Pflegezeit und Familienpflegezeit im Dienstplan: Zehn Tage sofort, sechs Monate Auszeit — und warum die Ankündigung nur einmal zählt

Warum dieses Thema anders läuft als Elternzeit

Elternzeit kündigt sich an. Sie hat einen Termin, der Monate vorher feststeht, und sie folgt einem Kalender, den niemand ändern kann. Pflege folgt keinem Kalender. Sie beginnt mit einem Sturz im Bad, einem Anruf aus dem Krankenhaus oder einem Befund, der am Freitagnachmittag mitgeteilt wird — und sie trifft Betriebe an der empfindlichsten Stelle, weil die Beschäftigten, die sie trifft, statistisch in der Mitte des Erwerbslebens stehen: erfahren, eingearbeitet, oft Schichtleitung.

Das Gesetz hat auf diese Ungleichzeitigkeit mit einem gestuften System geantwortet. Für den akuten Fall gibt es ein sofort wirkendes Recht ohne jede Vorlaufzeit. Für die mittelfristige Organisation gibt es eine Auszeit von bis zu sechs Monaten. Für die dauerhafte Vereinbarkeit gibt es zwei Jahre Teilzeit mit einer Untergrenze. Die drei Stufen stehen in zwei verschiedenen Gesetzen, verwenden zwei verschiedene Schwellenwerte und werden in der Praxis fast immer durcheinandergebracht — mit der Folge, dass Betriebe Freistellungen ablehnen, die sie gar nicht ablehnen können, und Zustimmungen erteilen, die sie nicht erteilen müssten.

Für die Dienstplanung ist das kein Randthema. Eine Pflegezeit von sechs Monaten ist ein Ausfall in der Größenordnung eines halben Jahresurlaubs mal zehn. Eine Familienpflegezeit über zwei Jahre verändert die Besetzungsstruktur einer Schicht dauerhaft. Und die zehn Tage nach § 2 PflegeZG kommen ohne Vorwarnung — also genau dann, wenn der Plan schon veröffentlicht ist.

Die vier Freistellungen im Überblick

Bevor es um Einzelheiten geht, lohnt die Übersicht. Sie beantwortet die vier Fragen, die im Betrieb tatsächlich gestellt werden: Wie lange? Ab welcher Betriebsgröße? Wie viel Vorlauf? Und wer zahlt?

Freistellung	Dauer	Schwelle	Ankündigung	Entgelt
Kurzzeitige Arbeitsverhinderung § 2 PflegeZG	bis 10 Arbeitstage	keine	unverzüglich, formfrei	nur bei § 616 BGB; sonst Pflegeunterstützungsgeld
Pflegezeit § 3 Abs. 1 PflegeZG	bis 6 Monate, ganz oder teilweise	über 15 Beschäftigte	10 Arbeitstage, Textform	unbezahlt; zinsloses Darlehen
Betreuung minderjähriger Kinder § 3 Abs. 5 PflegeZG	bis 6 Monate	über 15 Beschäftigte	10 Arbeitstage, Textform	unbezahlt; zinsloses Darlehen
Sterbebegleitung § 3 Abs. 6 PflegeZG	bis 3 Monate	über 15 Beschäftigte	10 Arbeitstage, Textform	unbezahlt; zinsloses Darlehen
Familienpflegezeit § 2 FPfZG	bis 24 Monate Teilzeit, mind. 15 Std./Woche im Jahresdurchschnitt	über 25 Beschäftigte (ohne Azubis)	8 Wochen, Textform	Teilentgelt; zinsloses Darlehen

Zwei Zeilen dieser Tabelle sind die, an denen die Praxis scheitert. Die erste, weil sie keinen Schwellenwert kennt — und deshalb auch den Kleinbetrieb trifft, der sich für nicht betroffen hält. Und die letzte, weil der Schwellenwert dort 25 lautet und nicht 15: Ein Betrieb mit 20 Beschäftigten schuldet Pflegezeit, aber keine Familienpflegezeit.

Der Anruf am Morgen: kurzzeitige Arbeitsverhinderung nach § 2 PflegeZG

§ 2 Abs. 1 PflegeZG gibt Beschäftigten das Recht, bis zu zehn Arbeitstage der Arbeit fernzubleiben, wenn dies erforderlich ist, um für einen pflegebedürftigen nahen Angehörigen in einer akut aufgetretenen Pflegesituation eine bedarfsgerechte Pflege zu organisieren oder eine pflegerische Versorgung in dieser Zeit sicherzustellen. Jedes einzelne Merkmal dieses Satzes hat eine praktische Folge.

Kein Schwellenwert, keine Frist, kein Zustimmungsvorbehalt

§ 2 PflegeZG enthält — anders als § 3 — keine Ausnahme für kleine Betriebe. Das Recht gilt in der Zwei-Personen-Praxis genauso wie im Konzern. Es gilt außerdem ohne Wartezeit, ohne Mindestbeschäftigungsdauer und ohne Rücksicht darauf, ob der Beschäftigte in Vollzeit, Teilzeit, als Minijobber oder befristet arbeitet. Und es gilt vor allem ohne Zustimmung: Der Arbeitgeber wird informiert, nicht gefragt.

Die einzige Pflicht der Beschäftigten ist die unverzügliche Mitteilung der Verhinderung und ihrer voraussichtlichen Dauer (§ 2 Abs. 2 Satz 1 PflegeZG). Eine Form schreibt das Gesetz dafür nicht vor — der Anruf genügt. Auf Verlangen ist eine ärztliche Bescheinigung oder die Bescheinigung einer Pflegefachperson über die Pflegebedürftigkeit und die Erforderlichkeit der Maßnahmen vorzulegen (Satz 2). Dieses Verlangen wirkt nur für die Zukunft in dem Sinne, dass es den Nachweis auslöst; es ist keine Voraussetzung dafür, dass der Beschäftigte fernbleiben darf.

Was „akut aufgetreten“ bedeutet — und was nicht

Die Vorschrift verlangt eine akut aufgetretene Pflegesituation. Gemeint ist der Bruch mit dem Bisherigen: der Sturz, der Schlaganfall, der Ausfall des ambulanten Dienstes, die überraschende Entlassung aus dem Krankenhaus in einen Haushalt, der darauf nicht vorbereitet ist. Nicht gemeint ist die seit Monaten bestehende, organisierte Pflege — wer seine Mutter seit zwei Jahren regelmäßig am Wochenende versorgt, kann dafür nicht die zehn Tage in Anspruch nehmen, wohl aber, wenn sich ihr Zustand plötzlich verschlechtert.

Ebenfalls nicht erforderlich ist, dass der Beschäftigte selbst pflegt. Der Wortlaut nennt gleichrangig das Organisieren einer bedarfsgerechten Pflege — also Termine mit Pflegediensten, Anträge bei der Pflegekasse, die Suche nach einem Kurzzeitpflegeplatz, Behördengänge. Der Einwand „dafür muss er doch nicht da sein“ trägt in aller Regel nicht.

Zehn Arbeitstage — je Kalenderjahr oder je Pflegesituation?

Hier trennen sich Arbeitsrecht und Sozialrecht, und die Trennung wird fast immer übersehen. Der arbeitsrechtliche Freistellungsanspruch nach § 2 PflegeZG knüpft an die akut aufgetretene Pflegesituation und an den jeweiligen nahen Angehörigen an; er ist im Gesetz nicht auf einmal je Kalenderjahr begrenzt. Tritt ein Jahr später eine neue akute Situation ein oder wird ein zweiter Angehöriger pflegebedürftig, entsteht das Recht erneut.

Das Pflegeunterstützungsgeld nach § 44a Abs. 3 SGB XI ist dagegen seit dem 1. Januar 2024 — durch das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz — auf bis zu zehn Arbeitstage je Kalenderjahr begrenzt. Machen mehrere Beschäftigte den Anspruch für denselben pflegebedürftigen Angehörigen geltend, stehen ihnen zusammen ebenfalls nur zehn Arbeitstage je Kalenderjahr zu. Das ist die praktisch wichtigste Änderung der letzten Jahre: Vorher gab es die Leistung nur ein einziges Mal je pflegebedürftiger Person, jetzt jedes Jahr aufs Neue.

Wer zahlt: § 616 BGB, seine Abbedingung und das Pflegeunterstützungsgeld

§ 2 Abs. 3 Satz 1 PflegeZG stellt klar, dass der Arbeitgeber zur Fortzahlung der Vergütung nur verpflichtet ist, soweit sich das aus anderen gesetzlichen Vorschriften oder aus einer Vereinbarung ergibt. Die „andere gesetzliche Vorschrift“ ist in der Regel § 616 BGB: Wer für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Arbeitsleistung gehindert ist, behält den Anspruch auf die Vergütung.

Ob § 616 BGB trägt, entscheidet sich in zwei Schritten. Erstens: Ist er überhaupt anwendbar? Er ist dispositiv und in einer großen Zahl von Arbeits- und Tarifverträgen ausdrücklich ausgeschlossen — eine Klausel, die im Streit über Kinderkrankentage und Arztbesuche geschrieben wurde und hier ihre zweite Wirkung entfaltet. Zweitens: Reicht die Dauer? „Verhältnismäßig nicht erheblich“ meint nach der Rechtsprechung wenige Tage; zehn Arbeitstage am Stück dürften die Grenze in vielen Fällen überschreiten, sodass der Anspruch nach verbreiteter Auffassung ganz entfällt und nicht nur gekürzt wird.

Fällt die Entgeltfortzahlung weg, greift das Pflegeunterstützungsgeld. Es wird bei der Pflegekasse des pflegebedürftigen Angehörigen beantragt — nicht bei der eigenen Krankenkasse —, setzt voraus, dass weder Entgeltfortzahlung noch Kinderkranken- oder Kinderverletztengeld beansprucht werden kann, und beträgt der Höhe nach entsprechend § 45 Abs. 2 Satz 3 bis 5 SGB V rund 90 Prozent des ausgefallenen Nettoarbeitsentgelts; hat es in den letzten zwölf Monaten beitragspflichtige Einmalzahlungen gegeben, sind es 100 Prozent, begrenzt auf 70 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze. Der Antrag ist unverzüglich zu stellen und mit der Bescheinigung zu belegen.

Was der Fall für den Plan bedeutet

Planerisch ist die kurzzeitige Arbeitsverhinderung eine Krankmeldung ohne Krankheit: Die Schicht ist weg, kurzfristig, und muss nachbesetzt werden. Drei Dinge sind dabei typischerweise falsch dokumentiert.

• Der Abwesenheitsgrund landet im ausgehängten Plan. Das ist ein Datenschutzproblem: Die Pflegebedürftigkeit eines Angehörigen ist ein Gesundheitsdatum einer dritten Person nach Art. 9 DSGVO und hat im Aushang nichts verloren. Im Plan steht „nicht verfügbar“, der Grund liegt in der Personalakte — dazu der Ratgeber zum Datenschutz im Dienstplan.
• Die Stunden werden als Minus gebucht. Bei unbezahlter Freistellung entfällt die Arbeitspflicht; es entsteht keine Nachholpflicht. Ein Minussaldo auf dem Arbeitszeitkonto setzt voraus, dass die Stunden im Rahmen eines verstetigten Entgelts vorschussweise vergütet wurden — was bei unbezahlter Freistellung gerade nicht der Fall ist.
• Die Nachbesetzung wird angeordnet. Wer die freie Schicht kurzfristig auf andere verteilt, bewegt sich außerhalb des Weisungsrechts, sobald deren Pläne bereits veröffentlicht sind — siehe Dienstplan kurzfristig ändern. Der sauberere Weg ist ein geregelter Schichttausch oder ein Springerpool.

Pflegezeit nach § 3 PflegeZG: das einmalige Gestaltungsrecht

Die Pflegezeit ist die vollständige oder teilweise Freistellung von der Arbeit für bis zu sechs Monate, um einen pflegebedürftigen nahen Angehörigen in häuslicher Umgebung zu pflegen. Sie ist der Kern des Gesetzes — und der Punkt, an dem Betriebe die meisten vermeidbaren Fehler machen.

Der Schwellenwert: mehr als 15 Beschäftigte

Der Anspruch besteht nicht gegenüber Arbeitgebern mit in der Regel 15 oder weniger Beschäftigten (§ 3 Abs. 1 Satz 2 PflegeZG). Gezählt wird nach Köpfen — anders als beim Kündigungsschutzgesetz gibt es keine Umrechnung nach Wochenstunden, sodass die Teilzeitkraft mit acht Stunden genauso zählt wie die Vollzeitkraft. Und anders als beim FPfZG zählen die Auszubildenden mit, weil § 3 PflegeZG sie nicht ausnimmt. „In der Regel“ meint dabei die normale Beschäftigtenzahl des Betriebs, also den Zustand, der ihn im Allgemeinen kennzeichnet — nicht die Zahl am Stichtag der Ankündigung. Saisonale Spitzen bleiben außer Betracht, ein dauerhafter Aufwuchs nicht.

Für Betriebe knapp unterhalb der Schwelle gibt es seit 2024 einen abgeschwächten Anspruch: Nach § 3 Abs. 6a PflegeZG können Beschäftigte auch dort eine Freistellung verlangen — der Arbeitgeber muss dem nicht zustimmen, hat aber innerhalb von vier Wochen zu antworten und eine Ablehnung zu begründen. Wer diese Frist verstreichen lässt, verletzt eine gesetzliche Pflicht; ein Anspruch auf die Freistellung entsteht dadurch nicht, wohl aber ein sehr schlechter Ausgangspunkt für jedes weitere Gespräch.

Zehn Arbeitstage Vorlauf — und seit 2025 nur noch Textform

Wer Pflegezeit beanspruchen will, muss das dem Arbeitgeber spätestens zehn Arbeitstage vor Beginn ankündigen und gleichzeitig erklären, für welchen Zeitraum und in welchem Umfang die Freistellung in Anspruch genommen werden soll (§ 3 Abs. 3 Satz 1 PflegeZG). Bis Ende 2024 verlangte das Gesetz dafür Schriftform. Seit dem 1. Januar 2025 genügt Textform nach § 126b BGB — das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Formanforderung sowohl in § 3 Abs. 3 PflegeZG als auch in § 2a FPfZG abgesenkt.

Das ist mehr als eine Formalie, weil es die Erklärung praktisch unangreifbar macht: E-Mail, Nachricht im Mitarbeiterportal, Fax, WhatsApp an den Vorgesetzten — alles genügt, solange die Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben ist und die Person des Erklärenden erkennen lässt. Betriebe, die Pflegezeit- und Elternzeitanträge über dieselbe Formularstrecke abwickeln, sollten die Anforderungen getrennt hinterlegen: Für die Elternzeit gilt nach § 16 Abs. 1 BEEG weiterhin die strenge Schriftform des § 126 BGB, und eine E-Mail ist dort nichtig.

Nachzuweisen ist die Pflegebedürftigkeit durch Vorlage einer Bescheinigung der Pflegekasse oder des Medizinischen Dienstes (§ 3 Abs. 2 PflegeZG). Der Nachweis ist Anspruchsvoraussetzung, nicht bloße Ordnungsvorschrift — anders als bei § 2 kann der Arbeitgeber hier auf Vorlage bestehen.

Die Erklärung wirkt — der Arbeitgeber genehmigt nichts

Die Ankündigung der Pflegezeit ist kein Antrag. Das Bundesarbeitsgericht hat in seiner Entscheidung vom 15. November 2011 (9 AZR 348/10) ausgesprochen, dass § 3 PflegeZG den Beschäftigten ein einseitiges Gestaltungsrecht gibt: Mit der Erklärung gegenüber dem Arbeitgeber treten die gesetzlichen Rechtsfolgen der Pflegezeit unmittelbar ein, ohne dass es einer Handlung des Arbeitgebers bedarf. Es gibt keine Zustimmung, keine Genehmigung und — bei vollständiger Freistellung — auch keine betrieblichen Gründe, die entgegengehalten werden könnten.

Wer im Betrieb also „Pflegezeit ablehnt“, lehnt nichts ab. Er stellt sich lediglich darauf ein, den Beschäftigten unentschuldigt zu führen — mit dem Risiko, dass eine darauf gestützte Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen und eine darauf gestützte Kündigung schon an § 5 PflegeZG zu scheitern ist. Die einzigen Einwände, die überhaupt greifen können, betreffen die Voraussetzungen selbst: fehlende Pflegebedürftigkeit, kein naher Angehöriger im Sinne des § 7 Abs. 3 PflegeZG, keine häusliche Umgebung, Betrieb unter der Schwelle.

Warum die Länge der ersten Erklärung über alles entscheidet

Dieselbe Entscheidung enthält den Satz, der das Thema für beide Seiten teuer macht: Das Gestaltungsrecht kann nur einmal je nahem Angehörigen ausgeübt werden. Wer die Pflegezeit für drei Monate erklärt, hat seinen Anspruch verbraucht — auch wenn die gesetzliche Höchstdauer von sechs Monaten damit nicht ausgeschöpft ist. Eine Aufteilung in Blöcke sieht das Gesetz nicht vor.

Die Verlängerung bis zur Höchstdauer ist nach § 4 Abs. 1 Satz 2 PflegeZG nur möglich, wenn der Arbeitgeber zustimmt. Eine Ausnahme regelt Satz 3: Kann eine vorgesehene Pflegeperson aus einem wichtigen Grund die Pflege nicht mehr übernehmen, ist die Verlängerung bis zur Höchstdauer auch ohne Zustimmung möglich. Umgekehrt endet die Pflegezeit vorzeitig, wenn der nahe Angehörige nicht mehr pflegebedürftig oder die häusliche Pflege unmöglich oder unzumutbar ist — dann vier Wochen nach Eintritt der veränderten Umstände (§ 4 Abs. 2 PflegeZG). Im Übrigen kann sie vorzeitig nur mit Zustimmung des Arbeitgebers beendet werden; der Beschäftigte kann also nicht einfach zurückkehren, wenn sich die Lage entspannt.

Für die Planung folgt daraus eine unangenehme Wahrheit: Der Betrieb bekommt Sicherheit über die Dauer, aber keine Flexibilität. Die Rückkehr ist nicht verhandelbar, wenn sie im Plan steht, und die Verlängerung ist nicht erzwingbar, wenn sie nicht darin steht. Wer eine Vertretung sucht, sollte deshalb von der erklärten Dauer ausgehen und nicht von der erwarteten.

Teilweise Freistellung: die Vereinbarung über Verringerung und Verteilung

Pflegezeit muss keine Auszeit sein. § 3 Abs. 1 Satz 1 PflegeZG erlaubt die teilweise Freistellung, also eine befristete Reduzierung der Arbeitszeit — und für Schichtbetriebe ist das die weitaus häufigere Variante. Hier gilt allerdings ein anderes Regime: Über die Verringerung und die Verteilung der Arbeitszeit ist nach § 3 Abs. 4 PflegeZG eine schriftliche Vereinbarung zu treffen. Der Arbeitgeber hat dabei den Wünschen der Beschäftigten zu entsprechen, es sei denn, dass dringende betriebliche Gründe entgegenstehen.

Drei Punkte sind entscheidend. Erstens ist die Schriftform hier nicht abgesenkt worden: Die Ankündigung genügt in Textform, die Vereinbarung über Verringerung und Verteilung bleibt schriftlich. Zweitens umfasst sie ausdrücklich die Lage — das ist der Unterschied zum allgemeinen Teilzeitanspruch nach § 8 TzBfG, bei dem Umfang und Verteilung getrennt zu prüfen sind (dazu der Ratgeber zur Teilzeit im Dienstplan). Drittens ist der Maßstab für die Ablehnung „dringend“ und damit deutlich strenger als der „betriebliche Grund“ des § 8 Abs. 4 TzBfG. Die bloße Unbequemlichkeit einer neuen Schichtbesetzung genügt nicht; verlangt ist eine konkrete, nachweisbare Beeinträchtigung.

Kommt keine Vereinbarung zustande, tritt die teilweise Freistellung nach verbreiteter Auffassung nicht automatisch ein — anders als bei der vollständigen Freistellung ist der Beschäftigte darauf verwiesen, seinen Anspruch gerichtlich durchzusetzen. In der Praxis ist das eine schlechte Nachricht für beide Seiten: Der Beschäftigte verliert Zeit, die er nicht hat, und der Betrieb bekommt statt einer geregelten Reduzierung ein Verfahren.

Zwei Sonderfälle: minderjährige Kinder und Sterbebegleitung

§ 3 Abs. 5 PflegeZG löst eine Beschränkung, die sonst durch das ganze Gesetz läuft: Geht es um die Betreuung eines minderjährigen pflegebedürftigen nahen Angehörigen, besteht der Anspruch auf Freistellung auch dann, wenn die Betreuung außerhäuslich stattfindet — also im Krankenhaus, in der Rehabilitationseinrichtung oder im Hospiz. Für Eltern schwer erkrankter Kinder ist das der praktisch wichtigste Absatz des Gesetzes.

§ 3 Abs. 6 PflegeZG regelt die Sterbebegleitung: bis zu drei Monate Freistellung, wenn der nahe Angehörige an einer Erkrankung leidet, die progredient verläuft, bereits ein weit fortgeschrittenes Stadium erreicht hat, eine palliativmedizinische Behandlung notwendig macht und eine begrenzte Lebenserwartung von Wochen oder wenigen Monaten erwarten lässt. Auch hier ist eine Pflegebedürftigkeit im Sinne des SGB XI nicht erforderlich — es genügt die ärztliche Bescheinigung über den Krankheitsverlauf. Und auch hier gilt: häuslich oder außerhäuslich, beides ist erfasst.

Familienpflegezeit: 24 Monate Teilzeit mit Untergrenze

Was die Pflegezeit für das halbe Jahr ist, ist die Familienpflegezeit für die zwei Jahre. Nach § 2 Abs. 1 FPfZG haben Beschäftigte Anspruch auf teilweise Freistellung für längstens 24 Monate, wenn sie einen pflegebedürftigen nahen Angehörigen in häuslicher Umgebung pflegen und ihre verbleibende Arbeitszeit mindestens 15 Wochenstunden beträgt.

Die 15 Stunden gelten im Jahresdurchschnitt — der eigentliche Planungshebel

Die Untergrenze ist keine harte Wochengrenze. Ist eine unterschiedliche wöchentliche Arbeitszeit vereinbart, darf die verringerte Arbeitszeit im Durchschnitt eines Jahres 15 Wochenstunden nicht unterschreiten. Damit ist genau das möglich, was Schichtbetriebe brauchen: Blöcke statt Gleichverteilung. Eine Beschäftigte kann in der Saison 25 Stunden arbeiten und in den ruhigen Monaten fünf, solange der Jahresschnitt stimmt. Sie kann auch in Wochenblöcken arbeiten — zwei Wochen im Dienst, zwei Wochen frei —, was in der häuslichen Pflege oft besser passt als jeden Tag drei Stunden.

Für die Dienstplanung ist das der wichtigste Satz des FPfZG. Wer den Durchschnitt nutzt, kann die Reduzierung dort platzieren, wo sie den Betrieb am wenigsten kostet, und die Anwesenheit dort, wo sie am meisten bringt. Wer stur auf 15 Stunden je Woche verteilt, bekommt eine Kraft, die überall ein bisschen fehlt — und nirgends eine volle Schicht abdeckt.

Schwellenwert 25 — und diesmal ohne Auszubildende

Der Anspruch besteht nicht gegenüber Arbeitgebern mit in der Regel 25 oder weniger Beschäftigten, wobei die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten nicht mitzählen. Der Unterschied zum PflegeZG ist doppelt: höhere Zahl und andere Zählweise. Ein Betrieb mit 24 Beschäftigten und vier Auszubildenden schuldet Pflegezeit (28 Köpfe, über 15), aber keine Familienpflegezeit (24 Köpfe ohne Azubis, nicht über 25). Wer die Schwelle einmal sauber ausrechnet und dokumentiert, spart sich später eine Diskussion, die sonst mitten in einer Belastungssituation geführt wird.

Auch hier gibt es die abgeschwächte Variante für kleinere Betriebe: § 2a Abs. 5a FPfZG gibt Beschäftigten das Recht, eine Vereinbarung zu verlangen, und verpflichtet den Arbeitgeber, innerhalb von vier Wochen begründet zu antworten.

Acht Wochen Vorlauf, Textform, schriftliche Vereinbarung

Die Familienpflegezeit ist dem Arbeitgeber spätestens acht Wochen vor dem gewünschten Beginn in Textform anzukündigen; dabei ist gleichzeitig zu erklären, für welchen Zeitraum, in welchem Umfang und wie die Arbeitszeit verteilt werden soll (§ 2a Abs. 1 FPfZG). Über Verringerung und Verteilung ist anschließend eine schriftliche Vereinbarung zu treffen, in der der Arbeitgeber den Wünschen der Beschäftigten zu entsprechen hat, soweit nicht dringende betriebliche Gründe entgegenstehen (§ 2a Abs. 2 FPfZG).

Die Struktur ist damit dieselbe wie bei der teilweisen Freistellung nach § 3 Abs. 4 PflegeZG, nur mit längerem Vorlauf. Für den Betrieb bedeutet das acht Wochen Zeit, um eine Vertretung zu suchen — und zugleich acht Wochen, in denen der Kündigungsschutz bereits läuft.

Der Übergang: 24 Monate als absolute Grenze, drei Monate Vorlauf beim Wechsel

Pflegezeit und Familienpflegezeit sind kombinierbar, aber gedeckelt: Sie dürfen zusammen die Gesamtdauer von 24 Monaten je pflegebedürftigem nahen Angehörigen nicht überschreiten (§ 4 Abs. 1 Satz 4 PflegeZG, § 2 Abs. 2 FPfZG). Wer sechs Monate Pflegezeit genommen hat, kann also noch 18 Monate Familienpflegezeit anschließen, nicht 24.

Zwei Verfahrensregeln entscheiden darüber, ob das gelingt. Erstens müssen sich die verschiedenen Freistellungen unmittelbar aneinander anschließen; eine Lücke von auch nur einer Woche kann den Anschluss zerstören. Zweitens ist der Wechsel von der Pflegezeit in die Familienpflegezeit für denselben Angehörigen spätestens drei Monate vor Beginn anzukündigen — eine Frist, die mitten in der laufenden Pflegezeit läuft und deshalb regelmäßig versäumt wird. Wer als Arbeitgeber früh darauf hinweist, handelt nicht gegen sein Interesse: Ein versäumter Anschluss führt nicht zu mehr Arbeitszeit, sondern zu einem Konflikt.

Das zinslose Darlehen — und warum es den Betrieb nichts kostet

Beide Freistellungen sind unbezahlt. Den Einkommensausfall federt § 3 FPfZG ab: Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben gewährt auf Antrag ein zinsloses Darlehen in monatlichen Raten, das grundsätzlich die Hälfte der Differenz zwischen dem monatlichen Nettoentgelt vor und während der Freistellung ausgleicht. Es wird nach dem Ende der Freistellung in Raten zurückgezahlt.

Für Arbeitgeber ist das die entlastende Nachricht, die im Gespräch oft fehlt: Das Darlehen ist eine Leistung des Bundes, nicht des Betriebs. Der Betrieb trägt die Organisationskosten, nicht die Einkommenskosten. Wer das früh erklärt, nimmt der Verhandlung über die Dauer viel von ihrer Schärfe.

Welche Freistellung wann greift

Konstellation	Einschlägig	Grund
Vater stürzt nachts, Sohn organisiert Pflegedienst; Betrieb mit 8 Beschäftigten	§ 2 PflegeZG	Akute Situation, kein Schwellenwert
Mutter mit Pflegegrad 3 wird sechs Monate zu Hause gepflegt; Betrieb mit 40 Beschäftigten	§ 3 Abs. 1 PflegeZG	Häusliche Pflege, Schwelle überschritten
Dasselbe im Betrieb mit 12 Beschäftigten	kein Anspruch, aber § 3 Abs. 6a	Unter der Schwelle; Antwortpflicht binnen vier Wochen
Schwer krankes Kind wird in der Klinik begleitet	§ 3 Abs. 5 PflegeZG	Minderjährig — auch außerhäuslich
Angehöriger in der letzten Lebensphase, palliativ versorgt, im Hospiz	§ 3 Abs. 6 PflegeZG	Sterbebegleitung, bis 3 Monate, ohne Pflegegrad
Dauerhafte Reduzierung auf 20 Std./Woche über zwei Jahre; Betrieb mit 60 Beschäftigten	§ 2 FPfZG	Über 15 Std., über 25 Beschäftigte
Reduzierung auf 12 Std./Woche über zwei Jahre	kein FPfZG-Anspruch	Untergrenze von 15 Std. im Jahresschnitt verfehlt
Angehöriger lebt im Pflegeheim, Beschäftigte besucht ihn täglich	kein Anspruch (Ausnahmen: Abs. 5, Abs. 6)	Keine häusliche Umgebung

Was das im Dienstplan konkret auslöst

Die Lage ist mitvereinbart — das Weisungsrecht ist verbraucht

Der wichtigste Effekt für die Planung ist kein Ausfall, sondern eine Bindung. Sobald die Verteilung der Arbeitszeit nach § 3 Abs. 4 PflegeZG oder § 2a Abs. 2 FPfZG vereinbart ist, ist sie vertraglich festgelegt — und das Weisungsrecht aus § 106 GewO reicht nicht weiter als der Vertrag. Eine einseitige Umplanung auf andere Tage oder andere Schichtlagen ist damit ausgeschlossen, solange die Vereinbarung läuft. Das gilt auch dann, wenn der Betrieb sich in der Zwischenzeit verändert hat.

Praktisch heißt das: Die Vereinbarung sollte so präzise sein, wie es sein muss, und so flexibel, wie es sein darf. Wer „montags bis mittwochs, Frühschicht“ vereinbart, hat drei feste Tage im Plan. Wer „durchschnittlich 20 Wochenstunden, Verteilung nach Rahmenplan mit vier Wochen Vorlauf, keine Nachtschichten“ vereinbart, behält Bewegungsraum — und die Beschäftigte auch. Für die Familienpflegezeit ist die zweite Variante wegen des zulässigen Jahresdurchschnitts fast immer die bessere.

Nacht, Wochenende und geteilter Dienst

Eine Befreiung von Nachtarbeit oder von Wochenenddiensten enthalten weder PflegeZG noch FPfZG. Wer nachts arbeitet, arbeitet also weiter nachts, wenn nichts anderes vereinbart ist. In der Sache ist die Frage aber fast immer mitzuverhandeln: Häusliche Pflege konzentriert sich auf Morgen und Abend, und wer um 22 Uhr die Nachtschicht beginnt, kann nicht gleichzeitig die abendliche Versorgung übernehmen. Der Verhandlungsrahmen dafür ist die Vereinbarung über die Verteilung — nicht das Direktionsrecht.

Ein Nebeneffekt, der leicht übersehen wird: Fallen Nacht-, Sonntags- und Feiertagsschichten weg, entfallen auch die steuerfreien SFN-Zuschläge. Der Nettoverlust ist dadurch oft deutlich größer, als die reine Stundenreduzierung vermuten lässt — was wiederum die Höhe des Darlehens nach § 3 FPfZG beeinflusst, weil dieses an die Nettodifferenz anknüpft. Wer im Gespräch nur über Stunden redet, redet an der eigentlichen Zahl vorbei.

Vertretung: Befristung mit Sachgrund und Beteiligung des Betriebsrats

§ 6 PflegeZG stellt ausdrücklich klar, dass die Vertretung eines freigestellten Beschäftigten ein sachlicher Grund für eine Befristung ist; § 6 Abs. 1 Satz 2 erlaubt es, die Befristung über die Dauer der Freistellung hinaus auf notwendige Einarbeitungszeiten zu erstrecken. Die Schriftform des § 14 Abs. 4 TzBfG gilt unverändert — sie ist die häufigste Fehlerquelle überhaupt, weil sie vor Arbeitsaufnahme gewahrt sein muss. Wird sie versäumt, entsteht ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, und die Vertretung bleibt, wenn die Stammkraft zurückkommt.

Existiert ein Betriebsrat, ist er bei der Einstellung der Vertretung nach § 99 BetrVG zu beteiligen. Und die Umverteilung der Arbeitszeit im Team — verschobene Schichtlagen, geänderte Rahmenpläne, zusätzliche Dienste — unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG, angeordnete Mehrarbeit zusätzlich Nr. 3. Dazu der Ratgeber zur Mitbestimmung des Betriebsrats beim Dienstplan.

Der Rückkehrtermin gehört in den Plan, nicht in die Erinnerung

Weil die Pflegezeit ein einmaliges Gestaltungsrecht ist und weil sich der Wechsel in die Familienpflegezeit unmittelbar anschließen muss, sind zwei Termine planungsrelevant, die niemand von selbst im Blick hat: der Rückkehrtermin und der Zeitpunkt drei Monate davor. Beides gehört als Wiedervorlage in dieselbe Software, in der der Plan liegt — nicht in eine Excel-Liste in der Personalabteilung.

Urlaub, Zuschläge, Sozialversicherung

Urlaub bei vollständiger Freistellung

Anders als das BEEG kennt das PflegeZG keine Kürzungsvorschrift. Ein Erklärungsrecht wie in § 17 Abs. 1 BEEG steht dem Arbeitgeber nicht zu — wer den Urlaub „kürzt“, tut etwas, wofür ihm die Rechtsgrundlage fehlt.

Das führt allerdings nicht dazu, dass während einer vollständigen Freistellung Urlaub in vollem Umfang entsteht. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 19. März 2019 (9 AZR 315/17) für den unbezahlten Sonderurlaub entschieden, dass mangels Arbeitspflicht kein gesetzlicher Urlaubsanspruch entsteht und der Anspruch bei unterjähriger Suspendierung nach Zeitabschnitten zu berechnen ist, wobei die Freistellungsphase mit null Arbeitstagen anzusetzen ist. Diese Begründung — die Suspendierung der Hauptleistungspflichten — trifft auf die vollständige Freistellung nach § 3 PflegeZG in gleicher Weise zu; eine ausdrückliche Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts speziell zur Pflegezeit steht allerdings aus, sodass hier ein Restrisiko bleibt. Tarifliche Mehrurlaubsansprüche folgen ohnehin ihren eigenen Regeln.

Urlaub bei Teilzeit — und die Falle beim Wechsel

Bei teilweiser Freistellung und bei Familienpflegezeit gilt etwas anderes, und zwar zugunsten der Beschäftigten. Verringert sich die Zahl der Wochenarbeitstage, darf der bereits erworbene Urlaub nicht anteilig gekürzt werden — das hat der Europäische Gerichtshof am 13. Juni 2013 (C-415/12, Brandes) entschieden, und das Bundesarbeitsgericht ist dem am 10. Februar 2015 (9 AZR 53/14) gefolgt. Umzurechnen ist nur der Urlaub, der nach dem Wechsel entsteht.

Praktisch bedeutet das: Wer zum 1. Juli von fünf auf drei Tage je Woche reduziert und den Urlaub aus dem ersten Halbjahr noch nicht genommen hat, behält diesen Urlaub in Arbeitstagen der alten Verteilung. Die Umrechnung erfolgt zeitabschnittsweise, nicht pauschal für das ganze Jahr. Die Formel dazu steht im Ratgeber zum Urlaubsanspruch berechnen. Wird sie falsch angewandt, entsteht ein Fehler, der jedes Jahr mitläuft und beim Ausscheiden als Abgeltung sichtbar wird.

Arbeitszeitkonto und Entgeltbestandteile

Ein bestehendes Guthaben auf dem Arbeitszeitkonto wird durch die Freistellung nicht verbraucht — es sei denn, die Beteiligten vereinbaren das ausdrücklich, was in der Praxis eine sinnvolle Brücke sein kann, um die ersten unbezahlten Wochen zu überbrücken. Minusstunden dürfen für Zeiten der Freistellung nicht gebucht werden: Wo keine Arbeitspflicht besteht, entsteht kein Nachholanspruch. Feste monatliche Zulagen sind bei teilweiser Freistellung anteilig zu kürzen, leistungsbezogene Zuschläge folgen dem tatsächlichen Einsatz.

Sozialversicherung: der 30-Stunden-Punkt, den kaum jemand kennt

Wer einen Angehörigen ab Pflegegrad 2 nicht erwerbsmäßig mindestens zehn Stunden wöchentlich, verteilt auf regelmäßig mindestens zwei Tage in der Woche pflegt, ist als Pflegeperson rentenversicherungspflichtig; die Beiträge trägt die Pflegekasse (§ 3 Satz 1 Nr. 1a SGB VI in Verbindung mit § 44 SGB XI). Diese Absicherung entfällt aber, wenn die Pflegeperson daneben mehr als 30 Stunden wöchentlich erwerbstätig ist.

Damit liegt ein Planungskorridor offen, den kaum ein Betrieb aktiv nutzt: Zwischen der Untergrenze von 15 Wochenstunden aus dem FPfZG und der Obergrenze von 30 Wochenstunden aus dem SGB XI liegt der Bereich, in dem Beschäftigte substanziell arbeiten und trotzdem die Rentenbeiträge der Pflegekasse behalten. Wer bei der Verteilung 32 Stunden vorschlägt, weil das „fast Vollzeit“ ist, kostet die Beschäftigte unbemerkt Rentenanwartschaften. Wer 28 vorschlägt, nicht. Hinzu kommen die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung nach § 26 Abs. 2b SGB III während der Pflegezeit und der Zuschuss zu den Beiträgen der Kranken- und Pflegeversicherung nach § 44a Abs. 1 SGB XI bei vollständiger Freistellung.

Kündigungsschutz: absolut, und früher als gedacht

§ 5 Abs. 1 PflegeZG verbietet dem Arbeitgeber, das Beschäftigungsverhältnis von der Ankündigung, höchstens jedoch zwölf Wochen vor dem angekündigten Beginn, bis zur Beendigung der kurzzeitigen Arbeitsverhinderung nach § 2 oder der Freistellung nach § 3 zu kündigen. Für die Familienpflegezeit gilt über § 2 Abs. 3 FPfZG dasselbe.

Drei Punkte werden regelmäßig übersehen. Erstens erfasst das Verbot ausdrücklich auch die zehn Tage nach § 2 PflegeZG — also den Fall, der im Betrieb gar nicht als „Pflegezeit“ wahrgenommen wird. Zweitens ist es absolut: Es gilt für jede Kündigung, unabhängig von Grund, Betriebsgröße und Wartezeit, und damit auch für die betriebsbedingte Kündigung, die in einer laufenden Restrukturierung ansteht (dazu der Ratgeber zur betriebsbedingten Kündigung im Schichtbetrieb). Nur die für den Arbeitsschutz zuständige oberste Landesbehörde kann eine Kündigung in besonderen Fällen ausnahmsweise für zulässig erklären. Drittens beginnt der Schutz mit der Ankündigung und nicht mit der Freistellung: Wer die Familienpflegezeit fristgerecht acht Wochen vorher ankündigt, ist ab diesem Moment geschützt.

Die Zwölf-Wochen-Grenze wirkt in die andere Richtung: Eine Ankündigung ein halbes Jahr im Voraus löst den Schutz nicht sofort aus, sondern erst zwölf Wochen vor dem angekündigten Beginn. Sie verhindert damit die vorsorgliche Ankündigung als Kündigungsschutzstrategie — und sie ist der Grund, warum die Frage nach dem exakten Datum der Ankündigung im Prozess immer als Erstes gestellt wird.

Rechenbeispiel: Pflegeeinrichtung mit 40 Beschäftigten

Eine stationäre Einrichtung beschäftigt 40 Personen, davon 36 in der Pflege im Drei-Schicht-Betrieb. Eine Wohnbereichsleiterin — Vollzeit, 38,5 Wochenstunden, regelmäßig Nacht- und Wochenenddienste — teilt am 3. September mit, dass ihre Mutter nach einem Schlaganfall pflegebedürftig geworden ist.

Schritt	Rechtsgrundlage	Wirkung im Plan
3.–16. September: zehn Arbeitstage Abwesenheit	§ 2 PflegeZG	Sofort wirksam; sieben geplante Schichten fallen aus, davon zwei Nachtdienste
Entgelt für diese Tage	§ 616 BGB abbedungen → § 44a Abs. 3 SGB XI	Keine Entgeltfortzahlung; Pflegeunterstützungsgeld ca. 90 % netto, Antrag bei der Pflegekasse
10. September: Ankündigung Pflegezeit ab 1. Oktober, sechs Monate, vollständig	§ 3 Abs. 1, Abs. 3 PflegeZG, Textform	Frist von zehn Arbeitstagen gewahrt; Erklärung wirkt gestaltend
Kündigungsschutz	§ 5 PflegeZG	Läuft bereits seit dem 3. September (Ankündigung nach § 2)
Vertretung ab 1. Oktober	§ 6 PflegeZG, § 14 Abs. 4 TzBfG, § 99 BetrVG	Befristung mit Sachgrund plus Einarbeitung; Schriftform vor Arbeitsaufnahme; Betriebsrat beteiligen
Urlaub 2026	BAG 9 AZR 315/17 (analog)	Neun Monate Arbeit, drei Monate Freistellung → Berechnung nach Zeitabschnitten
1. April: Anschluss Familienpflegezeit, 22 Std./Woche, 18 Monate	§ 2 FPfZG, § 2a Abs. 1 FPfZG	Ankündigung bis 31. Dezember nötig (drei Monate); Gesamtdauer 6 + 18 = 24 Monate
Verteilung der 22 Stunden	§ 2a Abs. 2 FPfZG, schriftlich	Jahresdurchschnitt zulässig → Blockmodell statt fünf kurzer Tage; unter 30 Std. bleiben die Rentenbeiträge der Pflegekasse erhalten

Der teuerste Fehler in diesem Beispiel wäre die versäumte Drei-Monats-Frist am 31. Dezember. Sie liegt mitten in der laufenden Pflegezeit, in der niemand mit der Beschäftigten spricht, und sie entscheidet darüber, ob 18 weitere Monate planbar folgen oder ob am 1. April eine Rückkehr in Vollzeit ansteht, die weder der Betrieb vorbereitet noch die Beschäftigte leisten kann.

Fünf Gestaltungshebel

• Die Schwellenwerte einmal ausrechnen und festhalten. 15 Köpfe inklusive Auszubildender für das PflegeZG, 25 Köpfe ohne Auszubildende für das FPfZG. Zwei Zahlen, die in einer Belastungssituation niemand mehr sauber ermittelt.
• Den Jahresdurchschnitt nutzen. Die 15-Stunden-Untergrenze des FPfZG gilt im Schnitt eines Jahres. Blockmodelle sind damit zulässig — und für Schichtbetriebe fast immer besser als eine gleichmäßige Verteilung, weil sie ganze Schichten abdecken statt Bruchstücke.
• Die Vereinbarung über die Verteilung als Rahmen formulieren. Wer feste Wochentage schreibt, hat feste Wochentage. Wer Durchschnitt, Vorlauffrist und Ausschlüsse (etwa: keine Nachtdienste) schreibt, behält Planungsraum — und die Beschäftigte behält Verlässlichkeit.
• Über die Dauer sprechen, bevor sie erklärt wird. Das einmalige Gestaltungsrecht wirkt zulasten beider Seiten: Der Betrieb kann nicht kürzen, die Beschäftigte nicht ohne Zustimmung verlängern. Ein Gespräch vor der Erklärung ist der einzige Zeitpunkt, an dem sich beides noch beeinflussen lässt.
• Fristen als Wiedervorlage in die Planungssoftware legen. Rückkehrtermin, die drei Monate vor einem möglichen Wechsel in die Familienpflegezeit und das Ende der Vertretungsbefristung. Drei Termine, drei Risiken.

Checkliste für den Dienstplan

• Anruf richtig einordnen: akute Situation → § 2 PflegeZG, sofort wirksam, unabhängig von der Betriebsgröße. Kein Ablehnungsrecht.
• § 616 BGB im Vertrag prüfen, bevor über Entgeltfortzahlung entschieden wird — und auf das Pflegeunterstützungsgeld nach § 44a Abs. 3 SGB XI hinweisen, wenn er abbedungen ist.
• Bescheinigung anfordern (§ 2 Abs. 2 Satz 2 PflegeZG bei akuter Verhinderung, § 3 Abs. 2 PflegeZG bei Pflegezeit) — aber nicht als Voraussetzung des Fernbleibens behandeln.
• Textform genügt für die Ankündigung seit dem 1. Januar 2025; die Vereinbarung über Verringerung und Verteilung bleibt schriftlich.
• Zehn Arbeitstage / acht Wochen / drei Monate — Ankündigungsfristen unterscheiden: Pflegezeit, Familienpflegezeit, Wechsel zwischen beiden.
• Kündigungsschutz ab Ankündigung beachten (§ 5 PflegeZG), auch bei den zehn Tagen und auch bei einer laufenden Restrukturierung.
• Keine Minusstunden für Freistellungszeiten buchen; Guthaben nur nach ausdrücklicher Vereinbarung verbrauchen.
• Urlaub korrekt berechnen: Zeitabschnitte bilden, bereits erworbenen Urlaub bei Reduzierung der Wochenarbeitstage nicht kürzen (BAG 9 AZR 53/14).
• 30-Stunden-Grenze im Blick behalten, damit die Rentenbeiträge der Pflegekasse nicht unbemerkt entfallen.
• Vertretung schriftlich befristen — vor Arbeitsaufnahme, mit Sachgrund nach § 6 PflegeZG und Einarbeitungszuschlag.
• Abwesenheitsgrund nicht in den Aushang schreiben. Im Plan steht die Verfügbarkeit, nicht die Diagnose eines Dritten.
• Rückkehrtermin und Drei-Monats-Frist als Wiedervorlage setzen — dort, wo der Plan liegt.

Warum das eine Planungsfrage ist und keine Personalaktenfrage

Pflegefreistellungen scheitern selten am Recht. Sie scheitern daran, dass niemand weiß, welche Variante gerade läuft, wann sie endet und was am Tag danach gilt. Die zehn Tage nach § 2 PflegeZG treffen einen bereits veröffentlichten Plan, die Pflegezeit verändert die Besetzung für ein halbes Jahr, und die Familienpflegezeit legt eine Verteilung fest, die zwei Jahre lang jede Woche berührt.

Was dabei hilft, ist unspektakulär: hinterlegte Verfügbarkeiten statt mündlicher Absprachen, ein Rahmenplan mit Durchschnittsbetrachtung statt fester Wochentage, ein geregelter Weg für kurzfristige Nachbesetzung und Fristen, die dort liegen, wo geplant wird. Dienstplansoftware bildet genau das ab — individuelle Wochenstunden und Verfügbarkeiten je Person, Ausschlüsse für bestimmte Schichtarten, Durchschnittsbetrachtung über einen Ausgleichszeitraum, Wiedervorlagen für Rückkehr- und Fristtermine sowie ein protokollierter Schichttausch für den Tag, an dem der Anruf kommt. Laufen die Ist-Zeiten aus der Zeiterfassung zurück, lässt sich außerdem belegen, dass der Jahresdurchschnitt der Familienpflegezeit tatsächlich eingehalten wurde — der Nachweis, den im Streitfall niemand rückwirkend führen kann. Was solche Systeme kosten, steht im Ratgeber zu den Kosten von Dienstplan-Software.

Und noch etwas spricht dafür, das Thema früh zu ordnen: Betriebe, die Pflegefreistellungen geräuschlos abwickeln, verlieren die betreffenden Beschäftigten seltener ganz. Die Alternative zur Pflegezeit ist in vielen Fällen nämlich nicht die volle Arbeitszeit, sondern die Kündigung.