurzarbeitsmonat: 104 tatsächlich geleistete Stunden × 21,00 € = 2.184,00 € brutto. Der Entgeltausfall beträgt 1.176,00 € — rund 35 % und damit deutlich über der 10-%-Schwelle.
• Nettoentgeltdifferenz: Maßgeblich sind nicht die Bruttowerte, sondern die pauschalierten Nettoentgelte nach der Tabelle zu § 106 SGB III. Liegt die Differenz beispielsweise bei 760,00 €, ergibt das bei einer Beschäftigten ohne Kind ein Kurzarbeitergeld von 60 % = 456,00 €, mit Kind 67 % = 509,20 €.
• Kosten des Arbeitgebers: 2.184,00 € Entgelt plus die Sozialversicherungsbeiträge auf 80 % des ausgefallenen Entgelts (80 % von 1.176,00 € = 940,80 € Bemessungsgrundlage) — diese Beiträge trägt er seit dem Auslaufen der Pandemie-Erstattung allein. Das Kurzarbeitergeld selbst zahlt er aus und bekommt es erstattet.

Variante Feiertag: Fällt in den Monat ein gesetzlicher Feiertag, an dem die Facharbeiterin nach dem ursprünglichen Sollplan gearbeitet hätte, wird dieser Tag nicht über Kurzarbeitergeld abgerechnet. Nach § 2 Abs. 2 EFZG zahlt der Arbeitgeber die Feiertagsvergütung — einschließlich des Anteils, der sonst Kurzarbeitergeld gewesen wäre.

Der Dienstplan als Nachweis: Soll gegen Ist

Kurzarbeitergeld ist eine reine Differenzleistung. Alles hängt daran, dass für jeden Beschäftigten und jeden Kalendermonat zwei Werte belegbar sind: das Soll — was ohne den Arbeitsausfall gearbeitet und verdient worden wäre — und das Ist. Das Soll steht nirgends sonst als im Dienstplan.

• Sollplan einfrieren. Der ursprüngliche Plan muss erhalten bleiben, auch nachdem Schichten gestrichen wurden. Wird er einfach überschrieben, lässt sich das Soll-Entgelt in der Abschlussprüfung nicht mehr belegen.
• Ausfallstunden je Person und Tag ausweisen — nicht als Monatspauschale. Die Agentur rechnet tagesgenau, das Quorum ist monatsbezogen zu belegen.
• Arbeitszeitnachweise lückenlos führen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in der Kurzarbeit unverändert; für die geringfügig Beschäftigten und die Branchen des § 2a SchwarzArbG kommt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG hinzu.
• Kurzfristige Rückkehr sauber ankündigen. Zieht die Auftragslage an, ist der Abruf zur Arbeit an die Ankündigungsfrist der Betriebsvereinbarung gebunden. Für die Bekanntgabe des Plans gelten im Übrigen die üblichen Maßstäbe — siehe Dienstplan-Bekanntgabefrist.
• Keine Überstunden in anderen Bereichen, während in der Abteilung kurzgearbeitet wird. Das ist der Klassiker in der Prüfung: Wer parallel Überstunden fährt, stellt die Unvermeidbarkeit des Arbeitsausfalls selbst infrage.
• Kurzarbeit Null gesondert kennzeichnen — sie hat andere Folgen für Urlaub und Entgeltfortzahlung als die bloße Stundenreduzierung.

Was Kurzarbeit sonst im Plan auslöst

• Feiertag: Kein Kurzarbeitergeld. Nach § 2 Abs. 2 EFZG gilt die Arbeitszeit als infolge des Feiertags ausgefallen; der Arbeitgeber zahlt die volle Feiertagsvergütung.
• Krankheit: Erkrankt jemand während laufender Kurzarbeit, bleibt es bei der Entgeltfortzahlung — nach § 4 Abs. 3 EFZG allerdings nur in der Höhe, die ohne Krankheit angefallen wäre, also einschließlich des Kurzarbeitergeld-Anteils. War der Beschäftigte schon vor Beginn der Kurzarbeit arbeitsunfähig und ist die Entgeltfortzahlung ausgelaufen, zahlt die Krankenkasse Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergeldes (§ 47b Abs. 4 SGB V). Zur Anzeigepflicht und zum eAU-Verfahren siehe Krankmeldung im Betrieb.
• Urlaub: Bei Kurzarbeit Null mindert sich der Jahresurlaub für jeden vollen Ausfallmonat um ein Zwölftel (BAG, 30.11.2021 – 9 AZR 225/21, im Anschluss an EuGH C-385/17, Hein). Bei bloßer Stundenreduzierung bleibt die Zahl der Urlaubstage unverändert. Das Urlaubsentgelt ist nach § 11 BUrlG in beiden Fällen ohne den kurzarbeitsbedingten Verdienstausfall zu berechnen — der Urlaub wird also zum vollen Satz bezahlt. Grundlagen im Ratgeber Urlaubsanspruch berechnen.
• Kündigungsschutz: Kurzarbeit setzt ihn nicht außer Kraft, entzieht einer betriebsbedingten Kündigung aber regelmäßig die Begründung: Wer den Arbeitsausfall gegenüber der Agentur als vorübergehend darstellt, kann ihn im Kündigungsschutzprozess schwerlich als dauerhaften Wegfall des Beschäftigungsbedarfs bezeichnen.
• Zuschläge: Für tatsächlich geleistete Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden bleibt alles beim Alten — Kurzarbeit ändert weder die Ausgleichsansprüche nach § 6 ArbZG noch die Steuerfreiheit nach § 3b EStG.

Checkliste für den Dienstplan

• Rechtsgrundlage schriftlich sichern — Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Vertragsklausel oder Einzelzustimmung — bevor die erste Schicht gestrichen wird.
• Betriebsrat beteiligen (§ 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG) und die Stellungnahme für die Anzeige nach § 99 Abs. 1 Satz 3 SGB III einholen.
• Resturlaub und Zeitguthaben abbauen, geschützte Guthaben (50 Stunden, > 10 % der Jahresarbeitszeit, älter als ein Jahr) aber unangetastet lassen — und die Prüfung dokumentieren.
• Anzeige noch im ersten Ausfallmonat einreichen — sie wirkt nicht rückwirkend.
• Quorum monatlich nachrechnen: mindestens 10 % der Beschäftigten mit jeweils mehr als 10 % Entgeltausfall.
• Sollplan archivieren und Ausfallstunden je Person und Tag ausweisen.
• Antragsfrist von drei Kalendermonaten je Abrechnungsmonat im Kalender führen (§ 325 Abs. 3 SGB III — keine Wiedereinsetzung).
• Feiertage und Krankheitstage gesondert buchen — sie laufen nicht über das Kurzarbeitergeld.
• Kurzarbeit Null markieren und die Urlaubskürzung um ein Zwölftel je vollem Monat berechnen.
• Keine parallelen Überstunden in nicht betroffenen Bereichen ohne belastbare Begründung.
• Stichtag 31. Dezember 2026 vormerken: Danach endet die verlängerte Bezugsdauer von 24 Monaten.

Kurzarbeit prüfsicher im Dienstplan abbilden

Rechtlich ist Kurzarbeit anspruchsvoll, in der Abwicklung ist sie vor allem ein Dokumentationsproblem. Die Agentur für Arbeit prüft am Ende genau das, was im laufenden Betrieb am leichtesten verlorengeht: den ursprünglichen Sollplan, die tagesgenauen Ausfallstunden, das monatliche Quorum und den Nachweis, dass Urlaub und Zeitguthaben vorher abgebaut wurden. In einer Excel-Vorlage ist das über mehrere Monate und Abteilungen hinweg kaum zu halten — spätestens die Frage, wie der Plan vor der Kürzung aussah, lässt sich dort nicht mehr beantworten.

Dienstplan- und Zeiterfassungssoftware löst das strukturell: Der veröffentlichte Plan bleibt als Sollwert erhalten, Ausfallstunden werden als eigene Buchungsart je Mitarbeiter und Tag geführt, Urlaubs- und Arbeitszeitkonten zeigen den Abbau vor Beginn der Kurzarbeit, und Soll-Ist-Auswertungen je Kalendermonat lassen sich als Nachweis exportieren. Welche Lösung zu Ihrem Betrieb passt, zeigt der Vergleich der Zeiterfassungssysteme.